Văn phòng đại diện Singapore: Hướng dẫn chi tiết (2025)

Thành lập văn phòng đại diện tại Singapore là một bước đi chiến lược giúp các doanh nghiệp nước ngoài thăm dò thị trường mà không cần cam kết tài chính lớn. 

Bài viết sau đây của GLA sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc mở văn phòng đại diện tại Singapore, từ định nghĩa, ưu nhược điểm, yêu cầu và quy trình mở văn phòng cho đến những lưu ý quan trọng.

1. Văn phòng đại diện Singapore là gì?

Theo luật Singapore, văn phòng đại diện (“VPĐD”) hay Representative Office - RO là hình thức hiện diện thương mại được các công ty nước ngoài thành lập tại Singapore để khảo sát thị trường, xây dựng mới quan hệ kinh doanh hoặc tiến hành các hoạt động phi lợi nhuận.

Khác với các loại hình công ty ở Singapore, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động thương mại sinh lợi, như ký kết hợp đồng hoặc nhận thanh toán, cung cấp dịch vụ sinh lời, thực hiện hoạt động tài chính.

Văn phòng đại diện được xem như là 1 phần của công ty mẹ ở nước ngoài. Vì vậy, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm 100% cho mọi hoạt động của VPĐD.

2. Đâu là các hoạt động văn phòng đại diện được phép thực hiện?

Theo bộ luật công ty Singapore, văn phòng đại diện không được phép tham gia vào các hoạt động sinh lời ở Singapore. 

Văn phòng đại diện chỉ được phép  ham gia các hoạt động mà công ty mẹ chịu trả phí thực hiện. Các hoạt động văn phòng đại diện được phép thực hiện bao gồm, nhưng không giới hạn;

1. Tham gia hội trợ thương mại, triễn lãm, trình bày sản phẩm cho du khách tham quan.
2. Nghiên cứu thị trường, nhu cầu sản phẩm, dịch vụ tiềm năng.
3. Xây dựng mối quan hệ với các đối tác tiềm năng.
4. Xử lý giải đáp thắc mắc khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.

3. Tại sao Doanh nghiệp nên thành lập văn phòng đại diện ở Singapore?

Kinh doanh xuyên biên giới, xây dựng sự hiện diện ở nước ngoài là bước tiến kinh doanh quan trọng của mọi doanh nghiệp trên đà phát triển. Nhưng làm thế nào để vừa tối ưu vận hành, chi phí, vừa nhận diện được thị trường tiềm năng là bài toán phức tạp.

Chính vì vậy, nhiều Doanh nghiệp lựa chọn mở văn phòng đại diện ở Singapore lúc đầu vì các lợi ích sau:

3.1. Tiếp cận thị trường

Singapore là cửa ngõ thương mại quan trọng tại khu vực Đông Nam Á. Thành lập văn phòng đại diện giúp công ty nước ngoài nghiên cứu thị trường nội địa Singapore hoặc các quốc gia và tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua các cuộc gặp, hội triễn lãm.

3.2. Chi phí thấp

So với việc thành lập công ty , việc thành lập văn phòng đại diện có chi phí thấp hơn nhiều, phù hợp với những doanh nghiệp muốn tìm hiểu trước khi quyết định đầu tư lâu dài.

3.3. Chính sách mở công ty thuận lợi

Chính phủ Singapore tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nước ngoài với môi trường pháp lý minh bạch và ổn định. Bên cạnh đó, hệ thống hành chính điện tử cho phép quy trình mở văn phòng diễn ra nhanh chóng, hiệu quả. 

4. Điều kiện để mở văn phòng đại diện tại Singapore

4.1. Điều kiện cho công ty mẹ

Các công ty ở nước ngoài mong muốn đăng ký văn phòng đại diện đặt trụ sở ở Singapore càn thỏa mãn các yêu cầu sau để được cấp phép.

• Công ty mẹ tại nước ngoài phải có lịch sử hoạt động ít nhất 3 năm.
• Doanh thu của công ty mẹ phải đạt ít nhất 250,000 USD/năm.
• Văn phòng đại diện chỉ được phép có tối đa 4 nhân viên, bao gồm cả người nước ngoài và người bản địa. Văn phòng phải có 1 trưởng phòng để quản lý văn phòng đại diện.

Nếu công ty mẹ ở nước ngoài đáp ứng các điều kiện trên, Doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị tài liệu cần thiết để đăng ký mở văn phòng tại Singapore.

4.2. Điều kiện cho văn phòng đại diện 

Để mở văn phòng đại diện, Doanh nghiệp sẽ cần:

• Tên văn phòng  trùng tên công ty mẹ.
• Địa chỉ văn phòng đại diện ở Singapore. Global Links Asia sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp dịch vụ địa chỉ đăng ký ở Singapore.

5. Quy trình thành lập văn phòng đại diện ở Singapore

5.1. Hồ sơ chuẩn bị 

Các loại giấy tờ bắt buộc cần có gồm:

• Đơn đăng ký mở văn phòng.
• Bản sao chứng nhận thành lập công ty mẹ.
• Bản sao báo cáo thường niên mới nhất và báo cáo kiểm toán của công ty mẹ.
• Các giấy tờ bổ sung như brochure, hợ đồng webiste.
• Tất cả giấy tờ đều phải bằng tiếng anh và việc chứng thực phải tuân theo điều khoản và quy định chính phủ Singapore, thực hiện bởi cơ quan thẩm quyền ( văn phòng công chứng).

5.2. Quy trình mở văn phòng đại diện với sự hỗ trợ từ GLA

6. Lưu ý sau khi mở văn phòng đại diện ở Singapore

6.1. Thời gian hoạt động và gia hạn

Văn phòng đại diện tại Singapore chỉ được hoạt động tối đa 3 năm và phải gia hạn mỗi năm.

Sau 3 năm, công ty phải cân nhắc chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp khác như chi nhánh công ty (Branch office), Công ty tư nhân hữu hạn (Pte. Ltd.), công ty hợp danh để tiếp tục hoạt động.

6.2. Thuế và các vấn đề pháp lý

Văn phòng đại diện không được coi là pháp nhân riêng biệt và không có nghĩa vụ nộp thuế và báo cáo tài chính, báo cáo thuế hằng năm tại Singapore. 

Tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các quy định về pháp luật lao động và bảo hiểm cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.

6.3. Tuân thủ luật khai báo, trình bày thông tin

Trên tất cả các tài liệu truyền thông, văn phòng đại diện phải in rõ ràng dòng chữ “Văn phòng đại diện đã đăng ký tại Singapore”.

Ngoài ra, Văn phòng đại diện phải thông báo cho cục Enterprise Singapore (IE) trong vòng 1 tháng về bất kỳ thay đổi nào về địa chỉ văn phòng, số điện thoại hoặc số fax.

Văn phòng đại diện phải thông báo cho IE trong vòng 1 tháng kể từ khi đóng cửa hoạt động hoặc sau khi chuyển đổi thành chi nhánh hoặc công ty con.

7. GLA hỗ trợ Doanh nghiệp mở văn phòng đại diện ở Singapore như thế nào?

Global Link Asia Consulting (GLA) tự hào là đối tác tin cậy, cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Singapore. GLA sẽ hỗ trợ doanh nghiệp

• Tư vấn chi tiết quy trình và yêu cầu pháp lý.
• Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký.
• Dịch vụ văn phòng và hỗ trợ tuyển dụng nhân sự, đăng ký giấy phép lao động cho người nước ngoài.
• Hỗ trợ sau thành lập như quản lý nhân sự, thiết kế website, tư vấn thuế, pháp lý.

Với kinh nghiệm sâu rộng và đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, GLA đảm bảo mang đến dịch vụ tốt nhất giúp doanh nghiệp nhanh chóng mở rộng thị trường tại Singapore.

8. Những câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện tại Singaore

Ý chính nổi bật

• Văn phòng đại diện tại Singapore chỉ thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường và quảng bá thương hiệu, không được phép kinh doanh sinh lợi.
• Điều kiện thành lập bao gồm công ty mẹ hoạt động ít nhất 3 năm, doanh thu tối thiểu 250,000 USD/năm và số lượng nhân viên tối đa 4 người cho văn phòng.
• Thủ tục đăng ký đơn giản, thông qua Enterprise Singapore và ACRA và thường mất từ 1-2 tuần để xét duyệt.
• Thời gian hoạt động tối đa của văn phòng đại diện là 3 năm, sau đó doanh nghiệp cần cân nhắc chuyển đổi sang hình thức công ty tư nhân hữu hạn (Pte. Ltd.) để tiếp tục hoạt động.