Thành lập công ty tại Nhật bản: Hướng dẫn chi tiết( 2025)

Với môi trường kinh doanh minh bạch, hạ tầng phát triển và hệ thống pháp luật chặt chẽ, Nhật Bản trở thành điểm đến lý tưởng cho các doanh nhân và nhà đầu tư nước ngoài muốn mở rộng hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, việc thành lập công ty tại Nhật Bản yêu cầu tuân thủ các quy trình pháp lý và quy định nghiêm ngặt mà nhiều chủ đầu tư dễ bỏ xót nếu không chuẩn bị kĩ càng.

Chính vì vậy, bài viết sau của GLA sẽ cung cấp chi tiết về các yêu cầu, quy trình thành lập công ty và các quy định cần tuân thủ sau khi thành lập tại Nhật Bản, giúp Doanh nghiệp đăng ký mở công ty dễ dàng với sự hỗ trợ từ GLA.

1. Yêu cầu mở công ty tại Nhật Bản

Trước khi bắt đầu quy trình thành lập công ty tại Nhật Bản, Doanh nghiệp cần nắm rõ các yêu cầu pháp lý cơ bản dưới đây:

1.1. Cư trú và quốc tịch

Nhật Bản cho phép người nước ngoài thành lập công ty mà không cần có quốc tịch Nhật Bản. 

Tuy nhiên, công ty cần có ít nhất một giám đốc công ty phải cư trú tại Nhật Bản (Không phải yêu cầu bắt buộc nhưng điều này mang lại lợi ích lớn cho công ty). GLA sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp thuê 1 giám đốc chỉ định người Nhật nếu công ty có nhu cầu. Giám đốc chỉ định chỉ có nhiệm vụ đáp úng yêu cầu mở công ty, họ không có vai trò và quyền quyết định nào trong hoạt động doanh nghiệp.

1.2. Cổ đông và giám đốc

Mỗi công ty phải có ít nhất một giám đốc và một cổ đông, Nhật bản cho phép chủ đầu tư nước ngoài sở hữu 100% cổ phần công ty. Cổ đông có thể là giám đốc công ty nếu có giấy chứng nhận phù hợp.

1.3. Vốn điều lệ

Nhật Bản không quy định mức vốn tối thiểu để thành lập công ty. Tuy nhiên, để thuận lợi trong quá trình đăng ký và hoạt động, mức vốn điều lệ nên ít nhất là 5 triệu yên (khoảng 46.000 USD).

Đặc biệt nếu Doanh nghiệp đang xin visa kinh doanh tại Nhật, yêu cầu này càng cần phải thực hiện chính xác, nhanh chóng

1.4. Địa chỉ công ty

Doanh nghiệp phải có một địa chỉ văn phòng chính thức tại Nhật Bản để đăng ký công ty. Địa chỉ này có thể là văn phòng thực tế hoặc địa chỉ công ty hợp pháp, xác minh được để mở công ty và nhận thư từ từ cơ quan chính phủ và các bên quan trọng

Tài liệu cần thiết để mở công ty ở Nhật Bản

Đối với cá nhân nước ngoài

Cá nhân nước ngoài cần đảm bảo đáp ứng đủ 3 yêu cầu sau:

• Giấy chứng nhận con dấu (Inkan shomeisho).

Giấy chứng nhận phải được ban hàng trong vòng 3 tháng Các nhà đầu tư muốn trở thành giám đốc phải có 2 bản sao giấy chứng nhận.

Giấy chứng nhận có thể được thay thế bằng bản sao chứng thực chữ ký của Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia tại Nhật Bản hoặc Sở công chứng cấp. Ngoài ra, con dấu công ty sẽ được đăng ký tại Văn phòng đăng ký. 

• Chữ ký 

Tất cả giấy tờ thành lập và các tài liệu khác phải có chữ kỹ hoặc con dấu của các nhà đầu tư.

• Tài khoản cá nhân và sổ tiết kiệm (Tsucho)

Một cổ đông công ty nên trình bày tài khoản cá nhân tại Nhật hoặc tài khoản có sẵn chứng minh số vốn điều lệ cần thiết để mở công ty.

Đối với công ty nước ngoài 

Công ty nước ngoài, bên cạnh cá nhân là cổ đông công ty đáp ứng đủ 3 yêu cầu kể trên, cần phải chuẩn bị thêm các tài liệu dưới đây:

• Giấy chứng nhận mở công ty mẹ ban hành trong vòng 3 tháng ( bản gốc cứng hoặc bản công chứng).
• Chữ ký các nhận của người đại diện công ty được công chứng. 
• Giấy chứng nhận con dấu (Inkan shomeisho).
• Chữ kỹ hoặc con dấu của các nhà đầu tư trên tất cả giấy tờ quan trọng.
• Tài khoản cá nhân và sổ tiết kiệm (Tsucho) chứng thực số vốn điều lệ sẽ góp vào công ty.

2. Quy trình thủ tục thành lập công ty tại Nhật Bản

Sau khi Doanh nghiêp đã chuẩn bị đầy đủ tài liệu và giấy tờ, GLA sẽ hỗ trợ cá nhân/doanh nghiệp đăng ký thành lập công ty ở Nhật tối ưu chi phí, tuân thủ luật và vận hành sau khi thành lập với quy trình 5 bước dưới đây:

3. Tuân thủ sau khi thành lập công ty

Sau khi thành lập công ty, công ty Nhật Bản sẽ cần thực hiện các tuân thủ sau để đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và hợp pháp.

Nộp báo cáo tài chính hàng năm

Các công ty tại Nhật Bản phải nộp báo cáo tài chính hàng năm cho cơ quan thuế. Báo cáo này bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các tài liệu khác.

Công ty phải thuê kiểm toán viên để kiểm toán nếu đáp ứng các tiêu chuẩn quy mô nhất định.

Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp

Tùy thuộc vào doanh thu và quy mô, công ty sẽ phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm cho chính quyền địa phương và trung ương. Thuế suất dao động từ 23-30%, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và lợi nhuận.

Đăng ký thuế tiêu dùng (Consumption Tax)

Nếu doanh thu của công ty vượt quá 10 triệu yên trong năm tài chính trước, công ty tại Nhật cần đăng ký và nộp thuế tiêu dùng (tương đương thuế VAT) với tỷ lệ hiện hành là 10%.

Tuân thủ luật lao động và bảo hiểm xã hội

Nếu công ty có nhân viên, Doanh nghiệp cần đăng ký và đóng góp bảo hiểm xã hội (shakai hoken), bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên.

Ngoài ra, cần tuân thủ các quy định về quyền lợi lao động, tiền lương và thời gian làm việc theo luật pháp Nhật Bản.

Báo cáo và cập nhật thông tin công ty

Bất kỳ thay đổi nào liên quan đến giám đốc, cổ đông, hoặc địa chỉ công ty cần được thông báo với cơ quan pháp lý trong vòng 14 ngày kể từ khi có sự thay đổi.

4. GLA hỗ trợ Doanh nghiệp mở công ty ở Nhật Bản như thế nào?

Global Links Asia, với kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ thành lập công ty tại Nhật Bản trọn gói, sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp:

• Tư vấn loại hình công ty phù hợp, giúp Doanh nghiệp tối ưu hoạt động kinh doanh tại Nhật Bản.
• Hỗ trợ công ty tại Nhật Bản tuân thủ luật và yêu cầu hằng năm đúng luật, chính xác, hiệu quả.
• Dịch vụ thuế và kế toán và báo cáo tài chính theo chuẩn Nhật Bản với chi phí tối ưu, chính xác, đúng luật.
• Đăng ký mở và xác thực tài khoản ngân hàng với ngân hàng vật lý ở Nhật hoặc mở tài khoản với ngân hàng số được cấp phép tại Singapore, Mỹ, Hồng Kông.

5. Những câu hỏi thường gặp về quy trình mở công ty tại Nhật Bản

Ý chính nổi bật

• Doanh nghiệp cần có đảm bao công ty có vốn điều lệ, cổ đông và giám đốc hợp pháp, đăng ký con dấu công ty, và có địa chỉ văn phòng hợp pháp tại Nhật Bản để đăng ký thành công
• Người nước ngoài có thể đăng ký mở công ty tại Nhật Bản với số vốn tối thiểu 1 yên. Tuy nhiên, nếu chủ doanh nghiệp muốn xin visa kinh doanh, vốn điều lệ nên tối thiểu là 5 triệu yên (~46.000 USD) để đáp ứng yêu cầu tài chính và kinh doanh.
• Cá nhân, công ty nước ngoài đảm bảo có tài khoản số tiếp kiệm, giấy chứng nhận con dấu, giấy tờ về công ty phù hợp và chữ ký hợp pháp trên mọi giấy tờ để đăng ký mở công ty.
• Công ty phải nộp báo cáo tài chính, kê khai và nộp thuế hàng năm, đồng thời tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội.