Hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu giấy tờ tại Singapore (2025)

Sau khi thành lập công ty tại Singapore, ngày càng nhiều doanh nghiệp, khách hàng có nhu cầu "hợp pháp hóa lãnh sự" các giấy tờ, văn bản tại Singapore để sử dụng tại Việt Nam.

Về bản chất, các giấy tờ được ban hành ở các quốc gia khác sẽ không được xem là có giá trị để sử dụng tại Việt Nam nếu như chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.

Tương tự, một bộ hồ sơ Việt Nam cũng sẽ không có giá trị ở nước ngoài nếu chưa trải qua một số thủ tục, quy trình cần thiết. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Một bộ hồ sơ giấy tờ nước ngoài để được sử dụng tại Việt Nam sẽ cần trải qua các thủ tục gì?

Bài viết sau bởi GLA sẽ giải thích hợp pháp hóa lãnh sự là gì, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu giấy tờ tại Singapore đến doanh nghiệp. 

1. Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

"Chứng nhận lãnh sự" là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

"Hợp pháp hóa lãnh sự" là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Lưu ý: Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

2. Bộ hồ hơ hợp pháp hóa lãnh sự gồm những gì?

Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam, gồm:

1. 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
2. Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
3. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
4. 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
5. 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
6. 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
7. 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

3. Thủ tục, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu giấy tờ tại Singapore

Sau khi thành lập công ty tại Singapore, nhiều khách hàng của GLA mong muốn được hợp pháp hóa lãnh sự bộ hồ sơ giấy tờ (Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp (Business Registration); Giấy chứng nhận công ty hoạt động (Certificate of Good Standing) hoặc một số các giấy tờ chứng nhận công ty đã thay đổi cổ đông, giám đốc, địa chỉ, v.v. để sử dụng tại Việt Nam.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ thành lập công ty tại Singaopore sẽ qua các bước như sau: 

4. GLA hỗ trợ Doanh nghiệp hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu, giấy tờ tại Singapore như thế nào? 

GLA hỗ trợ doanh nghiệp hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu, giấy tờ tại Singapore một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, bao gồm: 

• Tư vấn chi tiết về các loại giấy tờ cần hợp pháp hóa, thủ tục, thời gian hoàn thành và chi phí, giúp doanh nghiệp hiểu rõ và chủ động trong quá trình thực hiện.
• Hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện đầy đủ bộ hồ sơ theo đúng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền tại Singapore, đảm bảo hồ sơ chính xác và đầy đủ.
• Hỗ trợ doanh nghiệp dịch thuật các tài liệu liên quan đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các bản dịch.
• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền và theo dõi sát sao tiến độ xử lý, thông báo kết quả cho doanh nghiệp một cách kịp thời.

Với dịch vụ của GLA, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo tính pháp lý của các giấy tờ, thuận lợi cho việc giao dịch và hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

5. Những câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại Singapore 

Ý chính nổi bật

• Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu, giấy tờ Singapore là quá trình xác nhận tính pháp lý của các giấy tờ, tài liệu được cấp bởi các cơ quan có thẩm quyền tại Singapore để có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
• Giấy tờ cần hợp pháp hóa bao gồm giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận hoạt động doanh nghiệp, hồ sơ doanh nghiệp và các giấy tờ thay đổi thông tin công ty, v.v. 
• Thời gian thực hiện hợp pháp hóa tài liệu, giấy tờ Singapore thường mất từ 5-7 ngày làm việc.