Mở công ty agency tại Nhật Bản 2026: Điều kiện, giấy phép, chi phí

Nhật Bản hiện là nền kinh tế lớn thứ tư thế giới với thị trường tiêu dùng hơn 120 triệu dân và sức mua ổn định.

Theo số liệu của Văn phòng Nội các Nhật Bản (Cabinet Office), GDP danh nghĩa năm 2025 đạt khoảng 662,79 nghìn tỷ yên, tăng 4,5% so với năm trước và ghi nhận năm tăng trưởng thứ năm liên tiếp.

Quy mô kinh tế lớn đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp tại Nhật luôn có nhu cầu sử dụng các dịch vụ hỗ trợ như marketing, tư vấn quản trị, tuyển dụng nhân sự, phát triển phần mềm, chuyển đổi số và dịch vụ du lịch.

Đây là nền tảng giúp mô hình Agency có nhiều cơ hội phát triển lâu dài thay vì chỉ theo các xu hướng ngắn hạn.

Nhật Bản không chỉ có môi trường kinh doanh minh bạch mà còn xây dựng nhiều chương trình hỗ trợ dành cho nhà đầu tư nước ngoài.

Thông qua Tổ chức Xúc tiến Thương mại Nhật Bản (JETRO) và hệ thống Trung tâm Hỗ trợ Đầu tư và Kinh doanh (IBSC), doanh nghiệp có thể tiếp cận các dịch vụ tư vấn về thành lập công ty, đầu tư, visa và kết nối đối tác ngay từ giai đoạn đầu.

Những chính sách này góp phần giảm bớt rào cản khi gia nhập thị trường, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các Agency cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp quốc tế mở rộng hoạt động tại Nhật Bản.

Một trong những động lực lớn nhất thúc đẩy sự phát triển của mô hình Agency tại Nhật Bản là quá trình chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ cùng với tình trạng thiếu hụt lao động kéo dài.

Theo Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW), số lượng vị trí tuyển dụng liên tục cao hơn số người tìm việc trong nhiều năm, phản ánh nhu cầu tuyển dụng lớn của doanh nghiệp. Riêng lĩnh vực công nghệ thông tin, Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp Nhật Bản (METI) dự báo Nhật Bản có thể thiếu khoảng 790.000 nhân lực IT vào năm 2030.

Bên cạnh đó, ngân sách dành cho quảng cáo trực tuyến cũng tăng nhanh. Theo Dentsu (2025), chi tiêu quảng cáo Internet tại Nhật lần đầu tiên chiếm hơn 50% tổng chi phí quảng cáo toàn thị trường. Những xu hướng này tạo nhu cầu lớn cho các Agency trong lĩnh vực marketing và digital marketing, phát triển phần mềm và IT outsourcing, tuyển dụng nhân sự, và tư vấn chuyển đổi số.

Chi phí quảng cáo tại Nhật Bản (Nguồn: Báo cáo Dentsu)

Sau giai đoạn phục hồi hậu đại dịch, ngành du lịch Nhật Bản tiếp tục ghi nhận tốc độ tăng trưởng mạnh.

Theo Cơ quan Xúc tiến Du lịch Nhật Bản (JNTO), lượng khách quốc tế đến Nhật liên tục lập kỷ lục mới trong những năm gần đây. Trong đó, Việt Nam là một trong những thị trường gửi khách có tốc độ tăng trưởng nhanh tại Đông Nam Á.

Sự phát triển của ngành du lịch không chỉ tạo cơ hội cho doanh nghiệp lữ hành mà còn thúc đẩy nhu cầu đối với nhiều dịch vụ liên quan như:

• Marketing du lịch.
• Đại lý du lịch và điều hành tour.
• Dịch vụ phiên dịch, hướng dẫn viên.
• Tổ chức sự kiện và MICE.
• Tư vấn đầu tư vào lĩnh vực du lịch.

Đây là thị trường tiềm năng cho các Agency muốn khai thác nhóm khách hàng quốc tế và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực du lịch.

Doanh nghiệp Việt Nam có lợi thế đáng kể khi phát triển hoạt động tại Nhật. Theo Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản (2025), tính đến cuối năm 2025, cộng đồng người Việt tại Nhật đạt 681.100 người, đứng thứ hai trong các quốc tịch nước ngoài. Đây vừa là nguồn nhân lực, vừa là nhóm khách hàng và đối tác tiềm năng cho các doanh nghiệp mới thành lập.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp Việt Nam còn có nhiều lợi thế như:

• Hiểu văn hóa và nhu cầu của cả thị trường Việt Nam và Nhật Bản.
• Dễ dàng kết nối khách hàng, đối tác và nguồn nhân lực giữa hai quốc gia.
• Có cơ hội phát triển các dịch vụ chuyên biệt dành cho doanh nghiệp và cộng đồng người Việt tại Nhật.

Những lợi thế này giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian gia nhập thị trường và tạo nền tảng thuận lợi để mở rộng hoạt động kinh doanh Agency tại Nhật Bản.

Theo số liệu của Cơ quan Xúc tiến Du lịch Nhật Bản (JNTO) được Tổng cục Du lịch Việt Nam công bố, năm 2025 có gần 678.500 lượt khách Việt Nam đến Nhật Bản, tăng hơn gấp đôi so với năm trước và là năm thứ ba liên tiếp lập kỷ lục.

Trong 6 tháng đầu năm 2026, lượng khách Việt tiếp tục đạt khoảng 396.500 lượt, tăng 8,7% so với cùng kỳ, đưa Việt Nam trở thành thị trường gửi khách lớn thứ 9 của Nhật Bản và đứng thứ 3 trong khu vực Đông Nam Á.

Thị trường du lịch tại Nhật Bản vẫn còn nhiều dư địa. Phần lớn khách Việt lần đầu đến Nhật vẫn chọn hành trình quen thuộc Tokyo, Núi Phú Sĩ, Kyoto, Osaka. Đây là cơ hội để doanh nghiệp phát triển sản phẩm du lịch chuyên biệt và khai thác điểm đến mới.

Ngoài ra, cộng đồng 681.100 người Việt tại Nhật cũng là nhóm khách hàng cho dịch vụ du lịch nội địa và tour thăm thân, công tác hoặc kết hợp học tập, làm việc.

Tùy theo định hướng phát triển, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều mô hình kinh doanh khác nhau, chẳng hạn:

• Tổ chức và kinh doanh tour du lịch trọn gói.
• Đại lý bán vé máy bay, đặt phòng khách sạn và các dịch vụ du lịch.
• Cung cấp dịch vụ điều hành tour (land tour) cho các đoàn khách quốc tế đến Nhật Bản.
• Cung cấp dịch vụ hướng dẫn viên, xe đưa đón và hỗ trợ khách du lịch.
• Kinh doanh các sản phẩm du lịch chuyên biệt kết hợp du học, xúc tiến thương mại hoặc xuất khẩu lao động.

Khác với nhiều lĩnh vực Agency khác, doanh nghiệp muốn kinh doanh lữ hành tại Nhật Bản không chỉ cần thành lập công ty du lịch tại Nhật mà còn phải được cấp giấy phép kinh doanh lữ hành theo quy định của Luật Kinh doanh Lữ hành Nhật Bản (旅行業法).

Theo Cục Du lịch Nhật Bản, các doanh nghiệp trực tiếp tổ chức hoặc bán tour, đặt dịch vụ vận chuyển, lưu trú và các dịch vụ du lịch có thu phí đều phải hoàn tất thủ tục đăng ký trước khi hoạt động. Một số điều kiện quan trọng doanh nghiệp cần đáp ứng gồm:

• Lựa chọn đúng loại giấy phép kinh doanh lữ hành phù hợp với phạm vi hoạt động. Nhật Bản hiện có 5 loại đăng ký kinh doanh lữ hành, bao gồm lữ hành hạng 1, hạng 2, hạng 3, lữ hành khu vực và đại lý lữ hành.
• Đáp ứng yêu cầu về tài chính, bao gồm mức tài sản chuẩn và tiền ký quỹ hoặc khoản đóng góp bảo đảm theo từng loại giấy phép.
• Bổ nhiệm Quản lý nghiệp vụ lữ hành (旅行業務取扱管理者) có chứng chỉ phù hợp tại mỗi văn phòng kinh doanh.
• Có địa điểm kinh doanh đáp ứng quy định, phục vụ hoạt động thực tế và đủ điều kiện để cơ quan quản lý kiểm tra khi cần thiết.

Theo kinh nghiệm hỗ trợ thành lập công ty du lịch tại Nhật từ chuyên gia GLA: "Một sai lầm phổ biến của doanh nghiệp lữ hành Việt là thành lập công ty trước, rồi mới tìm hiểu điều kiện xin giấy phép. Trên thực tế, việc chọn đúng hạng đăng ký ngay từ đầu giúp tối ưu chi phí ký quỹ và tránh phải nâng cấp hạng giữa chừng."

Theo báo cáo "Khảo sát cung - cầu nhân lực IT" do Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp Nhật Bản (METI) thực hiện, Nhật Bản có thể thiếu hụt tới khoảng 790.000 nhân lực IT vào năm 2030 nếu năng suất lao động không được cải thiện đáng kể. Nguyên nhân đến từ dân số trong độ tuổi lao động suy giảm, trong khi nhu cầu chuyển đổi số (DX), điện toán đám mây, AI và an ninh mạng của doanh nghiệp Nhật lại tăng nhanh.

Bên cạnh đó, thương mại điện tử tăng trưởng cũng kéo theo nhu cầu lớn về dịch vụ IT. Theo Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp Nhật Bản (METI, 2025), năm 2024 quy mô thị trường thương mại điện tử bán lẻ (B2C-EC) tại Nhật đạt 26,1 nghìn tỷ yên, còn thị trường doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B-EC) đạt 514,4 nghìn tỷ yên.

Sự tăng trưởng này tạo nhu cầu về xây dựng website, tối ưu gian hàng trên các sàn như Amazon Japan và Rakuten, cùng các giải pháp bán hàng xuyên biên giới. Đặc biệt, thương mại điện tử xuyên biên giới giữa Nhật và các nước, gồm cả dòng hàng Nhật bán về Việt Nam, mở thêm dư địa cho các công ty IT hỗ trợ vận hành và kết nối hệ thống.

Không chỉ phục vụ thị trường nội địa, doanh nghiệp IT còn có thể khai thác nhu cầu từ thương mại điện tử xuyên biên giới giữa Nhật Bản và các thị trường quốc tế. Chẳng hạn, các doanh nghiệp Nhật Bản bán sản phẩm sang Việt Nam hoặc các thị trường khác có thể cần giải pháp xây dựng website, quản lý đơn hàng, kết nối hệ thống, quản lý dữ liệu và tối ưu hoạt động bán hàng trên các nền tảng quốc tế: Amazon, v.v. Đây là một trong những dư địa đáng chú ý cho các công ty IT cung cấp giải pháp E-commerce và hỗ trợ vận hành xuyên biên giới.

Khoảng trống cung - cầu này mở ra cơ hội rất lớn cho các công ty IT nước ngoài, đặc biệt là doanh nghiệp Việt Nam, quốc gia đã có vị thế vững chắc trong lĩnh vực gia công phần mềm (offshore development) cho thị trường Nhật trong hơn một thập kỷ qua.

Việc mở công ty ngay tại Nhật, thay vì chỉ làm việc từ xa, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng gần hơn, xây dựng lòng tin và rút ngắn khoảng cách văn hóa, ngôn ngữ vốn là rào cản lớn trong hợp tác kinh doanh với doanh nghiệp Nhật.

Khi thành lập công ty IT tại Nhật, doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều mô hình kinh doanh khác nhau tùy theo nguồn lực và định hướng phát triển.

• Gia công phần mềm (IT Outsourcing/SES – System Engineering Service): nhận dự án phát triển phần mềm, hệ thống từ doanh nghiệp Nhật, triển khai bằng đội ngũ kỹ sư tại Nhật hoặc kết hợp với đội ngũ tại Việt Nam (mô hình offshore/hybrid).
• Phát triển sản phẩm SaaS/ứng dụng riêng: xây dựng và kinh doanh sản phẩm phần mềm của chính doanh nghiệp, nhắm vào thị trường Nhật hoặc quốc tế.
• Tư vấn chuyển đổi số (DX Consulting): hỗ trợ doanh nghiệp Nhật (đặc biệt là SME) trong quá trình số hóa vận hành, tích hợp hệ thống.
• Cung ứng và điều phối kỹ sư IT: kết nối kỹ sư (kể cả kỹ sư nước ngoài) với các dự án/doanh nghiệp Nhật đang thiếu nhân lực.

Một lợi thế lớn của lĩnh vực IT/phần mềm là không yêu cầu giấy phép kinh doanh chuyên ngành riêng như một số lĩnh vực khác tại Nhật Bản.

Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các thủ tục thành lập công ty theo quy định của pháp luật Nhật Bản, bao gồm đăng ký doanh nghiệp tại Cục Pháp vụ Nhật Bản (Legal Affairs Bureau) và hoàn tất các nghĩa vụ thuế, lao động liên quan.

Tuy nhiên, khi mở công ty IT tại Nhật, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề pháp lý quan trọng:

• Visa cho đội ngũ kỹ sư: Kỹ sư nước ngoài làm việc tại công ty cần visa "Kỹ sư/Trí thức nhân văn/Dịch vụ quốc tế hay Visa Kỹ sư Nhật Bản theo quy định của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA), đây là loại visa lao động phổ biến nhất cho vị trí kỹ sư phần mềm, kỹ sư hệ thống. Visa này tách biệt với visa Kinh doanh - Quản lý dành cho người sáng lập/điều hành công ty.
• Nghĩa vụ với người lao động: khi tuyển dụng nhân sự (kể cả kỹ sư nước ngoài), doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ quy định về hợp đồng lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội - bảo hiểm y tế - bảo hiểm hưu trí theo pháp luật lao động Nhật Bản.
• Nếu chủ doanh nghiệp có kế hoạch xin visa Kinh doanh - Quản lý, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện về văn phòng đăng ký doanh nghiệp Nhật Bản, vốn điều lệ và nhân sự đã đề cập ở phần điều kiện pháp lý phía trên của bài viết.

Ngoài ra, nếu chủ doanh nghiệp muốn trực tiếp sinh sống và điều hành công ty tại Nhật thông qua Visa Kinh doanh - Quản lý, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện liên quan đến văn phòng kinh doanh, vốn đầu tư và cơ cấu nhân sự theo quy định hiện hành.

Kinh doanh IT/phần mềm tại Nhật Bản được xem là một trong những ngành có rào cản gia nhập thấp hơn nhờ nhiều lợi thế:

• Không có rào cản giấy phép chuyên ngành như du lịch (đăng ký lữ hành) hay nhân sự (giấy phép giới thiệu việc làm), chỉ cần đăng ký công ty là có thể bắt đầu triển khai dự án.
• Có thể khởi động linh hoạt: doanh nghiệp có thể bắt đầu với đội ngũ gọn nhẹ tại Nhật, kết hợp nguồn lực từ Việt Nam trong giai đoạn đầu, trước khi mở rộng quy mô và tuyển thêm nhân sự tại chỗ.
• Nhu cầu thị trường xác thực, ổn định lâu dài: khác với các ngành phụ thuộc vào chu kỳ tiêu dùng hoặc xu hướng, tình trạng thiếu hụt nhân lực IT tại Nhật được dự báo kéo dài ít nhất đến năm 2030 theo số liệu của METI, đảm bảo nhu cầu thị trường ổn định trong trung - dài hạn.

Đây cũng là lý do IT/phần mềm thường là lựa chọn "cửa vào" được nhiều doanh nghiệp Việt Nam ưu tiên khi lần đầu mở rộng hoạt động sang thị trường Nhật Bản, trước khi cân nhắc đầu tư vào các ngành đòi hỏi giấy phép phức tạp hơn như du lịch hay nhân sự.

Theo báo cáo “Chi phí quảng cáo Nhật Bản năm 2025” do Dentsu - tập đoàn quảng cáo hàng đầu Nhật Bản công bố, tổng chi phí quảng cáo tại Nhật Bản đạt 8,0623 nghìn tỷ yên, tiếp tục tăng trưởng năm thứ 4 liên tiếp và thiết lập mức cao kỷ lục mới.

Đáng chú ý, chi phí quảng cáo trên Internet đạt 4,0459 nghìn tỷ yên, tăng 10,8% so với năm trước và lần đầu tiên chiếm hơn 50% tổng ngân sách quảng cáo của toàn thị trường.

Con số này cũng vượt tổng chi phí của bốn loại hình truyền thông truyền thống gồm báo chí, tạp chí, radio và truyền hình cộng lại.

Chi phí quảng cáo tại Nhật Bản tăng (Nguồn: Báo cáo từ Dentsu)

Sự thay đổi này phản ánh một xu hướng quan trọng: doanh nghiệp Nhật Bản đang ngày càng ưu tiên các kênh Digital Marketing để tiếp cận khách hàng, đo lường hiệu quả và tối ưu chi phí quảng cáo.

Đặc biệt, nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tại Nhật đang có nhu cầu lớn trong việc tìm kiếm các đối tác có khả năng hỗ trợ:

• Xây dựng chiến lược marketing trực tuyến.
• Tăng khả năng hiển thị trên công cụ tìm kiếm.
• Tiếp cận khách hàng thông qua mạng xã hội.
• Xây dựng thương hiệu trên môi trường số.

Bên cạnh nhu cầu nội địa, sự gia tăng của hoạt động kinh doanh xuyên biên giới cũng tạo thêm nhiều cơ hội cho các Digital Agency quốc tế. Các doanh nghiệp Nhật mở rộng sang thị trường Đông Nam Á cần đối tác hiểu thị trường địa phương, trong khi doanh nghiệp nước ngoài (bao gồm Việt Nam) muốn tiếp cận khách hàng Nhật cũng cần các Agency có khả năng kết nối khoảng cách về ngôn ngữ, văn hóa và hành vi tiêu dùng.

Khi thành lập Marketing Agency tại Nhật, doanh nghiệp có thể triển khai nhiều mô hình dịch vụ khác nhau tùy theo thế mạnh và định hướng phát triển, bao gồm:

• SEO/SEM: tối ưu công cụ tìm kiếm, quảng cáo từ khóa cho doanh nghiệp Nhật hoặc doanh nghiệp nước ngoài muốn tiếp cận người tiêu dùng Nhật.
• Tối ưu hiển thị trên công cụ AI (GEO): tối ưu nội dung để thương hiệu được nhắc đến và trích dẫn trong các câu trả lời của công cụ tìm kiếm AI. Khi người dùng ngày càng tìm kiếm qua trợ lý AI, nhu cầu về dịch vụ này đang tăng nhanh và là mảng còn nhiều dư địa.
• Social Media Marketing: quản trị nội dung, quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội, mảng đang tăng trưởng hai chữ số theo số liệu Dentsu nêu trên.
• Sản xuất nội dung đa ngôn ngữ: video, hình ảnh, bài viết phục vụ cả thị trường nội địa Nhật lẫn nhu cầu truyền thông xuyên biên giới (inbound tourism, xúc tiến thương mại).
• Quảng cáo đa ngôn ngữ và PR: hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài xây dựng hình ảnh thương hiệu khi gia nhập thị trường Nhật, hoặc ngược lại.

Marketing - Digital cũng là ngành không yêu cầu giấy phép kinh doanh chuyên ngành để bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp chỉ cần hoàn tất thủ tục đăng ký công ty thông thường. Tuy nhiên, có hai khung pháp lý quan trọng chi phối nội dung quảng cáo mà Agency bắt buộc phải nắm rõ để tránh vi phạm khi làm dịch vụ cho khách hàng:

• Luật Phòng chống Ghi nhãn và Quà tặng Bất chính (景品表示法), do Cục Bảo vệ Người tiêu dùng Nhật Bản (Consumer Affairs Agency) quản lý. Luật này nghiêm cấm các hình thức quảng cáo phóng đại, gây hiểu lầm về chất lượng/giá cả sản phẩm ("ưu lương ngộ nhận biểu thị"), đồng thời giới hạn giá trị quà tặng khuyến mãi kèm sản phẩm. Đây là quy định Agency cần đặc biệt lưu ý khi làm quảng cáo cho các ngành hàng nhạy cảm như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, dịch vụ y tế - làm đẹp.
• Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (個人情報保護法), do Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân (Personal Information Protection Commission) giám sát. Khi Agency thu thập, xử lý dữ liệu khách hàng của đối tác (email marketing, quảng cáo nhắm mục tiêu, quản trị CRM), cần tuân thủ quy định về thu thập, lưu trữ và chuyển giao dữ liệu cá nhân hợp pháp.

Việc vi phạm hai khung pháp lý này không chỉ ảnh hưởng đến khách hàng mà Agency đang phục vụ, mà bản thân Agency với vai trò đơn vị thực hiện quảng cáo cũng có thể phải chịu trách nhiệm liên đới, nên đây là điểm cần được đưa vào quy trình kiểm duyệt nội dung nội bộ ngay từ đầu.

So với các Agency bản địa Nhật Bản, Agency marketing người Việt có một số lợi thế đáng kể khi gia nhập thị trường này:

• Dịch vụ song ngữ, đa văn hóa: khả năng phục vụ đồng thời khách hàng Nhật muốn mở rộng ra Đông Nam Á và khách hàng Việt/quốc tế muốn tiếp cận thị trường Nhật.
• Chi phí vận hành cạnh tranh hơn: nếu tổ chức đội ngũ sản xuất nội dung, thiết kế theo mô hình kết hợp (một phần tại Nhật, một phần tại Việt Nam), doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí so với Agency thuần Nhật.
• Am hiểu hành vi tiêu dùng Việt Nam: lợi thế rõ rệt khi phục vụ nhóm khách hàng là doanh nghiệp Nhật đang tìm hiểu thị trường Việt Nam, hoặc doanh nghiệp muốn tiếp cận cộng đồng hơn 630.000 người Việt đang sinh sống tại Nhật.

Nhìn chung, đây là ngành có rào cản gia nhập thấp tương tự IT, nhưng đòi hỏi Agency đầu tư nhiều hơn vào việc xây dựng portfolio, uy tín thương hiệu và mạng lưới quan hệ với doanh nghiệp Nhật — những yếu tố vốn cần thời gian để tích lũy tại một thị trường đề cao tính ổn định và ổn định lâu dài như Nhật Bản.

Theo báo cáo “Tình hình giới thiệu việc làm chung” do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW) công bố định kỳ, tỷ lệ cầu/cung lao động (有効求人倍率 - tỷ lệ số lượng vị trí tuyển dụng trên số người tìm việc) tại Nhật Bản đã duy trì trên mức 1,0 trong nhiều năm liên tiếp.

Điều này đồng nghĩa với việc số lượng việc làm cần tuyển luôn cao hơn số lượng người lao động đang tìm việc, phản ánh tình trạng thiếu hụt nhân sự kéo dài trên toàn thị trường.

Tình trạng này đặc biệt rõ rệt ở các ngành sản xuất, xây dựng, điều dưỡng - chăm sóc, công nghệ thông tin, kỹ thuật chuyên môn, các ngành sử dụng lao động kỹ năng đặc định (Tokutei Ginou).

Trong bối cảnh dân số Nhật Bản tiếp tục già hóa và lực lượng lao động trong nước ngày càng thu hẹp, nhu cầu tiếp nhận lao động nước ngoài được dự báo sẽ tiếp tục tăng trong dài hạn.

Các nhóm nhân sự nước ngoài có nhu cầu tuyển dụng cao tại Nhật bao gồm:

• Lao động diện kỹ năng đặc định (特定技能 - Tokutei Ginou)
• Thực tập sinh kỹ năng (技能実習)
• Kỹ sư nước ngoài thuộc diện visa Kỹ thuật - Tri thức nhân văn - Nghiệp vụ quốc tế
• Nhân sự chuyên môn cao trong lĩnh vực công nghệ, kỹ thuật và quản lý

Đây chính là cơ hội lớn cho các Agency nhân sự quốc tế, đặc biệt là doanh nghiệp Việt Nam khi Việt Nam hiện là một trong những quốc gia có số lượng lao động đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản thuộc nhóm lớn nhất.

Việc thành lập công ty nhân sự tại Nhật không chỉ giúp doanh nghiệp trực tiếp kết nối với nhà tuyển dụng Nhật Bản mà còn tạo lợi thế trong việc xây dựng quy trình tuyển chọn, đào tạo và hỗ trợ người lao động xuyên suốt quá trình làm việc.

Khi mở công ty Agency nhân sự tại Nhật Bản, doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều mô hình kinh doanh sau:

• Giới thiệu việc làm có thu phí: kết nối ứng viên với doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng, thu phí dịch vụ khi ứng viên được nhận việc thành công.
• Phái cử lao động: doanh nghiệp ký hợp đồng lao động trực tiếp với người lao động, sau đó cử họ đến làm việc tại doanh nghiệp đối tác (khách hàng thuê lao động).
• Headhunting/tuyển dụng cấp cao: tìm kiếm và giới thiệu nhân sự quản lý, chuyên gia cho doanh nghiệp Nhật hoặc doanh nghiệp nước ngoài tại Nhật.
• Tư vấn nhân sự cho doanh nghiệp nước ngoài mới vào Nhật: hỗ trợ xây dựng chính sách nhân sự, tuyển dụng ban đầu cho các công ty nước ngoài (bao gồm cả doanh nghiệp Việt Nam) mới thành lập tại Nhật.

Đây là điểm khác biệt lớn nhất của ngành nhân sự: doanh nghiệp không thể chỉ đăng ký thành lập công ty là đủ. Theo Luật Ổn định Việc làm (職業安定法) và hướng dẫn thủ tục do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản công bố trong "Cẩm nang thủ tục cấp phép kinh doanh giới thiệu việc làm", doanh nghiệp muốn kinh doanh dịch vụ giới thiệu việc làm có thu phí phải xin phép trước khi hoạt động, với các điều kiện chính:

• Yêu cầu tài sản cơ bản: tài sản ròng (tổng tài sản trừ tổng nợ) tối thiểu 5.000.000 JPY cho mỗi văn phòng.
• Yêu cầu tiền mặt/tiền gửi: doanh nghiệp phải sở hữu tối thiểu 1.500.000 JPY tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng đứng tên công ty (cộng thêm 600.000 JPY cho mỗi văn phòng bổ sung).
• Bắt buộc bổ nhiệm Người phụ trách giới thiệu việc làm (職業紹介責任者), người đã hoàn thành khóa đào tạo bắt buộc do cơ quan được chỉ định tổ chức, với tỷ lệ tối thiểu 1 người phụ trách trên mỗi 50 nhân viên làm nghiệp vụ giới thiệu.
• Yêu cầu về văn phòng: phải đảm bảo tính riêng tư khi phỏng vấn ứng viên/khách hàng, có quy chế quản lý thông tin cá nhân rõ ràng.

Tài sản ròng tối thiểu 5.000.000 JPY/văn phòng

Người phụ trách giới thiệu việc làm: 1 người/50 nhân viên nghiệp vụ

Doanh nghiệp cần xác định rõ mô hình kinh doanh trước khi triển khai vì hai hoạt động này sử dụng hai loại giấy phép hoàn toàn khác nhau.

Nếu doanh nghiệp muốn triển khai cả hai mô hình song song, cần xin cả hai loại giấy phép riêng biệt và tuân thủ yêu cầu quản lý dữ liệu tách biệt giữa hai mảng nghiệp vụ.

Một trong những minh chứng rõ ràng nhất cho nhu cầu hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài tại Nhật Bản là sự tồn tại và quy mô hoạt động của Tổ chức Xúc tiến Thương mại Nhật Bản (JETRO).

Đây là cơ quan thuộc chính phủ Nhật Bản, được thành lập nhằm thúc đẩy thương mại và đầu tư quốc tế. JETRO hiện vận hành hệ thống Trung tâm Hỗ trợ Đầu tư và Kinh doanh (Invest Japan Business Support Centers (“IBSC“)) tại nhiều thành phố lớn như:

• Tokyo
• Osaka
• Nagoya
• Yokohama
• Kobe
• Fukuoka

Ngoài việc cung cấp thông tin thị trường, JETRO còn hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài trong các vấn đề như:

• Tìm hiểu môi trường kinh doanh Nhật Bản
• Hướng dẫn thủ tục thành lập doanh nghiệp
• Cung cấp thông tin về visa
• Kết nối với đối tác địa phương

Việc chính phủ Nhật Bản xây dựng một hệ sinh thái hỗ trợ đầu tư riêng cho doanh nghiệp nước ngoài cho thấy nhu cầu tiếp cận thông tin, tư vấn và hỗ trợ gia nhập thị trường tại Nhật là rất lớn.

Tuy nhiên, các chương trình hỗ trợ của JETRO chủ yếu mang tính định hướng tổng quan và cung cấp thông tin cơ bản, chưa thể đi sâu giải quyết từng bài toán cụ thể của từng doanh nghiệp.

Đây chính là khoảng trống dành cho các Agency tư vấn doanh nghiệp tư nhân, đặc biệt là những đơn vị có khả năng hiểu rõ:

• Văn hóa kinh doanh Nhật Bản
• Khó khăn của doanh nghiệp nước ngoài khi gia nhập thị trường
• Đặc điểm của từng ngành nghề
• Nhu cầu riêng của doanh nghiệp Việt Nam

Thay vì chỉ cung cấp thông tin, các Business Consulting Agency có thể tạo giá trị bằng việc đồng hành xuyên suốt quá trình, từ xây dựng chiến lược đến kết nối nguồn lực cần thiết để doanh nghiệp triển khai hoạt động thực tế tại Nhật.

Khi mở công ty tư vấn doanh nghiệp tại Nhật Bản, Agency có thể xây dựng dịch vụ theo nhiều hướng khác nhau dựa trên chuyên môn và mạng lưới đối tác, bao gồm:

• Tư vấn thành lập doanh nghiệp trọn gói: hỗ trợ từ khâu lên kế hoạch, chọn loại hình công ty, đến kết nối các đơn vị chuyên môn thực hiện thủ tục.
• Tư vấn chiến lược mở rộng thị trường: nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch kinh doanh, kết nối đối tác/nhà phân phối tại Nhật.
• Tư vấn M&A, hợp tác đầu tư: hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài tìm kiếm cơ hội mua bán - sáp nhập hoặc hợp tác với doanh nghiệp Nhật.
• Tư vấn vận hành - nhân sự: hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài xây dựng bộ máy vận hành phù hợp với văn hóa kinh doanh Nhật Bản trong giai đoạn đầu hoạt động.

So với lĩnh vực nhân sự hoặc du lịch, Business Consulting không yêu cầu một loại giấy phép kinh doanh tư vấn chung để bắt đầu hoạt động tại Nhật Bản.

Tuy nhiên, đây lại là ngành có ranh giới pháp lý rất quan trọng, bởi một số nghiệp vụ chuyên môn tại Nhật thuộc quyền hành nghề độc quyền của các chuyên gia có chứng chỉ.

Do đó, khi mở Agency tư vấn doanh nghiệp tại Nhật, doanh nghiệp cần phân biệt rõ phạm vi dịch vụ được phép cung cấp.

• Soạn thảo và đại diện nộp hồ sơ hành chính (đăng ký thành lập công ty, hồ sơ xin visa, xin giấy phép kinh doanh, v.v.) là nghiệp vụ độc quyền của Hành chính thư sĩ (行政書士) - người có chứng chỉ hành nghề theo quy định.
• Tư vấn và đại diện xử lý tranh chấp pháp lý, đàm phán có tính chất tranh chấp là nghiệp vụ độc quyền của Luật sư (弁護士). Theo quy định về hành vi hành nghề luật trái phép (非弁行為) trong Luật Luật sư Nhật Bản, cá nhân/tổ chức không có chứng chỉ luật sư mà thực hiện các nghiệp vụ pháp lý mang tính tranh chấp vì mục đích thù lao đều có thể bị coi là vi phạm pháp luật.
• Kiểm toán, xác nhận báo cáo tài chính là nghiệp vụ độc quyền của Kế toán công chứng (公認会計士).
• Kê khai và tư vấn thuế là nghiệp vụ độc quyền của Tư vấn thuế (税理士).

Nói cách khác, một Agency tư vấn doanh nghiệp nước ngoài, nếu không có nhân sự sở hữu các chứng chỉ trên, hoàn toàn có thể cung cấp dịch vụ tư vấn chiến lược, kết nối kinh doanh, nghiên cứu thị trường, nhưng không được phép trực tiếp soạn hồ sơ pháp lý, đại diện nộp hồ sơ hành chính, xử lý tranh chấp, kiểm toán hay kê khai thuế thay khách hàng. Đây là ranh giới doanh nghiệp cần nắm rõ ngay từ đầu để tránh rủi ro pháp lý khi mở rộng phạm vi dịch vụ.

Để tìm kiếm khách hàng hoặc đối tác đầu tiên tại Nhật Bản, doanh nghiệp nên kết hợp các kênh kết nối được hỗ trợ bởi tổ chức uy tín với gặp gỡ trực tiếp tại các sự kiện, hội chợ chuyên ngành.

Tận dụng các tổ chức và nền tảng kết nối doanh nghiệp:

• Kết nối thông qua JETRO (Japan External Trade Organization) và chương trình J-Bridge để tiếp cận các doanh nghiệp Nhật Bản phù hợp với lĩnh vực kinh doanh.
• Khai thác J-GoodTech, nền tảng kết nối các doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhật Bản với đối tác quốc tế.
• Tham gia các phòng thương mại và hiệp hội doanh nghiệp nước ngoài tại Nhật, chẳng hạn như ACCJ hoặc EBC, để mở rộng mạng lưới quan hệ và tìm kiếm cơ hội hợp tác.

Chủ động tham gia hội chợ và sự kiện giao thương:

• Tham dự các hội chợ thương mại chuyên ngành như CEATEC, FOODEX JAPAN, v.v. để trực tiếp gặp gỡ khách hàng và đối tác tiềm năng. Với thị trường Nhật Bản, việc gặp mặt trực tiếp có thể giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và sự tin tưởng hiệu quả hơn so với chỉ tiếp cận qua email.
• Không nên chỉ tham dự một lần. Hãy duy trì sự hiện diện tại các sự kiện, chủ động follow-up và xây dựng quan hệ lâu dài để từng bước tạo dựng mạng lưới kinh doanh tại Nhật Bản.

Không bắt buộc. Theo quy định hiện hành của Bộ Tư pháp Nhật Bản (kể từ năm 2015), người nước ngoài hoàn toàn có thể giữ chức Giám đốc đại diện (代表取締役 – Daihyō Torishimariyaku) của công ty Nhật loại hình Kabushiki Kaisha (KK) hoặc Godo Kaisha (GK) mà không cần cư trú tại Nhật và không cần mang quốc tịch Nhật.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có 2 điểm cần lưu ý:

• Nếu mở dưới hình thức chi nhánh (branch office) thay vì thành lập pháp nhân KK/GK, quy định miễn trừ nói trên không áp dụng, trường hợp này vẫn cần ít nhất một đại diện cư trú tại Nhật.
• Trên thực tế, dù luật không bắt buộc, nhiều doanh nghiệp vẫn cần một người có mặt tại Nhật để thuận tiện cho các thủ tục vận hành thực tế như mở tài khoản ngân hàng và ký hợp đồng thuê văn phòng, vì ngân hàng/chủ nhà tại Nhật thường ưu tiên làm việc với đại diện cư trú trong nước.

Nếu người đại diện muốn trực tiếp sinh sống và điều hành công ty tại Nhật, người đại diện cần đăng ký Visa Kinh doanh – Quản lý (Business Manager Visa) tại Nhật.

Thông thường, thời gian hoàn tất thủ tục thành lập công ty tại Nhật mất khoảng 3 - 6 tuần, tùy thuộc vào:

• Loại hình doanh nghiệp lựa chọn (KK hoặc GK).
• Mức độ hoàn thiện hồ sơ.
• Việc chuẩn bị địa chỉ văn phòng.
• Quy trình mở tài khoản ngân hàng.
• Các yêu cầu pháp lý riêng của từng ngành nghề.

Đối với các Agency hoạt động trong lĩnh vực không yêu cầu giấy phép chuyên ngành như IT, Marketing hoặc Consulting, thời gian triển khai thường nhanh hơn.

Trong khi đó, các ngành như du lịch hoặc nhân sự có thể mất thêm thời gian do cần thực hiện thủ tục xin giấy phép kinh doanh riêng sau khi thành lập công ty.

Không có một ngành nghề nào được ưu tiên cấp Visa Kinh doanh - Quản lý hơn các ngành khác.

Cơ quan quản lý Nhật Bản chủ yếu đánh giá dựa trên tính khả thi của kế hoạch kinh doanh, khả năng vận hành thực tế và mức độ đáp ứng các điều kiện visa.

Tuy nhiên, trên thực tế, các lĩnh vực như: IT/phần mềm, Marketing Digital, Business Consulting thường dễ xây dựng hồ sơ kinh doanh hơn nhờ:

• Chi phí vận hành ban đầu tương đối linh hoạt.
• Không yêu cầu nhiều giấy phép chuyên ngành.
• Có thể chứng minh mô hình doanh thu rõ ràng.

Điều quan trọng không nằm ở tên ngành mà là doanh nghiệp cần chứng minh được:

• Có văn phòng kinh doanh thực tế.
• Có kế hoạch kinh doanh khả thi.
• Có nguồn vốn phù hợp.
• Có khả năng tạo ra doanh thu tại Nhật.

Để kinh doanh dịch vụ giới thiệu việc làm có thu phí tại Nhật (有料職業紹介事業), doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện tài chính theo quy định.

Một số yêu cầu cơ bản gồm:

• Tài sản ròng tối thiểu 5 triệu yên cho mỗi văn phòng.
• Có tối thiểu 1,5 triệu yên tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng đứng tên công ty.
• Bổ sung thêm 600.000 yên cho mỗi văn phòng tăng thêm.

Ngoài yêu cầu vốn, doanh nghiệp còn cần:

• Xin giấy phép kinh doanh giới thiệu việc làm.
• Bổ nhiệm người phụ trách giới thiệu việc làm (職業紹介責任者).
• Đáp ứng tiêu chuẩn về văn phòng và quản lý thông tin ứng viên.

Nếu doanh nghiệp muốn triển khai mô hình phái cử lao động (労働者派遣), cần xin một loại giấy phép riêng theo quy định.