Kinh doanh du lịch tại Nhật Bản: Cơ hội, điều kiện và quy trình thành lập công ty
Nội dung bài viết
- 1. Vì sao nên kinh doanh du lịch tại Nhật Bản?
- 2. Người nước ngoài có được thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản không?
- 3. Có cần visa để thành lập công ty du lịch tại Nhật không?
- 4. Các hạng đăng ký kinh doanh lữ hành tại Nhật
- 5. Điều kiện để thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản
- 6. Quy trình thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản
- 7. Các thủ tục và đăng ký bắt buộc sau khi thành lập công ty tại Nhật Bản
- 8. Những khó khăn người nước ngoài thường gặp khi lập công ty du lịch
- 9. GLA hỗ trợ thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản như thế nào?
- 10. Câu hỏi thường gặp khi kinh doanh du lịch tại Nhật Bản
Năm 2025, Nhật Bản đón 42,68 triệu lượt khách quốc tế, tiến gần mục tiêu 60 triệu lượt khách và 15 nghìn tỷ yên doanh thu du lịch vào năm 2030, theo thống kê của Cơ quan Xúc tiến Du lịch Nhật Bản.
Sự tăng trưởng mạnh mẽ này đang mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp nước ngoài tham gia thị trường du lịch đầy tiềm năng.

Số lượng khách du lịch tới Nhật Bản từ 2017-2026
Tuy nhiên, để kinh doanh du lịch hợp pháp tại Nhật Bản, doanh nghiệp không chỉ cần thành lập công ty đúng luật mà còn phải đáp ứng các yêu cầu về giấy phép lữ hành, nhân sự quản lý chuyên môn và các quy định vận hành theo pháp luật Nhật Bản.
Trong bài viết này, chuyên gia GLA sẽ cung cấp thông tin toàn diện về:
- Tiềm năng kinh doanh du lịch tại Nhật Bản.
- Các điều kiện cần đáp ứng, giấy phép lữ hành cần thiết, yêu cầu về nhân sự.
- Thủ tục thành lập công ty và quy trình xin cấp phép hoạt động.
Qua đó, doanh nghiệp có thể hiểu rõ lộ trình triển khai, hạn chế rủi ro pháp lý và xây dựng nền tảng kinh doanh bền vững tại thị trường Nhật Bản.
1. Vì sao nên kinh doanh du lịch tại Nhật Bản?
Nhật Bản đang là một trong những thị trường du lịch tăng trưởng nhanh nhất thế giới. Sau giai đoạn phục hồi hậu đại dịch, lượng khách quốc tế liên tục lập kỷ lục mới, kéo theo nhu cầu lớn đối với các dịch vụ lữ hành, tour trải nghiệm, vận chuyển và hỗ trợ du khách.
Bên cạnh nhu cầu thị trường, Chính phủ Nhật Bản cũng đang triển khai nhiều chính sách nhằm phát triển ngành du lịch trở thành một trong những động lực tăng trưởng kinh tế. Đây được xem là thời điểm thuận lợi để doanh nghiệp cân nhắc thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản và mở rộng hoạt động tại thị trường này.
Nhật Bản đón lượng khách quốc tế cao nhất từ trước đến nay
Theo số liệu của Tổ chức Xúc tiến Du lịch Nhật Bản (JNTO), năm 2025 Nhật Bản đón 42,68 triệu lượt khách quốc tế, tăng 15,8% so với năm 2024 và là lần đầu tiên vượt mốc 40 triệu lượt khách trong một năm.

Đây là mức cao nhất kể từ khi Nhật Bản thống kê lượng khách quốc tế, cho thấy sức hút ngày càng lớn của quốc gia này đối với du khách trên toàn thế giới. Sự gia tăng mạnh về lượng khách cũng đồng nghĩa với nhu cầu ngày càng cao đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lữ hành, đặt tour, hướng dẫn viên, vận chuyển và các sản phẩm du lịch chuyên biệt.
Mức chi tiêu của khách du lịch tiếp tục tăng mạnh
Không chỉ số lượng khách tăng, tổng chi tiêu của khách quốc tế tại Nhật Bản cũng đạt mức kỷ lục mới.
Theo Điều tra xu hướng tiêu dùng của khách du lịch quốc tế do Cục Du lịch Nhật Bản công bố, năm 2025, tổng mức chi tiêu đạt khoảng 9.455,9 tỷ yên, tăng 16,4% so với năm trước.

Điều này cho thấy thị trường du lịch Nhật Bản không chỉ mở rộng về quy mô mà còn có giá trị kinh tế ngày càng lớn. Đối với doanh nghiệp mới thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản, đây là tín hiệu tích cực bởi khách du lịch có xu hướng sẵn sàng chi trả nhiều hơn cho các dịch vụ chất lượng, tour trải nghiệm và các sản phẩm du lịch mang tính cá nhân hóa.
Chính phủ Nhật Bản tiếp tục ưu tiên phát triển ngành du lịch
Sự tăng trưởng của ngành du lịch không phải là xu hướng ngắn hạn mà nằm trong chiến lược phát triển dài hạn của Chính phủ Nhật Bản.
Theo Kế hoạch Cơ bản Xúc tiến Quốc gia Du lịch được Nội các Nhật Bản thông qua vào năm 2026, Chính phủ đặt mục tiêu đến năm 2030 sẽ:
- Thu hút 60 triệu lượt khách quốc tế mỗi năm.
- Đạt 15.000 tỷ yên doanh thu du lịch.

So với kết quả năm 2025, lượng khách quốc tế vẫn còn khoảng 40% dư địa tăng trưởng để đạt mục tiêu vào năm 2030. Điều này cho thấy ngành du lịch sẽ tiếp tục nhận được sự đầu tư và hỗ trợ từ Chính phủ trong nhiều năm tới, tạo thêm cơ hội cho các doanh nghiệp mới gia nhập thị trường.
Nguồn khách quốc tế đa dạng, giảm rủi ro phụ thuộc vào một thị trường
Một điểm đáng chú ý của ngành du lịch Nhật Bản là cơ cấu khách quốc tế khá đa dạng.
Theo thống kê của JNTO, trong năm 2025, các thị trường gửi khách lớn nhất đến Nhật Bản gồm:
- Hàn Quốc
- Trung Quốc
- Đài Loan
- Mỹ
- Hồng Kông
Bên cạnh đó, lượng khách từ nhiều quốc gia khác cũng tăng trưởng mạnh. Trong năm 2025, Úc lần đầu tiên vượt mốc 1 triệu lượt khách, trong khi Mỹ lần đầu vượt 3 triệu lượt khách.
Việc không phụ thuộc quá lớn vào một thị trường giúp ngành du lịch Nhật Bản có khả năng chống chịu tốt hơn trước những biến động về kinh tế hoặc chính sách của từng quốc gia. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp phát triển nhiều dòng sản phẩm phù hợp với từng nhóm khách hàng quốc tế.
Du lịch trải nghiệm và du lịch địa phương đang trở thành xu hướng
Bên cạnh mục tiêu tăng số lượng khách quốc tế, Chính phủ Nhật Bản đang chuyển trọng tâm sang nâng cao chất lượng tăng trưởng của ngành du lịch.
Theo định hướng trong Kế hoạch Cơ bản Xúc tiến Quốc gia Du lịch, các chính sách trong giai đoạn tới sẽ tập trung vào:
- Phát triển du lịch bền vững.
- Gia tăng mức chi tiêu của khách quốc tế.
- Thu hút khách đến các địa phương ngoài những trung tâm du lịch truyền thống.
Định hướng này mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp mở công ty du lịch tại Nhật Bản, đặc biệt là những đơn vị phát triển các sản phẩm du lịch trải nghiệm, du lịch cộng đồng, tour theo chủ đề hoặc khai thác các điểm đến mới tại các địa phương.
Thay vì cạnh tranh trực tiếp với các doanh nghiệp lớn tại Tokyo, Osaka hay Kyoto, doanh nghiệp mới có thể lựa chọn những phân khúc ngách có mức độ cạnh tranh thấp hơn nhưng vẫn được hưởng lợi từ chính sách thúc đẩy phát triển du lịch của Chính phủ.
2. Người nước ngoài có được thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản không?
Người nước ngoài hoàn toàn có thể thành lập và sở hữu công ty du lịch tại Nhật Bản.
Pháp luật Nhật Bản không giới hạn quốc tịch của chủ sở hữu doanh nghiệp. Nhà đầu tư nước ngoài có thể sở hữu 100% vốn điều lệ khi thành lập công ty Nhật Bản theo mô hình Kabushiki Kaisha (KK) hoặc Godo Kaisha (GK).
Tuy nhiên, được thành lập công ty không đồng nghĩa với việc được phép trực tiếp điều hành doanh nghiệp tại Nhật Bản. Để công ty hoạt động hợp pháp, nhà đầu tư cần đáp ứng đồng thời ba nhóm điều kiện:
- Thành lập pháp nhân theo quy định của Nhật Bản.
- Đăng ký giấy phép kinh doanh lữ hành nếu cung cấp dịch vụ du lịch.
- Có tư cách lưu trú phù hợp nếu trực tiếp quản lý doanh nghiệp tại Nhật.
Nói cách khác, rào cản lớn nhất không nằm ở quốc tịch của nhà đầu tư mà ở việc đáp ứng các yêu cầu về pháp lý, giấy phép và visa.
2.1 Người Việt Nam có được sở hữu 100% công ty du lịch tại Nhật Bản không?
Theo quy định hiện hành, nhà đầu tư nước ngoài, bao gồm công dân Việt Nam, được phép sở hữu toàn bộ vốn của doanh nghiệp thành lập tại Nhật Bản. Đối với lĩnh vực kinh doanh lữ hành, cơ quan quản lý không xét duyệt dựa trên quốc tịch của chủ sở hữu mà tập trung đánh giá khả năng đáp ứng các điều kiện cấp phép, chẳng hạn như:
- Năng lực tài chính của doanh nghiệp.
- Văn phòng hoạt động thực tế tại Nhật Bản.
- Người quản lý nghiệp vụ lữ hành đáp ứng điều kiện chuyên môn.
- Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh theo quy định.
Nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên, nhà đầu tư Việt Nam hoàn toàn có thể thành lập và sở hữu công ty du lịch tại Nhật Bản.
2.2 Quyền sở hữu công ty và quyền điều hành doanh nghiệp có gì khác nhau?
Đây là điểm mà nhiều nhà đầu tư thường nhầm lẫn: Doanh nghiệp có thể sở hữu công ty tại Nhật Bản nhưng chưa chắc đã được trực tiếp điều hành doanh nghiệp.
Nếu muốn sinh sống tại Nhật và trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh, nhà đầu tư cần có Visa Business Manager (Visa Kinh doanh, Quản lý) hoặc tư cách lưu trú phù hợp theo quy định của Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Để được cấp loại visa này, doanh nghiệp cần chứng minh nhiều yếu tố như:
- Có kế hoạch kinh doanh khả thi.
- Có địa điểm kinh doanh độc lập.
- Đáp ứng yêu cầu về vốn đầu tư theo quy định.
- Chứng minh doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh thực tế.
Việc xin Visa Business Manager và việc xin Giấy phép kinh doanh lữ hành là hai thủ tục độc lập, nhưng đều là điều kiện quan trọng nếu Doanh nghiệp muốn vận hành công ty du lịch lâu dài tại Nhật Bản.
Lưu ý: quy định về Visa Business Manager có thể được điều chỉnh theo từng giai đoạn. Doanh nghiệp nên cập nhật quy định mới nhất hoặc tham khảo đơn vị tư vấn trước khi chuẩn bị hồ sơ.
3. Có cần visa để thành lập công ty du lịch tại Nhật không?
Không phải mọi trường hợp đều cần visa để mở công ty tại Nhật Bản. Tuy nhiên, nếu nhà đầu tư nước ngoài muốn trực tiếp sinh sống và điều hành doanh nghiệp tại Nhật, loại thị thực được sử dụng phổ biến là Visa Quản lý Kinh doanh (Business Manager Visa). Visa này cho phép người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Nhật để quản lý và vận hành doanh nghiệp do mình thành lập.
Từ ngày 16/10/2025, Nhật Bản đã áp dụng một số thay đổi quan trọng đối với điều kiện cấp Visa Business Manager. Doanh nghiệp cần lưu ý các yêu cầu này khi lập kế hoạch thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản.
Dưới đây là bảng tổng hợp điều kiện xin Visa Business Manager tại Nhật Bản để giúp Doanh nghiệp nắm rõ các thay đổi quan trọng, chuyên gia visa và đầu tư tại GLA đã tổng hợp bảng dưới đây từ quy định cập nhật ngày 16 tháng 10 năm 2025:
| Điều kiện | Yêu cầu cập nhật | Lưu ý cho nhà đầu tư |
| Vốn đầu tư hoặc tổng tài sản đưa vào kinh doanh | Tối thiểu 30 triệu yên (tăng từ 5 triệu yên trước đây). | Đây là một trong những điều kiện quan trọng để chứng minh năng lực tài chính của doanh nghiệp. |
| Nhân sự | Phải tuyển dụng ít nhất 01 nhân viên toàn thời gian. | Nhân viên phải là công dân Nhật Bản hoặc người có tư cách lưu trú lâu dài (ví dụ: vĩnh trú hoặc định trú). |
| Trình độ tiếng Nhật | Người xin visa hoặc nhân viên toàn thời gian phải đạt trình độ B2 (tương đương JLPT N2 trở lên). | Điều kiện này nhằm bảo đảm khả năng quản lý và giao tiếp trong môi trường kinh doanh tại Nhật Bản. |
| Trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm | Có bằng Thạc sĩ, Tiến sĩ, bằng cấp chuyên môn liên quan hoặc tối thiểu 03 năm kinh nghiệm quản lý. | Nhà đầu tư cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh học vấn hoặc kinh nghiệm theo yêu cầu. |
| Kế hoạch kinh doanh | Phải có Business Plan được chuyên gia xác nhận. | Chuyên gia xác nhận có thể là tư vấn doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán công chứng (CPA) hoặc kế toán thuế được cấp phép tại Nhật. |
| Địa điểm kinh doanh | Phải có văn phòng độc lập, phù hợp với quy mô hoạt động. | Về nguyên tắc, không sử dụng nhà ở hoặc văn phòng ảo làm trụ sở doanh nghiệp. |
| Quy định chuyển tiếp | Người đang sở hữu Visa Business Manager trước thời điểm 16/10/2025 được áp dụng quy định cũ khi gia hạn đến 16/10/2028. | Quy định chuyển tiếp chỉ áp dụng cho trường hợp gia hạn, không áp dụng đối với hồ sơ xin mới. |
Lưu ý: Visa Business Manager là điều kiện về quyền cư trú và điều hành doanh nghiệp, không phải là giấy phép kinh doanh lữ hành. Sau khi được cấp visa và thành lập công ty, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục xin Giấy phép kinh doanh lữ hành nếu cung cấp dịch vụ du lịch theo quy định của pháp luật Nhật Bản.
Đối với các doanh nhân nước ngoài mới bắt đầu xây dựng doanh nghiệp tại Nhật Bản, nhưng chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện để xin Visa Quản lý Kinh doanh (Business Manager Visa), doanh nghiệp có thể cân nhắc chương trình Visa Startup (Startup Visa).
Visa Startup được thiết kế nhằm hỗ trợ các nhà sáng lập nước ngoài trong giai đoạn chuẩn bị thành lập và vận hành doanh nghiệp tại Nhật Bản. Chương trình cho phép doanh nhân có thêm thời gian để nghiên cứu thị trường, hoàn thiện kế hoạch kinh doanh, chuẩn bị cơ sở vật chất, tuyển dụng nhân sự và thực hiện các thủ tục cần thiết trước khi chuyển sang Visa Business Manager.
4. Các hạng đăng ký kinh doanh lữ hành tại Nhật
Theo Luật Kinh doanh Lữ hành Nhật Bản (旅行業法), doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lữ hành có thu phí bắt buộc phải đăng ký và được cấp phép bởi cơ quan có thẩm quyền trước khi đi vào hoạt động. Tùy theo mô hình kinh doanh và phạm vi dịch vụ cung cấp, doanh nghiệp sẽ được phân loại vào các nhóm giấy phép khác nhau.
Về cơ bản, hệ thống giấy phép kinh doanh lữ hành tại Nhật Bản được chia thành hai nhóm chính:
- Doanh nghiệp lữ hành (旅行業者 / Travel Business): Là doanh nghiệp trực tiếp xây dựng, tổ chức và bán các chương trình du lịch cho khách hàng. Tùy theo phạm vi hoạt động, nhóm này được chia thành 4 hạng giấy phép, bao gồm: Lữ hành hạng 1, Lữ hành hạng 2, Lữ hành hạng 3 và Lữ hành khu vực (Regional Travel Business).
- Đại lý lữ hành (旅行業者代理業 / Travel Agent): Là doanh nghiệp không trực tiếp thiết kế hoặc tổ chức tour mà hoạt động với vai trò đại lý, bán các sản phẩm du lịch thay mặt cho doanh nghiệp lữ hành theo hợp đồng đại lý và hưởng hoa hồng theo thỏa thuận.
Mỗi loại giấy phép sẽ có sự khác biệt về phạm vi kinh doanh, điều kiện cấp phép, yêu cầu về tài chính, nhân sự và quyền tổ chức tour. Việc lựa chọn đúng loại giấy phép ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng mô hình kinh doanh phù hợp, tối ưu chi phí đầu tư và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật Nhật Bản.

Các hạng mục đăng ký dành cho các công ty du lịch tại Nhật Bản (Nguồn: mlit.go.jp)
Để giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung và lựa chọn loại giấy phép phù hợp, đội ngũ chuyên gia tư vấn đầu tư của GLA đã tổng hợp bảng so sánh dưới đây dựa trên các quy định hiện hành của Cơ quan Du lịch Nhật Bản (Japan Tourism Agency).
| Hạng đăng ký | Cơ quan cấp phép | Phạm vi được phép hoạt động | Ký quỹ | Tài sản chuẩn |
| Hạng 1 | Cục Du lịch | Toàn bộ nghiệp vụ, trong và ngoài nước, không giới hạn khu vực | 70tr yên | 30tr yên |
| Hạng 2 | Tỉnh trưởng | Tour trọn gói nội địa toàn quốc; tour đơn đặt hàng và sắp xếp cả trong/ngoài nước | 11tr yên | 7tr yên |
| Hạng 3 | Tỉnh trưởng | Tour trọn gói nội địa giới hạn khu vực lân cận; tour đơn đặt hàng và sắp xếp không giới hạn khu vực | 3tr yên | 3tr yên |
| Giới hạn khu vực | Tỉnh trưởng | Toàn bộ nghiệp vụ nhưng đều giới hạn trong khu vực lân cận văn phòng | 150 nghìn yên | 1tr yên |
| Đại lý du lịch | Tỉnh trưởng | Nghiệp vụ ủy quyền từ công ty lữ hành khác | Không yêu cầu | Không yêu cầu |
| Đại lý lữ hành giới hạn khu du lịch | Bộ trưởng MLIT công nhận | Nghiệp vụ ủy quyền, giới hạn trong khu du lịch, chỉ cho khách lưu trú | Không yêu cầu | Không yêu cầu |
Lữ hành hạng 1 (第1種旅行業)
Đây là hạng cao nhất, được phép thực hiện toàn bộ các loại hình nghiệp vụ, kể cả tổ chức tour trọn gói ra nước ngoài.
- Cơ quan cấp phép: Bộ trưởng Cục Du lịch (観光庁長官)
- Phạm vi: Tour trọn gói quốc tế, tour trọn gói nội địa, tour theo đơn đặt hàng, dịch vụ sắp xếp
- Ký quỹ (営業保証金): 70.000.000 yên, nếu tham gia hiệp hội lữ hành (弁済業務保証金分担金): 14.000.000 yên
- Tài sản chuẩn tối thiểu (基準資産): 30.000.000 yên
- Bắt buộc bổ nhiệm quản lý nghiệp vụ lữ hành
Lữ hành hạng 2 (第2種旅行業)
Hạng 2 không được tự tổ chức tour trọn gói ra nước ngoài, nhưng được tự do tổ chức tour trọn gói trong nước trên toàn quốc (không giới hạn khu vực).
- Cơ quan cấp phép: Thống đốc tỉnh nơi đặt trụ sở chính (主たる営業所の所在地を管轄する都道府県知事)
- Được phép: Tổ chức tour trọn gói tự chào bán trong nước (không giới hạn khu vực, áp dụng toàn quốc); nhận tour theo đơn đặt hàng cả trong và ngoài nước; cung cấp dịch vụ sắp xếp lữ hành trong và ngoài nước.
- Ký quỹ: 11.000.000 yên nếu tham gia hiệp hội: 2.200.000 yên
- Tài sản chuẩn tối thiểu: 7.000.000 yên
- Bắt buộc bổ nhiệm quản lý nghiệp vụ lữ hành
Lữ hành hạng 3 (第3種旅行業)
Hạng 3 chỉ được tổ chức tour trọn gói nội địa trong phạm vi khu vực lân cận nơi đặt văn phòng (không phải toàn quốc như hạng 2), nhưng tour theo đơn đặt hàng và dịch vụ sắp xếp thì không bị giới hạn khu vực.
- Cơ quan cấp phép: Thống đốc tỉnh nơi đặt trụ sở chính
- Được phép: Tổ chức tour trọn gói tự chào bán trong nước nhưng chỉ trong phạm vi thành phố đặt văn phòng và các khu vực lân cận; nhận tour theo đơn đặt hàng và cung cấp dịch vụ sắp xếp lữ hành không giới hạn khu vực (cả trong và ngoài nước).
- Cơ quan cấp phép: Thống đốc tỉnh nơi đặt trụ sở chính
- Ký quỹ: 3.000.000 yên nếu tham gia hiệp hội: 600.000 yên
- Tài sản chuẩn tối thiểu: 3.000.000 yên
- Bắt buộc bổ nhiệm quản lý nghiệp vụ lữ hành
Lữ hành giới hạn khu vực (地域限定旅行業)
Hạng có yêu cầu tài chính thấp nhất, phù hợp cho công ty khởi nghiệp khai thác du lịch trải nghiệm địa phương. Khác với hạng 3, cả 3 loại nghiệp vụ (tour trọn gói nội địa, tour theo đơn đặt hàng, dịch vụ sắp xếp) đều bị giới hạn trong phạm vi khu vực lân cận nơi đặt văn phòng.
- Được phép: Tổ chức tour trọn gói tự chào bán, nhận tour theo đơn đặt hàng, và cung cấp dịch vụ sắp xếp lữ hành nhưng cả ba loại hình này đều chỉ giới hạn trong phạm vi thành phố đặt văn phòng và các khu vực lân cận.
- Cơ quan cấp phép: Thống đốc tỉnh nơi đặt trụ sở chính
- Ký quỹ: 150.000 yên nếu tham gia hiệp hội: 30.000 yên
- Tài sản chuẩn tối thiểu: 1.000.000 yên
- Bắt buộc bổ nhiệm quản lý nghiệp vụ lữ hành
Đại lý lữ hành (旅行業者代理業)/ Đại lý du lịch
Đại lý lữ hành không tự tổ chức tour mà chỉ thực hiện nghiệp vụ được ủy quyền từ một công ty lữ hành khác (旅行業者から委託された業務).
- Được phép: Thực hiện các nghiệp vụ lữ hành được một công ty lữ hành khác ủy quyền, không tự tổ chức tour.
- Cơ quan cấp phép: Thống đốc tỉnh nơi đặt trụ sở chính
- Ký quỹ / Tài sản chuẩn tối thiểu: Không yêu cầu
- Vẫn bắt buộc bổ nhiệm quản lý nghiệp vụ lữ hành
Đại lý lữ hành giới hạn trong khu du lịch (hình thức đặc biệt)
Áp dụng cho cơ sở lưu trú (khách sạn, ryokan, v.v.) được công nhận trong kế hoạch phát triển khu du lịch.
- Được phép: Thực hiện nghiệp vụ được ủy quyền từ công ty lữ hành khác, nhưng chỉ giới hạn trong phạm vi khu du lịch được công nhận và chỉ dành cho khách đang lưu trú tại cơ sở.
- Ký quỹ / Tài sản chuẩn: Không yêu cầu
- Người phụ trách: Có thể thay thế bằng người đã hoàn thành khóa tập huấn, không bắt buộc phải là quản lý nghiệp vụ lữ hành chính thức
5. Điều kiện để thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản
Để thành lập công ty Nhật kinh doanh du lịch, bất kể hạng 1, 2, 3, giới hạn khu vực hay đại lý du lịch, Doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời 4 nhóm điều kiện: điều kiện pháp nhân và mục đích kinh doanh, điều kiện tài chính, điều kiện nhân sự và điều kiện về tư cách.
Điều kiện về pháp nhân và mục đích kinh doanh
Trước khi xin đăng ký kinh doanh lữ hành, Doanh nghiệp phải đã hoàn tất thành lập công ty tại Nhật, thường là công ty cổ phần (株式会社) hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (合同会社).
Trong điều lệ công ty (定款) và giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân, mục đích kinh doanh phải ghi rõ là kinh doanh du lịch hay đại lý du lịch theo Luật Kinh doanh Lữ hành. Nếu thiếu nội dung này, hồ sơ sẽ bị trả lại và Doanh nghiệp phải sửa điều lệ, đăng ký lại trước khi nộp hồ sơ xin cấp phép.
Điều kiện về tài chính
Đây là điều kiện được cơ quan cấp phép kiểm tra kỹ nhất, nhằm đảm bảo công ty đủ năng lực bồi hoàn cho khách hàng nếu phát sinh sự cố. Gồm hai yếu tố:
- Tài sản chuẩn tối thiểu: tính theo công thức tổng tài sản trừ tài sản không lành mạnh (nợ khó đòi, tài sản vô hình như quyền thương mại), trừ tổng nợ phải trả, trừ số tiền ký quỹ. Mức yêu cầu khác nhau theo từng hạng đăng ký, từ 1.000.000 yên đến 30.000.000 yên;
- Tiền ký quỹ kinh doanh hoặc khoản đóng góp thay thế nếu gia nhập hiệp hội lữ hành (bằng 1/5 số tiền ký quỹ gốc).
Điều kiện về nhân sự: bổ nhiệm Quản lý nghiệp vụ lữ hành
Khi thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản, Doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu về nhân sự quản lý nghiệp vụ lữ hành. Theo quy định của pháp luật Nhật Bản, mỗi văn phòng kinh doanh của công ty du lịch hoặc đại lý du lịch đều phải chỉ định một Quản lý nghiệp vụ lữ hành có đủ điều kiện chuyên môn để giám sát và quản lý hoạt động kinh doanh.
Quản lý nghiệp vụ lữ hành có trách nhiệm đảm bảo các hoạt động tại văn phòng được thực hiện đúng quy định, bao gồm giải thích điều kiện giao dịch, cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng, xử lý hợp đồng dịch vụ du lịch và kiểm soát chất lượng dịch vụ.
Người được bổ nhiệm vào vị trí này phải đỗ kỳ thi chứng chỉ quốc gia về nghiệp vụ lữ hành do cơ quan quản lý du lịch Nhật Bản tổ chức. Tùy theo phạm vi hoạt động, Doanh nghiệp cần lựa chọn nhân sự có loại chứng chỉ phù hợp:
- Chứng chỉ Quản lý nghiệp vụ lữ hành tổng hợp (総合旅行業務取扱管理者): dành cho doanh nghiệp kinh doanh cả tour du lịch quốc tế và du lịch nội địa;
- Chứng chỉ Quản lý nghiệp vụ lữ hành nội địa (国内旅行業務取扱管理者): áp dụng cho doanh nghiệp chỉ khai thác các sản phẩm du lịch trong phạm vi Nhật Bản;
- Chứng chỉ Quản lý nghiệp vụ lữ hành khu vực giới hạn (地域限定旅行業務取扱管理者): phù hợp với doanh nghiệp chỉ tổ chức các chuyến du lịch trong phạm vi một khu vực, thành phố hoặc địa phương nhất định.
Do đó, trước khi thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản, Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hình kinh doanh du lịch dự kiến, quốc tế, nội địa hay khu vực giới hạn, để lựa chọn nhân sự quản lý có chứng chỉ phù hợp, đảm bảo đáp ứng điều kiện cấp phép và vận hành hợp pháp tại Nhật Bản.
Một số điểm doanh nghiệp cần lưu ý:
- Nếu văn phòng có xử lý tour quốc tế, bắt buộc người được bổ nhiệm phải có chứng chỉ tổng hợp.
- Một người chỉ được đứng tên quản lý cho một văn phòng duy nhất, không được kiêm nhiệm nhiều chi nhánh.
- Văn phòng có từ 10 nhân viên phụ trách mảng lữ hành trở lên phải bổ nhiệm từ 2 quản lý nghiệp vụ lữ hành.
- Sau khi được bổ nhiệm, người quản lý phải tham gia khóa đào tạo định kỳ 5 năm/lần do hiệp hội lữ hành tổ chức.
Đây thường là rào cản lớn nhất với công ty mới thành lập, đặc biệt là công ty do người nước ngoài làm chủ, vì kỳ thi được tổ chức hoàn toàn bằng tiếng Nhật và yêu cầu kiến thức chuyên sâu về luật lữ hành, địa lý, và nghiệp vụ vận tải.
Điều kiện về tư cách: không thuộc diện bị từ chối cấp phép
Luật Kinh doanh Lữ hành quy định 11 trường hợp khiến hồ sơ đăng ký bắt buộc bị từ chối, trong đó các trường hợp phổ biến nhất gồm:
- Từng bị thu hồi giấy phép kinh doanh lữ hành hoặc đại lý lữ hành, và chưa quá 5 năm kể từ ngày bị thu hồi.
- Từng bị kết án tù giam hoặc phạt tiền vì vi phạm Luật Kinh doanh Lữ hành, và chưa quá 5 năm kể từ khi chấp hành xong hình phạt.
- Là thành viên tổ chức bạo lực (theo Luật phòng chống hành vi bất chính của thành viên tổ chức bạo lực), hoặc chưa quá 5 năm kể từ khi rời tổ chức này.
- Đã thực hiện hành vi gian lận trong nghiệp vụ lữ hành trong vòng 5 năm trước khi nộp hồ sơ.
- Người chưa thành niên không có năng lực hành vi dân sự đầy đủ mà người đại diện pháp luật của họ thuộc một trong các trường hợp trên.
- Người bị hạn chế năng lực do vấn đề tâm thần/thể chất theo quy định của Bộ Đất đai, Hạ tầng, Giao thông và Du lịch, hoặc người đã bị tuyên bố phá sản mà chưa được phục hồi quyền lợi.
- Đối với pháp nhân: nếu trong ban lãnh đạo có bất kỳ thành viên nào thuộc các trường hợp nêu trên.
- Không thể chứng minh sẽ bổ nhiệm được Quản lý nghiệp vụ lữ hành hợp lệ cho từng văn phòng.
Các điều kiện thực tế khác cần chuẩn bị khi kinh doanh du lịch
Ngoài các điều kiện về pháp nhân, tài chính, nhân sự và tư cách đã nêu ở các mục trên, Doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các điều kiện thực tế sau để đảm bảo hồ sơ được chấp thuận và công ty vận hành hợp pháp tại Nhật Bản:
- Văn phòng kinh doanh (営業所) cố định: có địa chỉ thực tế, không được đăng ký tại địa chỉ ảo hoặc chung cư dân cư thông thường (tùy quy định từng tỉnh).
- Tư cách lưu trú phù hợp nếu người đại diện là người nước ngoài: thông thường cần visa Kinh doanh - Quản lý (経営・管理) còn hiệu lực, độc lập với thủ tục đăng ký lữ hành nhưng bắt buộc để điều hành công ty hợp pháp tại Nhật.
- Bảng giá dịch vụ và điều khoản hợp đồng lữ hành (旅行業約款) phải được niêm yết công khai tại văn phòng sau khi được cấp phép.
6. Quy trình thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản
Để thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản, doanh nghiệp không chỉ cần đăng ký thành lập pháp nhân mà còn phải đáp ứng các điều kiện riêng đối với ngành lữ hành trước khi được cấp phép hoạt động. Dưới đây là quy trình gồm 6 bước quan trọng mà nhà đầu tư cần thực hiện.
Bước 1. Xác định mô hình kinh doanh và hạng giấy phép du lịch phù hợp
Trước khi thành lập doanh nghiệp, nhà đầu tư cần xác định rõ phạm vi hoạt động dự kiến, chẳng hạn như tổ chức tour trọn gói, kinh doanh tour nội địa, tour quốc tế, làm đại lý du lịch, v.v.
Việc xác định mô hình kinh doanh ngay từ đầu giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng hạng giấy phép lữ hành theo quy định của Luật Kinh doanh Lữ hành Nhật Bản (hạng 1, hạng 2, hạng 3, giấy phép lữ hành khu vực hoặc giấy phép đại lý lữ hành). Đồng thời, đây cũng là cơ sở để tính toán mức tài sản chuẩn, số tiền ký quỹ và các điều kiện về nhân sự cần đáp ứng khi xin giấy phép.
Sau khi xác định phạm vi kinh doanh, doanh nghiệp sẽ lựa chọn loại hình pháp nhân phù hợp tại Nhật. Hai loại hình phổ biến nhất tại Nhật Bản gồm:
- Kabushiki Kaisha (KK - 株式会社): tương đương công ty cổ phần, có mức độ uy tín cao và thường được các ngân hàng, khách sạn, đối tác du lịch hoặc cơ quan nhà nước tại Nhật Bản đánh giá tích cực. Đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp định hướng phát triển lâu dài hoặc kinh doanh lữ hành quốc tế.
- Godo Kaisha (GK - 合同会社): tương đương công ty trách nhiệm hữu hạn, có thủ tục thành lập đơn giản, chi phí thấp và cơ cấu quản lý linh hoạt hơn. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc công ty quy mô nhỏ.
Đối với nhà đầu tư nước ngoài dự định xin Business Manager Visa, từ tháng 10/2025, doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu về 30 triệu yên vốn góp theo quy định về thị thực. Đây là điều kiện riêng để xin visa và không thay thế yêu cầu về tài sản chuẩn khi xin giấy phép kinh doanh lữ hành.
GLA hỗ trợ doanh nghiệp phân tích mô hình kinh doanh, lựa chọn loại hình pháp nhân, phạm vi hoạt động lữ hành và định hướng giấy phép phù hợp ngay từ đầu, giúp hạn chế rủi ro thay đổi hồ sơ hoặc phát sinh chi phí trong quá trình triển khai tại Nhật Bản.
Bước 2: Soạn thảo và công chứng điều lệ công ty
Sau khi lựa chọn loại hình doanh nghiệp, nhà đầu tư tiến hành soạn thảo Điều lệ công ty (定款). Đây là tài liệu quan trọng quy định các nội dung cơ bản của doanh nghiệp như tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, cơ cấu quản lý, người đại diện theo pháp luật và phạm vi hoạt động kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lữ hành, mục đích kinh doanh (事業目的) trong điều lệ cần ghi rõ nội dung liên quan đến "旅行業" hoặc "旅行業法に基づく旅行業". Nếu không bổ sung nội dung này ngay từ khi thành lập, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp sau này, làm phát sinh thêm thời gian và chi phí.
Đối với Kabushiki Kaisha (KK), điều lệ phải được công chứng tại Phòng Công chứng (公証役場) trước khi nộp hồ sơ đăng ký thành lập. Trong khi đó, Godo Kaisha (GK) không bắt buộc thực hiện thủ tục công chứng điều lệ.
GLA tư vấn doanh nghiệp chuẩn bị điều lệ công ty phù hợp với định hướng kinh doanh du lịch tại Nhật Bản, đảm bảo nội dung ngành nghề, mục đích kinh doanh và hồ sơ pháp lý đáp ứng yêu cầu khi đăng ký thành lập cũng như xin giấy phép lữ hành sau này.
Bước 3: Đăng ký địa chỉ kinh doanh chính thức
Một trong những điều kiện bắt buộc khi thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản là doanh nghiệp phải có văn phòng làm việc thực tế. Văn phòng phải là địa điểm có thể tiếp nhận khách hàng, lưu trữ hồ sơ và phục vụ hoạt động kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý.
Tùy theo quy mô và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn:
- Văn phòng dịch vụ (Serviced Office) với đầy đủ lễ tân, phòng họp và tiện ích đi kèm.
- Văn phòng chia sẻ (Shared Office) có địa chỉ đăng ký kinh doanh riêng.
- Văn phòng truyền thống nếu doanh nghiệp dự kiến mở rộng hoạt động lâu dài.
Bên cạnh chi phí thuê, vị trí văn phòng cũng là yếu tố cần cân nhắc. Các khu vực gần ga tàu lớn như Shinjuku, Shibuya hoặc Tokyo Station thường giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín với khách hàng và đối tác, đồng thời thuận tiện cho hoạt động kinh doanh.
GLA hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn địa chỉ văn phòng phù hợp tại Nhật Bản, tư vấn giải pháp văn phòng đáp ứng yêu cầu pháp lý của ngành du lịch và hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ liên quan đến địa điểm kinh doanh.
Bước 4: Đăng ký thành lập pháp nhân tại Cục Pháp vụ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thành lập tại Cục Pháp vụ Nhật Bản (法務局) nơi đặt trụ sở chính.
Thông thường, sau khoảng 1–2 tuần, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp:
- Giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân.
- Mã số đăng ký doanh nghiệp.
- Bản sao sổ đăng ký pháp nhân (登記簿謄本).
Đây là các giấy tờ bắt buộc để thực hiện những thủ tục tiếp theo như mở tài khoản ngân hàng và xin giấy phép kinh doanh du lịch tại Nhật Bản.
GLA đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình đăng ký thành lập công ty tại Nhật Bản, từ chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ đến hỗ trợ hoàn tất thủ tục với cơ quan chức năng Nhật Bản.
Bước 5: Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
Sau khi công ty được thành lập, doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để phục vụ hoạt động giao dịch và quản lý tài chính.
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, đây thường là một trong những thủ tục mất nhiều thời gian nhất do các ngân hàng Nhật Bản có quy trình thẩm định khá chặt chẽ.
Thông thường, ngân hàng sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các tài liệu như:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty;
- Hợp đồng thuê văn phòng;
- Hồ sơ chứng minh vốn góp;
- Kế hoạch kinh doanh;
- Thông tin về người đại diện theo pháp luật.
Ngoài việc xem xét hồ sơ pháp lý, nhiều ngân hàng còn đánh giá tính khả thi của mô hình kinh doanh và mối quan hệ của doanh nghiệp với thị trường Nhật Bản trước khi quyết định mở tài khoản.
GLA hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ mở tài khoản ngân hàng tại Nhật Bản, tư vấn lựa chọn giải pháp ngân hàng phù hợp và đồng hành trong quá trình làm việc với ngân hàng nhằm nâng cao khả năng được phê duyệt.
Bước 6: Bổ nhiệm Quản lý nghiệp vụ lữ hành
Theo Luật Kinh doanh Lữ hành Nhật Bản, mỗi văn phòng kinh doanh phải có ít nhất một Quản lý nghiệp vụ lữ hành (旅行業務取扱管理者) làm việc toàn thời gian.
Đây là người chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động lữ hành của doanh nghiệp và đảm bảo việc cung cấp dịch vụ tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Tùy theo phạm vi kinh doanh, doanh nghiệp cần bố trí nhân sự có loại chứng chỉ phù hợp:
- Quản lý nghiệp vụ lữ hành nội địa đối với doanh nghiệp chỉ khai thác tour trong Nhật Bản;
- Quản lý nghiệp vụ lữ hành tổng hợp đối với doanh nghiệp tổ chức cả tour nội địa và quốc tế.
Nếu doanh nghiệp có từ 10 nhân viên trở lên, pháp luật Nhật Bản còn yêu cầu bổ sung thêm Quản lý nghiệp vụ lữ hành theo tỷ lệ quy định nhằm đảm bảo việc giám sát hoạt động kinh doanh.
Bước 7: Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh du lịch
Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về pháp nhân, tài chính, địa điểm kinh doanh và nhân sự, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh du lịch.
Ngoài các giấy tờ cơ bản như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty và báo cáo tài chính, cơ quan quản lý còn xem xét nhiều yếu tố khác, bao gồm:
- Khả năng tài chính của doanh nghiệp
- Tính khả thi của kế hoạch kinh doanh
- Quy trình tổ chức tour và chăm sóc khách hàng
- Phương án quản lý rủi ro và bảo vệ quyền lợi khách du lịch
Toàn bộ hồ sơ phải được lập bằng tiếng Nhật và tuân thủ đúng biểu mẫu của cơ quan có thẩm quyền. Thời gian thẩm định thường kéo dài khoảng 2–3 tháng, tùy từng địa phương và loại giấy phép doanh nghiệp đăng ký.
Giấy phép kinh doanh lữ hành sau khi được cấp có thời hạn 5 năm, sau đó doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục gia hạn nếu tiếp tục hoạt động.
Bước 8: Hoàn tất ký quỹ/gia nhập hiệp hội trong 14 ngày và nhận giấy phép chính thức
Sau khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo cấp phép. Trong vòng 14 ngày kể từ ngày nhận thông báo, doanh nghiệp phải hoàn thành một trong hai nghĩa vụ sau:
- Nộp tiền ký quỹ kinh doanh (営業保証金) tại Cục Pháp vụ; hoặc
- Gia nhập hiệp hội lữ hành được pháp luật công nhận (chẳng hạn JATA hoặc ANTA) và nộp khoản đóng góp bảo đảm (弁済業務保証金分担金) theo quy định.
Sau khi hoàn tất nghĩa vụ này, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép kinh doanh lữ hành và chính thức đủ điều kiện để ký kết hợp đồng, tổ chức tour, quảng bá và cung cấp dịch vụ du lịch trong phạm vi giấy phép được cấp.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần duy trì đầy đủ các điều kiện về tài chính, nhân sự và tuân thủ Luật Kinh doanh Lữ hành để đảm bảo giấy phép luôn có hiệu lực và tránh các chế tài xử lý từ cơ quan quản lý.
GLA đồng hành cùng doanh nghiệp trong các bước hoàn thiện điều kiện cuối cùng sau khi được phê duyệt, bao gồm tư vấn nghĩa vụ ký quỹ, và hỗ trợ doanh nghiệp sẵn sàng vận hành hoạt động du lịch tại Nhật Bản.
7. Các thủ tục và đăng ký bắt buộc sau khi thành lập công ty tại Nhật Bản
Thành lập công ty tại Nhật Bản không đồng nghĩa với việc Doanh nghiệp có thể ngay lập tức bắt đầu hoạt động kinh doanh. Sau khi hoàn tất đăng ký pháp nhân tại Cục Pháp vụ Nhật Bản (法務局), Doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thêm nhiều thủ tục khai báo bắt buộc với các cơ quan quản lý như cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và cơ quan lao động.
Đối với công ty du lịch tại Nhật Bản, việc hoàn thành đầy đủ các thủ tục sau thành lập đóng vai trò quan trọng để doanh nghiệp có thể vận hành hợp pháp, tuyển dụng nhân sự, thực hiện nghĩa vụ thuế và đáp ứng các điều kiện liên quan đến giấy phép kinh doanh lữ hành.
Dưới đây là bảng tổng hợp 9 thủ tục quan trọng Doanh nghiệp cần thực hiện sau khi thành lập công ty tại Nhật Bản, chuyên gia thuế và pháp lý tại GLA đã tổng hợp bảng dưới đây theo quy định hiện hành của cơ quan thuế và lao động Nhật Bản:
| Tên thủ tục | Cơ quan tiếp nhận | Thời hạn nộp | Bắt buộc / Không bắt buộc | Mục đích |
| Đơn thông báo thành lập pháp nhân | Cục Thuế khu vực | 2 tháng kể từ ngày đăng ký thành lậ | Bắt buộc | Đăng ký để nộp thuế pháp nhân quốc gia (法人税), thuế tiêu dùng, thuế khấu trừ tại nguồn |
| Đơn thông báo mở văn phòng chi trả lương | Cục Thuế khu vực | 1 tháng kể từ ngày bắt đầu chi trả lương (kể cả chỉ trả lương giám đốc) | Bắt buộc | Thông báo công ty trở thành đối tượng khấu trừ thuế thu nhập tại nguồn (源泉徴収義務者) khi chi trả lương/thù lao |
| Đơn xin áp dụng chế độ khai thuế mẫu xanh | Cục Thuế khu vực | Trước ngày liền kề mốc sớm hơn giữa: (a) tròn 3 tháng kể từ ngày thành lập, hoặc (b) ngày kết thúc kỳ kế toán đầu tiên | Không bắt buộc | Được hưởng ưu đãi thuế: chuyển lỗ sang các năm sau, khấu hao nhanh tài sản, giảm thủ tục chứng từ kế toán |
| Đơn thông báo thành lập/đặt văn phòng pháp nhân | Cục Thuế tỉnh/thành nơi đặt trụ sở | 15 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh (ví dụ tại Tokyo; tỉnh khác có thể quy định khác) | Bắt buộc | Đăng ký để nộp thuế doanh nghiệp cấp tỉnh (法人事業税) và phần thuế cư trú pháp nhân do tỉnh thu (法人都道府県民税) |
| Thông báo thuế cấp tỉnh và thành phố | UBND thành phố/quận nơi đặt trụ sở | Tùy từng địa phương quy định (thường 15–30 ngày), riêng 23 quận nội thành Tokyo thì không cần nộp riêng cho quận | Bắt buộc (trừ 23 quận Tokyo) | Đăng ký để nộp phần thuế cư trú pháp nhân do thành phố/quận thu (法人市町村民税) |
| Đăng ký bảo hiểm lao động | Sở Lao động | 10 ngày (đơn thành lập quan hệ bảo hiểm) + 50 ngày (đơn khai báo phí tạm tính), tính từ ngày tuyển dụng nhân viên đầu tiên | Chỉ bắt buộc khi có tuyển dụng nhân viên | Tham gia bảo hiểm tai nạn lao động (労災保険), bảo vệ quyền lợi người lao động khi gặp tai nạn/bệnh nghề nghiệp |
| Nộp nội quy lao động | Sở Lao động | Không có mốc cố định, nhưng phải nộp "không chậm trễ" (遅滞なく) ngay khi công ty đạt từ 10 lao động thường xuyên trở lên | Chỉ bắt buộc khi công ty có từ 10 lao động thường xuyên trở lên | Quy định điều kiện làm việc, giờ giấc, lương, kỷ luật lao động; kèm ý kiến bằng văn bản của đại diện người lao động |
| Đăng ký bảo hiểm y tế và lương hưu | Cơ quan Bảo hiểm Xã hội | 5 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ (thường là ngày thành lập) | Bắt buộc (kể cả công ty chỉ có 1 giám đốc, không có nhân viên) | Tham gia bảo hiểm y tế (健康保険) và bảo hiểm hưu trí phúc lợi (厚生年金保険) cho giám đốc/nhân viên |
| Đăng ký bảo hiểm việc làm | Cơ quan Giới thiệu việc làm | 10 ngày (đơn thành lập cơ sở áp dụng) + trước ngày 10 tháng kế tiếp (đơn xác nhận tư cách người tham gia) | Chỉ bắt buộc khi có tuyển dụng nhân viên | Tham gia bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険), đảm bảo quyền lợi trợ cấp thất nghiệp cho người lao động |
8. Những khó khăn người nước ngoài thường gặp khi lập công ty du lịch
Về mặt pháp lý, người nước ngoài có quyền thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản và xin giấy phép kinh doanh lữ hành tương tự công dân Nhật Bản nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
Tuy nhiên, trên thực tế, quá trình này thường phức tạp hơn đối với nhà đầu tư nước ngoài do phải vượt qua nhiều rào cản về thị thực, ngôn ngữ, tài chính và môi trường kinh doanh. Đây cũng là những nguyên nhân khiến thời gian chuẩn bị hồ sơ và đưa doanh nghiệp vào hoạt động kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu.
Dưới đây là bảng tổng quan để giúp Doanh nghiệp nắm nhanh 5 khó khăn phổ biến nhất trước khi tìm hiểu chi tiết từng vấn đề, chuyên gia tư vấn đầu tư tại GLA đã tổng hợp bảng dưới đây từ thực tế hỗ trợ các Doanh nghiệp thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản:
| Khó khăn | Nguyên nhân chính |
| Điều kiện Visa Kinh doanh, Quản lý ngày càng chặt | Vốn tối thiểu tăng từ 5 triệu lên 30 triệu yên (từ 16/10/2025) |
| Khó tìm Quản lý nghiệp vụ lữ hành có chứng chỉ | Theo quy định của Nhật Bản, mỗi doanh nghiệp lữ hành phải bổ nhiệm ít nhất một Quản lý nghiệp vụ lữ hành có chứng chỉ phù hợp với phạm vi hoạt động. |
| Khó đáp ứng năng lực tài chính | Tài sản chuẩn phải thể hiện qua kế toán chuẩn Nhật Bản |
| Mở tài khoản ngân hàng không dễ | Ngân hàng thẩm định kỹ doanh nghiệp vốn nước ngoài |
| Khó tìm văn phòng đáp ứng điều kiện | Chủ cho thuê thường yêu cầu người bảo lãnh là công dân Nhật |
Điều kiện xin Visa Kinh doanh – Quản lý ngày càng chặt chẽ
Đối với nhà đầu tư nước ngoài muốn trực tiếp điều hành doanh nghiệp tại Nhật Bản, Visa Kinh doanh – Quản lý (経営・管理ビザ) là một trong những điều kiện quan trọng nhất.
Từ ngày 16/10/2025, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản đã áp dụng các tiêu chuẩn mới nhằm hạn chế tình trạng thành lập doanh nghiệp chỉ để xin tư cách lưu trú. So với trước đây, yêu cầu đối với loại visa này đã được siết chặt đáng kể.
Trong đó, yêu cầu nâng mức vốn từ 5 triệu yên lên 30 triệu yên được xem là thay đổi có ảnh hưởng lớn nhất. Mặc dù Luật Kinh doanh Lữ hành chỉ yêu cầu mức tài sản chuẩn thấp hơn đối với một số loại giấy phép, nhà đầu tư nước ngoài vẫn phải đáp ứng điều kiện về vốn nếu cần xin Visa Kinh doanh – Quản lý để trực tiếp điều hành doanh nghiệp.
Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương án bổ nhiệm người có quốc tịch Nhật Bản hoặc người đã có tư cách cư trú lâu dài làm đại diện pháp luật, trong khi nhà đầu tư nước ngoài giữ vai trò cổ đông hoặc thành viên góp vốn.
Khó tìm Quản lý nghiệp vụ lữ hành có chứng chỉ
Theo quy định, mỗi văn phòng kinh doanh lữ hành phải có ít nhất một Quản lý nghiệp vụ lữ hành (旅行業務取扱管理者) làm việc toàn thời gian.
Để được cấp chứng chỉ này, ứng viên phải vượt qua kỳ thi quốc gia được tổ chức hoàn toàn bằng tiếng Nhật với nội dung bao gồm pháp luật lữ hành, địa lý du lịch, nghiệp vụ vận tải và nhiều kiến thức chuyên ngành khác.
Đối với người nước ngoài mới sang Nhật, việc tự thi lấy chứng chỉ thường không khả thi trong thời gian ngắn. Vì vậy, phần lớn doanh nghiệp phải tuyển dụng nhân sự đã có sẵn chứng chỉ hoặc hợp tác với người có kinh nghiệm trong ngành. Đây là một trong những khó khăn lớn nhất về nhân sự khi thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản.
Khó đáp ứng yêu cầu về năng lực tài chính
Khi xin giấy phép kinh doanh lữ hành, doanh nghiệp phải chứng minh đáp ứng mức tài sản chuẩn (基準資産額) theo quy định.
Việc xác định tài sản chuẩn không chỉ dựa trên số vốn điều lệ mà còn phải được thể hiện thông qua bảng cân đối kế toán lập theo chuẩn mực kế toán Nhật Bản. Một số loại tài sản hoặc khoản phải thu có thể không được cơ quan quản lý chấp nhận khi tính toán năng lực tài chính.
Đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc nhà đầu tư chưa quen với hệ thống kế toán Nhật Bản, việc chuẩn bị hồ sơ tài chính đúng quy định thường cần sự hỗ trợ của kế toán hoặc chuyên gia địa phương.
Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp không dễ dàng
Sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch tài chính và hoàn tất nhiều thủ tục tiếp theo.
Tuy nhiên, các ngân hàng Nhật Bản thường thẩm định khá kỹ đối với doanh nghiệp mới thành lập, đặc biệt là công ty có vốn đầu tư nước ngoài.
Ngoài hồ sơ pháp lý, ngân hàng còn xem xét nhiều yếu tố như:
- Thời gian cư trú của người đại diện tại Nhật Bản
- Địa chỉ văn phòng thực tế
- Kế hoạch kinh doanh
- Khả năng hoạt động lâu dài của doanh nghiệp
Nếu việc mở tài khoản bị kéo dài, doanh nghiệp cũng có thể bị ảnh hưởng đến tiến độ ký quỹ, thanh toán chi phí và hoàn tất hồ sơ xin giấy phép kinh doanh lữ hành.
Khó tìm văn phòng đáp ứng điều kiện cấp phép
Một trong những điều kiện quan trọng khi thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản là doanh nghiệp phải có địa điểm kinh doanh thực tế.
Và theo hướng dẫn chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản về sửa đổi tiêu chuẩn visa Kinh doanh – Quản lý (hiệu lực từ 16/10/2025), do doanh nghiệp phải có văn phòng phù hợp với quy mô hoạt động, nên về nguyên tắc việc dùng nhà ở kiêm làm văn phòng kinh doanh sẽ không được chấp nhận.
Trong khi đó, thị trường bất động sản thương mại tại Nhật Bản có nhiều đặc thù. Không ít chủ cho thuê yêu cầu doanh nghiệp phải có người bảo lãnh là công dân hoặc pháp nhân Nhật Bản, đồng thời phải chứng minh khả năng tài chính trước khi ký hợp đồng thuê.
Đối với nhà đầu tư nước ngoài chưa quen với thị trường địa phương, việc tìm được một văn phòng vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý, vừa phù hợp về chi phí và vị trí thường mất khá nhiều thời gian.
9. GLA hỗ trợ thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản như thế nào?
Việc thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản không chỉ dừng lại ở thủ tục đăng ký doanh nghiệp mà còn đòi hỏi doanh nghiệp đáp ứng đồng thời nhiều yêu cầu về giấy phép lữ hành, nhân sự, tài chính, địa điểm kinh doanh và các quy định liên quan đến nhà đầu tư nước ngoài.
Đối với doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm làm việc với hệ thống pháp luật Nhật Bản, việc tự thực hiện thủ tục có thể mất nhiều thời gian do phải chuẩn bị hồ sơ bằng tiếng Nhật, làm việc với nhiều cơ quan khác nhau và xử lý các yêu cầu phát sinh trong quá trình thẩm định.
Với kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp đầu tư và mở rộng hoạt động tại thị trường quốc tế, GLA đồng hành cùng khách hàng trong toàn bộ quá trình thành lập công ty và xin giấy phép kinh doanh lữ hành tại Nhật Bản.
- Tư vấn lựa chọn mô hình doanh nghiệp và loại giấy phép lữ hành phù hợp với kế hoạch kinh doanh.
- Thành lập pháp nhân tại Nhật Bản, bao gồm chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo điều lệ công ty và thực hiện thủ tục đăng ký tại Cục Pháp vụ.
- Tư vấn điều kiện cấp phép kinh doanh du lịch, bao gồm yêu cầu về vốn, tài sản chuẩn, ký quỹ và nhân sự theo từng hạng giấy phép.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép kinh doanh du lịch, rà soát tính đầy đủ và phù hợp với quy định của cơ quan quản lý.
- Tư vấn mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, đăng ký địa chỉ văn phòng và các thủ tục cần thiết để doanh nghiệp sớm đi vào hoạt động.
- Tư vấn thuế, kế toán và gia hạn đăng ký định kỳ, giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và tuân thủ đúng quy định.
- Đồng hành trong quá trình làm việc với cơ quan nhà nước, hỗ trợ giải trình, bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu và theo dõi tiến độ xử lý đến khi doanh nghiệp được cấp giấy phép.
10. Câu hỏi thường gặp khi kinh doanh du lịch tại Nhật Bản
1. Người Việt có được lập công ty du lịch tại Nhật Bản không?
Có. Người Việt được lập và sở hữu công ty du lịch tại Nhật mà không cần quốc tịch Nhật. Yếu tố quyết định là tư cách lưu trú cho phép kinh doanh, và việc hoàn tất đăng ký kinh doanh lữ hành. Người từ Việt Nam sang thường cần thêm Business Manager Visa.
2. Có thể dùng văn phòng ảo (virtual office) để đăng ký công ty du lịch không?
Không nên. Cả quy định đăng ký kinh doanh du lịch lẫn quy định visa Kinh doanh – Quản lý (sau sửa đổi 2025) đều yêu cầu văn phòng có địa điểm thực tế, độc lập, văn phòng ảo thường không đáp ứng được yêu cầu này và dễ khiến hồ sơ bị từ chối ngay từ vòng thẩm định.
3. Cần bao nhiêu vốn để mở công ty du lịch tại Nhật Bản?
Không có quy định về mức vốn điều lệ tối thiểu để thành lập công ty du lịch tại Nhật Bản. Tuy nhiên, để được cấp giấy phép kinh doanh lữ hành, doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu về tài sản chuẩn và tiền ký quỹ, với mức cụ thể tùy theo từng hạng giấy phép đăng ký, cụ thể:
| Loại giấy phép | Tài sản chuẩn tối thiểu | Tiền ký quỹ kinh doanh |
| Lữ hành hạng 1 | 30 triệu yên | 70 triệu yên |
| Lữ hành hạng 2 | 7 triệu yên | 11 triệu yên |
| Lữ hành hạng 3 | 3 triệu yên | 3 triệu yên |
| Lữ hành khu vực | 1 triệu yên | 150.000 yên |
Nếu nhà đầu tư nước ngoài dự định xin Business Manager Visa để trực tiếp điều hành công ty tại Nhật Bản, cần lưu ý rằng hồ sơ xin thị thực có thể yêu cầu doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về mức vốn góp tối thiểu theo quy định hiện hành. Đây là điều kiện của visa, không thay thế các yêu cầu về tài sản chuẩn và tiền ký quỹ khi xin giấy phép kinh doanh lữ hành.
Ngoài các điều kiện về tài chính, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị ngân sách cho việc thành lập công ty, thuê văn phòng, tuyển dụng nhân sự, kế toán và chi phí vận hành. Vì vậy, tổng số vốn cần thiết sẽ phụ thuộc vào quy mô và mô hình kinh doanh của từng doanh nghiệp.
GLA hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn phương án vốn phù hợp với từng loại giấy phép lữ hành, giúp chuẩn bị đầy đủ điều kiện tài chính và tối ưu chi phí ngay từ giai đoạn đầu.
4. Có bắt buộc phải thuê văn phòng khi mở công ty du lịch tại Nhật Bản không?
Có. Doanh nghiệp thường cần có địa điểm kinh doanh rõ ràng để đăng ký pháp nhân và đáp ứng yêu cầu vận hành.
Địa chỉ công ty tại Nhật không chỉ phục vụ mục đích đăng ký kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến:
- Hồ sơ xin giấy phép.
- Việc mở tài khoản ngân hàng.
- Uy tín với đối tác.
- Khả năng xin visa quản lý kinh doanh.
Một số doanh nghiệp mới thành lập có thể lựa chọn văn phòng nhỏ hoặc văn phòng chia sẻ (tùy trường hợp), nhưng cần đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật và yêu cầu của ngành du lịch.
5. Muốn kinh doanh du lịch tại Nhật Bản thì có cần người quản lý nghiệp vụ lữ hành không?
Có. Nhật Bản yêu cầu mỗi văn phòng kinh doanh lữ hành phải có người được bổ nhiệm làm Quản lý nghiệp vụ lữ hành, chịu trách nhiệm kiểm soát hoạt động kinh doanh tour, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, quản lý hợp đồng với khách hàng và xử lý các vấn đề phát sinh.
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhân sự nội bộ hoặc tuyển dụng người có chứng chỉ phù hợp tại Nhật Bản.
6. Nên tự thành lập công ty du lịch tại Nhật hay sử dụng dịch vụ hỗ trợ?
Doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục nếu am hiểu pháp luật Nhật Bản và có đội ngũ tại địa phương. Tuy nhiên, với nhà đầu tư nước ngoài, việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp có thể giúp:
- Rút ngắn thời gian thành lập công ty.
- Hạn chế sai sót hồ sơ.
- Hiểu rõ điều kiện giấy phép ngành du lịch.
- Được hỗ trợ về kế toán, thuế và vận hành sau thành lập.
Đặc biệt, với những ngành có điều kiện như kinh doanh du lịch, việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh phát sinh chi phí sửa đổi trong tương lai.
Với kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh quốc tế, GLA cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thành lập công ty tại Nhật Bản trọn gói, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình từ bước chuẩn bị ban đầu đến khi vận hành thực tế.
- Chọn đúng hạng giấy phép du lịch ngay từ đầu là quyết định quan trọng nhất: 5 hạng đăng ký (hạng 1, 2, 3, giới hạn khu vực, đại lý du lịch) khác nhau hoàn toàn về phạm vi kinh doanh, tài sản chuẩn tối thiểu (1–30 triệu yên) và tiền ký quỹ (từ 150 nghìn đến 70 triệu yên), nên xác định sai hạng sẽ kéo theo phải làm lại toàn bộ hồ sơ.
- Mở tài khoản ngân hàng và tìm văn phòng đáp ứng điều kiện cấp phép thường mất nhiều thời gian hơn dự kiến do yêu cầu thẩm định chặt chẽ từ ngân hàng và chủ cho thuê tại Nhật Bản.
- Rào cản lớn nhất với người nước ngoài đến từ nhân sự và visa, không phải vốn: bắt buộc phải có người có chứng chỉ Quản lý nghiệp vụ lữ hành và từ 16/10/2025, visa Kinh doanh – Quản lý đã siết chặt đáng kể (vốn tối thiểu tăng lên 30 triệu yên, bắt buộc nhân viên toàn thời gian, yêu cầu N2).
- Đừng dừng lại sau khi có giấy phép du lịch: doanh nghiệp còn phải hoàn tất hàng loạt thủ tục bắt buộc với Cục Thuế, cơ quan Bảo hiểm Xã hội và Sở Lao động (một số chỉ trong 5–15 ngày), bỏ sót có thể mất quyền lợi thuế hoặc bị xử phạt ngay từ giai đoạn đầu vận hành.
Bài viết được đăng bởi GLA vào 03/08/2026. Bản quyền và nội dung đi kèm thuộc sở hữu trí tuệ của GLA. Tất cả các quyền được bảo lưu.
Hướng dẫn và nội dung mang tính thông tin chung, không nhằm đưa ra hướng dẫn và tư vấn cụ thể về kế toán, thuế, pháp lý hay các tư vấn chuyên môn khác. Độc giả cần tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn đối với các vấn đề cụ thể.