Hướng dẫn thuê văn phòng tại Nhật Bản cho Doanh nghiệp 2026

Văn phòng truyền thống (Traditional Office) là hình thức Doanh nghiệp thuê một diện tích văn phòng riêng trong tòa nhà thương mại theo hợp đồng trung và dài hạn.

Khi thuê văn phòng truyền thống Doanh nghiệp có không gian làm việc độc lập và có thể bố trí nội thất, khu vực làm việc theo nhu cầu.

Tuy nhiên, mọi hoạt động cải tạo, thi công hoặc thay đổi kết cấu đều phải tuân thủ quy định của chủ tòa nhà và pháp luật Nhật Bản.

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng truyền thống tại Nhật Bản, Doanh nghiệp nên rà soát kỹ các điều khoản liên quan đến:

• Chi phí hoàn trả nguyên trạng (Genjō Kaifuku).
• Quy định về cải tạo và thi công văn phòng.
• Yêu cầu về phòng cháy chữa cháy (PCCC).
• Các khoản chi phí phát sinh trong thời gian thuê.
• Điều kiện chấm dứt, gia hạn và các nghĩa vụ theo hợp đồng.

Doanh nghiệp nên yêu cầu chủ tòa nhà hoặc đơn vị cho thuê cung cấp đầy đủ các tài liệu, báo giá và quy định liên quan để chủ động đánh giá tổng chi phí đầu tư, tránh phát sinh các khoản phí ngoài dự kiến trong quá trình vận hành hoặc khi kết thúc hợp đồng thuê.

Văn phòng ảo (Virtual Office) tại Nhật Bản không phải là một không gian văn phòng thực tế mà là dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh kèm theo các tiện ích hỗ trợ như nhận thư tín, chuyển tiếp bưu phẩm và một số dịch vụ bổ sung theo nhu cầu.

Về bản chất, Doanh nghiệp không thuê một nơi làm việc cố định mà sử dụng địa chỉ được cung cấp để giao dịch, nhận thư từ và trong một số trường hợp có thể đăng ký kinh doanh theo điều kiện của nhà cung cấp.

Các dịch vụ thường được bao gồm trong gói văn phòng ảo:

• Cung cấp địa chỉ kinh doanh: Cung cấp địa chỉ vật lý được công nhận để đăng ký công ty tại Cục Pháp vụ Nhật Bản (Legal Affairs Bureau) nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện sử dụng địa chỉ.
• Tiếp nhận thư tín và bưu phẩm: Nhà cung cấp tiếp nhận thư, tài liệu hoặc bưu phẩm gửi đến địa chỉ văn phòng ảo thay mặt Doanh nghiệp.
• Chuyển tiếp thư tín: Hỗ trợ gửi lại thư từ, tài liệu đến địa chỉ thực tế của Doanh nghiệp hoặc địa chỉ được chỉ định.

Tuy nhiên, văn phòng ảo không bao gồm không gian làm việc vật lý cố định, trừ khi Doanh nghiệp đăng ký thêm các dịch vụ bổ sung.

Đây là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí, phù hợp với startup, doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs), freelancer hoặc Doanh nghiệp nước ngoài đang khảo sát thị trường Nhật Bản trước khi đầu tư văn phòng thực tế.

Lưu ý quan trọng: Nếu Doanh nghiệp có kế hoạch đăng ký Business Manager Visa ,văn phòng ảo sẽ không đáp ứng được yêu cầu của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA).

Theo quy định của ISA, hồ sơ đăng ký visa cần chứng minh Doanh nghiệp có địa điểm kinh doanh độc lập, có không gian làm việc thực tế, tách biệt với nơi ở và phù hợp với quy mô hoạt động.

Vì vậy, trong trường hợp này, Doanh nghiệp nên lựa chọn ngay từ đầu Văn phòng truyền thống (Traditional Office) hoặc Văn phòng dịch vụ (Serviced Office) có phòng làm việc độc lập, để tránh phát sinh chi phí và thời gian chuyển đổi loại hình văn phòng giữa chừng khi nộp hồ sơ visa.

Văn phòng dịch vụ (Serviced Office) là mô hình văn phòng làm việc riêng đã được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất và các dịch vụ hỗ trợ, cho phép Doanh nghiệp sử dụng văn phòng ngay mà không cần đầu tư thêm về nội thất hoặc hạ tầng văn phòng.

Đây là lựa chọn phù hợp với Doanh nghiệp nước ngoài muốn:

• Thành lập công ty hoặc mở văn phòng đại diện.
• Triển khai hoạt động kinh doanh trong thời gian ngắn.

So với văn phòng truyền thống, văn phòng dịch vụ giúp Doanh nghiệp rút ngắn thời gian chuẩn bị và giảm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu.

Tuy nhiên, trước khi lựa chọn văn phòng dịch vụ tại Nhật Bản, bạn cần lưu ý các nội dung sau:

• Kiểm tra địa chỉ văn phòng có được phép sử dụng để đăng ký thành lập công ty hay không.
• Xác nhận văn phòng có đáp ứng các yêu cầu về địa điểm kinh doanh nếu Doanh nghiệp dự kiến đăng ký Thị thực Quản lý Kinh doanh (Business Manager Visa).
• Làm rõ các dịch vụ đã bao gồm trong phí thuê và các khoản phụ phí như sử dụng phòng họp, chỗ đỗ xe, in ấn hoặc làm việc ngoài giờ.
• Rà soát thời hạn thuê, điều kiện gia hạn, chấm dứt hợp đồng và các khoản phí liên quan.

Không gian làm việc chung (Coworking Space) là mô hình văn phòng chia sẻ, nơi nhiều Cá nhân/Doanh nghiệp cùng sử dụng một không gian làm việc với các tiện ích chung như bàn làm việc, internet, phòng họp, máy in, khu vực tiếp khách và pantry.

Đây là lựa chọn phổ biến đối với startup, freelancer và Doanh nghiệp nước ngoài muốn nhanh chóng thiết lập hiện diện tại Nhật Bản với chi phí hợp lý.

Các loại hình chỗ ngồi phổ biến trong Không gian làm việc chung (Coworking Space):

• Chỗ ngồi linh hoạt (Hot Desk): Có thể lựa chọn bất kỳ chỗ ngồi trống nào trong khu vực làm việc chung.
• Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk): Được sử dụng một bàn làm việc cố định, thường đi kèm tủ khóa cá nhân để lưu trữ tài liệu và thiết bị.
• Phone Booth hoặc Focus Booth: Không gian cách âm dành cho các cuộc họp trực tuyến, gọi điện hoặc làm việc cần sự tập trung.

Theo thông báo chính thức về việc sửa đổi省令 quy định tiêu chuẩn cho tư cách lưu trú "Kinh doanh - Quản lý" của ISA, các tiêu chuẩn về vốn, nhân sự và văn phòng đã thay đổi đáng kể:

Hai thay đổi có ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn văn phòng là:

• Tăng yêu cầu về vốn đầu tư lên 6 lần;
• Bắt buộc tuyển dụng nhân viên chính thức.

Những thay đổi này khiến Doanh nghiệp không chỉ cần một địa chỉ đăng ký kinh doanh mà còn phải có văn phòng đáp ứng nhu cầu hoạt động thực tế, với không gian và cơ sở vật chất phù hợp để bố trí nơi làm việc cho người quản lý và nhân viên.

Theo hướng dẫn làm rõ tiêu chuẩn tư cách lưu trú đối với người kinh doanh nước ngoài do ISA công bố, doanh nghiệp đăng ký Business Manager Visa phải chứng minh việc kinh doanh và quản lý được thực hiện thực chất, thông qua một địa điểm kinh doanh tồn tại trên thực tế (事業所の確保・存在), chứ không chỉ tồn tại trên giấy tờ.

Virtual Office và Coworking dạng free-address (không có phòng riêng cố định) không đáp ứng được yêu cầu này vì hai lý do:

• Không có không gian làm việc vật lý cố định: Virtual Office chỉ cung cấp địa chỉ để nhận thư tín, không có nơi làm việc thực tế để cơ quan chức năng xác minh hoạt động kinh doanh.
• Không đảm bảo tính độc quyền sử dụng: Với Coworking free-address, doanh nghiệp không có khu vực làm việc cố định, riêng biệt, trong khi từ 16/10/2025, văn phòng còn phải đủ chỗ bố trí cho ít nhất 1 nhân viên chính thức làm việc thường xuyên, điều mà mô hình chỗ ngồi linh hoạt (Hot Desk) không thể đáp ứng.

Do đó, nếu doanh nghiệp có kế hoạch đăng ký Business Manager Visa, nên loại hai mô hình này khỏi phương án ngay từ đầu, thay vào đó lựa chọn văn phòng dịch vụ hoặc văn phòng truyền thống có phòng làm việc độc lập.

Về nguyên tắc, ISA quy định việc sử dụng nhà riêng làm địa điểm kinh doanh không được chấp nhận, kể cả trước và sau đợt cải cách 2025. Lý do chủ yếu:

• Khó tách biệt giữa sinh hoạt cá nhân và hoạt động kinh doanh: Cơ quan chức năng khó xác minh liệu địa chỉ đó có thực sự đang vận hành hoạt động kinh doanh, hay chỉ đăng ký với mục đích hợp thức hóa hồ sơ visa.
• Không đáp ứng tiêu chuẩn quy mô kinh doanh tương xứng: Với yêu cầu mới về nhân viên chính thức và vốn điều lệ tối thiểu 30 triệu yên, một căn hộ hoặc nhà riêng thông thường khó chứng minh đủ điều kiện vận hành ở quy mô doanh nghiệp đang yêu cầu.

Ngoại lệ hiếm hoi có thể được xem xét nếu nhà ở có khu vực tách biệt hoàn toàn dùng riêng cho kinh doanh (ví dụ: có lối vào riêng, không gian hoàn toàn độc lập với nơi sinh hoạt), nhưng trên thực tế rất ít hồ sơ dạng này được chấp thuận, nên doanh nghiệp không nên đặt cược vào phương án này.

Tổng hợp từ các quy định trên, một văn phòng đáp ứng đủ điều kiện để đăng ký thành lập công ty và đăng ký Business Manager Visa năm 2026 cần thỏa mãn đồng thời các tiêu chí sau:

• Có địa chỉ hợp lệ để đăng ký tại Cục Pháp vụ: Đáp ứng yêu cầu đăng ký địa chỉ trụ sở (本店所在地) theo thủ tục đăng ký thương mại - pháp nhân tại Cục Pháp vụ Nhật Bản (Legal Affairs Bureau).
• Không gian làm việc độc lập, có ranh giới rõ ràng: Tách biệt với không gian sinh hoạt cá nhân hoặc không gian dùng chung với các doanh nghiệp khác.
• Được sử dụng liên tục, lâu dài: Không phải phòng họp thuê theo giờ hoặc không gian sử dụng ngắn hạn.
• Đủ diện tích bố trí cho người quản lý và ít nhất 1 nhân viên chính thức: Đáp ứng yêu cầu tuyển dụng bắt buộc theo quy định mới.
• Có thể chứng minh bằng hợp đồng thuê hợp lệ: Đứng tên công ty (không phải cá nhân), thể hiện rõ mục đích sử dụng làm văn phòng kinh doanh.

Với các tiêu chuẩn này, Văn phòng truyền thống và văn phòng dịch vụ có phòng riêng là hai lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp có kế hoạch đăng ký Business Manager Visa.

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản (ISA) nêu rõ việc sử dụng nhà riêng (Home Office) làm địa điểm kinh doanh về nguyên tắc không được chấp nhận.

Theo quy định của ISA, Doanh nghiệp muốn đăng ký Business Manager Visa phải có địa điểm kinh doanh độc lập, phù hợp với quy mô và hoạt động thực tế.

Nếu Doanh nghiệp có kế hoạch đăng ký Business Manager Visa, Doanh nghiệp nên lựa chọn Văn phòng truyền thống (Traditional Office) hoặc Văn phòng dịch vụ (Serviced Office) có phòng làm việc độc lập để đáp ứng yêu cầu về cơ sở kinh doanh và giảm thiểu rủi ro trong quá trình xét duyệt hồ sơ.

Quy định của ISA về việc thành lập doanh nghiệp (Nguồn: ISA)

Nếu Doanh nghiệp chỉ vận hành từ xa và chưa có nhu cầu đăng ký hồ sơ Business Manager Visa hoặc thực hiện các thủ tục yêu cầu địa điểm kinh doanh thực tế, việc thuê văn phòng vật lý là chưa cần thiết trong giai đoạn đầu.

Tuy nhiên, nếu Doanh nghiệp có kế hoạch thành lập công ty, đăng ký Business Manager Visa, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh cần chứng minh sự hiện diện tại Nhật Bản, việc có một văn phòng phù hợp sẽ là yếu tố quan trọng.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng các mô hình như:

• Văn phòng ảo (Virtual Office);
• Chỗ ngồi trong không gian làm việc chung (Coworking Space);
• Địa chỉ chỉ sử dụng để đăng ký công ty;

Các mô hình này thường không đáp ứng yêu cầu về địa điểm kinh doanh độc lập đối với hồ sơ Business Manager Visa.

Guarantor Company là công ty bảo lãnh đứng ra cam kết thực hiện các nghĩa vụ tài chính của bên thuê đối với chủ tòa nhà, bao gồm tiền thuê và các khoản phát sinh theo hợp đồng.

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải thuê công ty bảo lãnh. Tuy nhiên, nhiều chủ tòa nhà tại Nhật Bản yêu cầu Doanh nghiệp, đặc biệt là Doanh nghiệp nước ngoài hoặc mới thành lập, phải có Công ty bảo lãnh (Guarantor Company) để bảo đảm nghĩa vụ thanh toán tiền thuê và các khoản phát sinh theo hợp đồng.

Nếu chủ tòa nhà không yêu cầu công ty bảo lãnh, Doanh nghiệp có thể được yêu cầu sử dụng người bảo lãnh cá nhân (Personal Guarantor) hoặc đáp ứng các điều kiện khác theo chính sách của bên cho thuê.

Thuê Văn phòng ảo (Virtual Office) là hình thức hợp pháp tại Nhật Bản và thường được Doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn khi:

• Đăng ký địa chỉ liên lạc và nhận thư từ;
• Chưa có nhu cầu sử dụng văn phòng làm việc thường xuyên;
• Muốn tối ưu chi phí trong giai đoạn đầu hoạt động;
• Xây dựng hình ảnh Doanh nghiệp với địa chỉ kinh doanh tại các khu vực thuận lợi.

Tuy nhiên, Văn phòng ảo (Virtual Office) không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi mục đích sử dụng.

Đối với Doanh nghiệp có kế hoạch đăng ký Business Manager Visa hoặc cần chứng minh địa điểm kinh doanh thực tế, sự hiện diện và hoạt động kinh doanh tại Nhật Bản trong một số thủ tục hành chính hoặc giao dịch, Văn phòng ảo thường không đáp ứng được yêu cầu do không có không gian làm việc độc lập và cơ sở kinh doanh thực tế.

Có thể, nhưng phụ thuộc vào hợp đồng thuê. Nếu hợp đồng quy định việc hoàn trả mặt bằng phải do chủ tòa nhà hoặc đơn vị do chủ tòa nhà chỉ định thực hiện, Doanh nghiệp phải tuân theo quy định này.

Trường hợp hợp đồng không quy định cụ thể, Doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc thuê đơn vị khác, nhưng cần được bên cho thuê chấp thuận và bảo đảm mặt bằng được khôi phục đúng theo yêu cầu của hợp đồng.