Giấy chứng nhận thành lập công ty Nhật Bản: 4 loại, quy trình cấp (2026)

Khi thành lập công ty tại Nhật Bản, doanh nghiệp cần sử dụng Giấy chứng nhận thông tin đăng ký trong nhiều thủ tục như mở tài khoản ngân hàng, thực hiện thủ tục hành chính và giao dịch với đối tác.

Tùy vào nội dung cần xác nhận, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 4 loại Giấy chứng nhận thông tin đăng ký do Cục Pháp vụ Nhật Bản cấp.

Vậy 4 loại Giấy chứng nhận này khác nhau như thế nào và doanh nghiệp nên lựa chọn loại nào?

Hãy cùng chuyên gia GLA tìm hiểu đặc điểm, phạm vi thông tin và mục đích sử dụng của từng loại để lựa chọn đúng tài liệu khi vận hành doanh nghiệp tại Nhật Bản.

1. Giấy chứng nhận thành lập công ty Nhật Bản là gì?

Giấy chứng nhận thành lập công ty Nhật Bản (Company Registration Certificate ("CRC")) là giấy chứng nhận các thông tin đã đăng ký của công ty tại Nhật Bản. Đây là tài liệu do Cục Pháp vụ Nhật Bản (Legal Affairs Bureau ("LAB")) cấp sau khi thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp hoàn tất.

Mẫu Giấy chứng nhận đăng ký công ty Nhật Bản (Nguồn: Bộ Tư pháp Nhật Bản Ministry of Justice ("MOJ"))

Giấy chứng nhận thành lập công ty Nhật Bản là tài liệu xác nhận doanh nghiệp đã hoàn tất đăng ký pháp nhân và cung cấp các thông tin chính thức được ghi nhận trong hệ thống đăng ký thương mại của Nhật Bản.

Nội dung trên Giấy chứng nhận thành lập công ty Nhật Bản bao gồm:

• Tên công ty và loại hình doanh nghiệp.
• Trụ sở đăng ký của công ty tại Nhật Bản.
• Mục đích kinh doanh đã đăng ký.
• Vốn điều lệ của doanh nghiệp.
• Thông tin người đại diện và các chức danh quản lý được đăng ký.
• Ngày thành lập và đăng ký doanh nghiệp.
• Các thông tin khác thuộc nội dung đăng ký thương mại của công ty.

2. Phân biệt CRC và Giấy chứng nhận con dấu (CSC)

2.1. Giấy chứng nhận con dấu (CSC) là gì?

Giấy chứng nhận con dấu (Company Seal Certificate ("CSC")) là tài liệu do Cục Pháp vụ Nhật Bản (LAB) cấp, xác nhận con dấu của công ty đã được đăng ký hợp lệ tại Nhật Bản.

Mẫu Giấy chứng nhận con dấu công ty Nhật Bản (Nguồn: JETRO)

Con dấu doanh nghiệp (Registered Company Seal ("RCS")) được sử dụng trong nhiều giao dịch và thủ tục quan trọng. Giấy chứng nhận con dấu đi kèm giúp đối tác, ngân hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền xác minh tính hợp lệ của con dấu trên tài liệu.

Con dấu công ty đã đăng ký thường được sử dụng trong các trường hợp như:

• Ký kết hợp đồng và thực hiện các giao dịch yêu cầu sử dụng con dấu đã đăng ký.
• Thực hiện thủ tục vay vốn hoặc giao dịch với ngân hàng khi được yêu cầu.
• Thực hiện các giao dịch liên quan đến tài sản cần đăng ký tên như bất động sản hoặc chứng khoán.
• Nộp hồ sơ cho cơ quan hành chính hoặc các cơ quan, tổ chức yêu cầu giấy chứng nhận con dấu.

Trong những giao dịch yêu cầu chứng minh con dấu được sử dụng là con dấu đã đăng ký của doanh nghiệp, Giấy chứng nhận con dấu (CSC) được sử dụng để xác minh thông tin về con dấu đã đăng ký.

2.2. Bảng so sánh nhanh CRC và CSC

CRC và CSC là hai loại giấy tờ khác nhau, trong đó CRC xác nhận thông tin đăng ký của doanh nghiệp còn CSC xác nhận con dấu doanh nghiệp đã được đăng ký.

Để giúp Doanh nghiệp xác định đúng loại giấy tờ cần sử dụng trong từng thủ tục, chuyên gia tư vấn doanh nghiệp tại GLA đã tổng hợp các điểm khác biệt chính trong bảng dưới đây:

3. Nội dung trên giấy chứng nhận thay đổi theo loại hình doanh nghiệp

Giấy chứng nhận thông tin đăng ký công ty tại Nhật Bản thể hiện các thông tin pháp lý của doanh nghiệp đã được đăng ký tại Cục Pháp vụ Nhật Bản. Phạm vi thông tin trên giấy chứng nhận phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và các nội dung đăng ký tương ứng.

• Đối với công ty cổ phần (Kabushiki Kaisha), giấy chứng nhận cần thể hiện các thông tin về công ty, cổ phần, cơ cấu quản lý và người đại diện.
• Đối với Godo Kaisha (GK), giấy chứng nhận cần thể hiện các thông tin phù hợp với cơ cấu thành viên góp vốn và người đại diện của loại hình doanh nghiệp.
• Đối với chi nhánh của công ty nước ngoài tại Nhật Bản, doanh nghiệp cũng được cấp Giấy chứng nhận thông tin đăng ký sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký. Tuy nhiên, thông tin trên giấy chứng nhận của chi nhánh sẽ khác với công ty con vì chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập tại Nhật Bản.

Danh sách các thông tin xuất hiện trong giấy chứng nhận thành lập công ty KK Nhật Bản

4. Giấy chứng nhận thành lập công ty Nhật Bản được sử dụng khi nào?

Giấy chứng nhận thành lập công ty Nhật Bản được sử dụng để xác minh thông tin đăng ký và tư cách pháp lý của doanh nghiệp trong các thủ tục với ngân hàng, cơ quan nhà nước, nhà đầu tư và đối tác.

Tùy mục đích, công ty cần cung cấp loại giấy chứng nhận phù hợp với nội dung được yêu cầu.

Để giúp công ty Nhật Bản xác định khi nào cần sử dụng Giấy chứng nhận thành lập công ty Nhật Bản và mục đích của giấy tờ này trong từng thủ tục, chuyên gia tư vấn doanh nghiệp tại GLA đã tổng hợp các trường hợp phổ biến trong bảng dưới đây:

5. 4 loại giấy chứng nhận thông tin đăng ký công ty tại Nhật Bản

Giấy chứng nhận thành lập công ty Nhật Bản gồm 4 loại chính, được phân biệt dựa trên phạm vi thông tin được chứng nhận, bao gồm thông tin đăng ký hiện tại, lịch sử thay đổi, thông tin trong hồ sơ đăng ký đã đóng và thông tin về người đại diện.

Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp nhanh chóng phân biệt 4 loại Giấy chứng nhận thông tin đăng ký và xác định loại giấy chứng nhận phù hợp với mục đích sử dụng:

6. Quy trình 3 bước yêu cầu cấp Giấy chứng nhận thành lập công ty tại Nhật bản

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập công ty tại Nhật Bản, công ty Nhật Bản có thể yêu cầu cấp Giấy chứng nhận thành lập công ty để xác nhận các thông tin đã được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký.

Thủ tục được thực hiện theo 3 bước, từ xác định loại giấy chứng nhận, chuẩn bị thông tin, nộp yêu cầu, thanh toán lệ phí đến nhận kết quả.

7. Dùng giấy chứng nhận ở nước ngoài: dịch thuật & hợp pháp hóa

Khi sử dụng Giấy chứng nhận thông tin đăng ký công ty tại Nhật Bản ở nước ngoài, Doanh nghiệp thường cần chuẩn bị bản dịch và chứng nhận/hợp pháp hóa giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận. Hình thức xử lý phụ thuộc vào quốc gia nơi sử dụng hồ sơ và mục đích sử dụng.

7.1. Trường hợp cần bản tiếng Anh

Giấy chứng nhận thông tin đăng ký công ty tại Nhật Bản được cấp bằng tiếng Nhật.

Vì vậy, khi sử dụng giấy chứng nhận tại nước ngoài, cơ quan, ngân hàng hoặc đối tác yêu cầu hồ sơ bằng tiếng Anh, công ty Nhật Bản cần chuẩn bị bản dịch tiếng Anh và thực hiện các thủ tục chứng nhận liên quan theo yêu cầu của bên tiếp nhận. Doanh nghiệp có thể thực hiện theo hướng sau:

• Xin bản gốc tiếng Nhật của Giấy chứng nhận thông tin đăng ký công ty.
• Dịch giấy chứng nhận sang tiếng Anh theo yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận.
• Công chứng hoặc chứng nhận bản dịch nếu bên tiếp nhận yêu cầu.
• Thực hiện Apostille hoặc chứng nhận lãnh sự tùy theo quy định của quốc gia và cơ quan tiếp nhận.

7.2. Trường hợp cần bản tiếng Việt để nộp hồ sơ tại Việt Nam

Từ 11/09/2026, giấy tờ công của Nhật Bản thuộc phạm vi Công ước Apostille có thể được sử dụng tại Việt Nam sau khi được cấp chứng nhận Apostille, thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước đây.

Nếu Giấy chứng nhận thông tin đăng ký công ty của Nhật Bản không được lập bằng tiếng Việt, Doanh nghiệp cần kèm bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi chuẩn bị bản dịch để bảo đảm hồ sơ được chấp nhận. Quy trình cơ bản gồm:

• Xin bản gốc tiếng Nhật của Giấy chứng nhận thông tin đăng ký công ty.
• Xin chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản nếu giấy tờ thuộc phạm vi Công ước.
• Dịch giấy tờ sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực bản dịch theo quy định.
• Nộp giấy tờ kèm Apostille và bản dịch tiếng Việt cho cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam.

Đối với giấy tờ không thuộc phạm vi áp dụng của Công ước Apostille, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự vẫn có thể được áp dụng. Trong trường hợp này, Doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định hiện hành và yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

GLA hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp chuẩn bị và thực hiện các thủ tục liên quan đến chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự Giấy chứng nhận thông tin đăng ký công ty Nhật Bản và các hồ sơ doanh nghiệp, giúp quá trình hoàn thiện hồ sơ thuận tiện và phù hợp với yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

8. GLA hỗ trợ doanh nghiệp nhận giấy chứng nhận thành lập công ty tại Nhật Bản như thế nào?

Giấy chứng nhận thành lập công ty Nhật Bản là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp xác nhận thông tin đăng ký sau khi hoàn tất thủ tục thành lập.

Để đưa công ty vào hoạt động doanh nghiệp còn cần thực hiện các thủ tục sau thành lập như mở tài khoản ngân hàng và đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ. GLA hỗ trợ doanh nghiệp từ thành lập công ty tại Nhật Bản đến nhận Giấy chứng nhận thành lập công ty Nhật Bản và vận hành sau thành lập.

9. Những câu hỏi thường gặp về giấy chứng nhận thành lập công ty tại Nhật Bản

Ý chính nổi bật

• Giấy chứng nhận thông tin đăng ký công ty là tài liệu chính thức xác nhận các thông tin pháp lý của doanh nghiệp đã được đăng ký tại Cục Pháp vụ Nhật Bản, phục vụ các thủ tục ngân hàng, hành chính và giao dịch với đối tác.
• Giấy chứng nhận con dấu xác nhận con dấu doanh nghiệp đã được đăng ký hợp lệ tại Nhật Bản.
• Doanh nghiệp có thể lựa chọn 4 loại Giấy chứng nhận thông tin đăng ký tùy theo phạm vi thông tin cần xác nhận: thông tin hiện tại, toàn bộ lịch sử thông tin, thông tin về người đại diện và thông tin đã đóng.
• Doanh nghiệp có thể yêu cầu cấp Giấy chứng nhận trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến.
• Khi thông tin doanh nghiệp thay đổi, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi theo thời hạn quy định và có thể yêu cầu cấp Giấy chứng nhận mới để phản ánh thông tin đã được cập nhật.