Tuân thủ hàng năm công ty Mỹ 2025: Yêu cầu, hạn và phạt

Mở công ty tại Mỹ không có nghĩa là xong. Nhưng rất nhiều chủ doanh nghiệp lại nghĩ vậy, chỉ cần bán hàng và kinh doanh, còn công ty để yên một chỗ.

GLA đã tư vấn cho hơn 317 chủ công ty Mỹ và nhận thấy đây là sai lầm phổ biến nhất. Nhiều người chọn dịch vụ rẻ, thiếu uy tín, để rồi 1 năm sau hoảng hốt khi nhận thư yêu cầu tuân thủ từ cơ quan thuế và quản lý tại các tiểu bảng yêu cầu giải thích tại sao không tuân thủ, đóng thuế hay chưa cập nhập thông tin.

Thực tế, tuân thủ nghĩa vụ hàng năm không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn bảo vệ uy tín và sự ổn định của công ty. Hãy cùng chuyên gia GLA tìm hiểu từng yêu cầu và cách chuẩn bị để công ty bạn luôn đúng luật nhấ trong bài viết dưới đây.

Nghĩa vụ tuân thủ hằng năm cấp liên bang

Nghĩa vụ nộp thuế IRS

Theo quy định về Business Tax của cơ quan thuế liên bang Mỹ IRS, tất cả các công ty Mỹ phải hiểu nghĩa vụ nộp hồ sơ thuế liên bang của mình. Nghĩa vụ nộp thuế sẽ khác nhau tùy theo loại hình công ty tại Mỹ.

1 điểm chủ công ty cần lưu ý là ngay cả khi công ty Mỹ không tạo ra doanh thu thu nhập, công ty tại Mỹ vẫn cần phải làm báo cáo thuế cho thu nhập bằng 0.

Yêu cầu nộp báo cáo sẽ áp dụng cho mọi loại hình công ty từ Sole proprietorhsip, Partnership, LLC, C-Corporation tới S-Corporation.

Hạn nộp thuế cho các loại hình công ty sẽ như sau:

• 15 tháng 3 : Công ty Hợp danh và S-Corporation
• 15 tháng 4 : C-Corporation và tờ khai cá nhân có Biểu C
• Các công ty đều có thể gia hạn 6 tháng để nộp hồ sơ thuế thông qua mẫu 7004.

Form 1120 khai báo thuế dành cho công ty Corporation

Nghĩa vụ riêng cho các công ty Mỹ có chủ sỡ hữu là người nước ngoài

Form 5472 cho công ty sở hữu quốc tế

Mẫu 5472 đại diện cho một trong những nghĩa vụ tuân thủ quan trọng nhất đối với các thực thể Mỹ thuộc sở hữu nước ngoài, với các hình phạt nghiêm trọng cho việc không tuân thủ.

Mẫu này phải được nộp bởi LLC 100% sở hữu nước ngoài được coi là thực thể không được tính và công ty với 25% trở lên quyền sở hữu nước ngoài. 

Đây là yêu cầu bắt buộc vì các chủ doanh nghiệp nước ngoài cần lưu ý rằng Mỹ là 1 trong các trung tâm tài chính của thế giới, thu hút rất nhiều nguồn tài chính từ khắp mọi nơi trên toàn cầu. 

Vì vậy, Mỹ áp dụng các chính sách phòng chống rửa tiền (Anti-money laundering policy) để kiểm tra các luồn tiền từ các chủ công ty nước ngoài. 

Các giao dịch phải báo cáo bao gồm hầu như tất cả các giao dịch giữa thực thể Mỹ và các bên liên quan nước ngoài, bao gồm:

• Khoản vay và ứng trước giữa các bên liên quan
• Bán hàng tồn kho hoặc dịch vụ ở bất kỳ mức giá nào
• Sử dụng tài sản hữu hình hoặc vô hình
• Thanh toán dịch vụ, tiền thuê hoặc tiền bản quyền
• Bảo đảm được cung cấp bởi hoặc cho các bên liên quan

Nếu không tuân thủ nghĩa vụ này, hình phạt đặc biệt khắc nghiệt, với phạt tối thiểu 25.000 đô la cho mỗi Mẫu 5472 không nộp hoặc nộp sai. 

Hình phạt này áp dụng cho mỗi cá nhân là chủ sở hữu nước ngoài, có nghĩa là các thực thể có nhiều bên liên quan nước ngoài đối mặt với rủi ro cao hơn theo cấp số nhân.

Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ

Yêu cầu lưu giữ hồ sơ đòi hỏi tài liệu tỉ mỉ. 

Các công ty phải duy trì hồ sơ chi tiết về tất cả các giao dịch phải báo cáo trong tối thiểu năm năm, bao gồm 

1. Hợp đồng, 
2. Hóa đơn, 
3. Hồ sơ kế toán 
4. Tài liệu hỗ trợ chứng minh mục đích kinh doanh và tính chất độc lập của các giao dịch.

Nghĩa vụ tuân thủ hằng năm cấp tiểu bang

Nghĩa vụ thuế bán hàng (Sales tax)

Quyết định Wayfair của Tối cao Pháp viện năm 2018 đã cách mạng hóa nghĩa vụ thuế bán hàng của bang, tạo ra tiêu chuẩn nexus kinh tế áp dụng cho các doanh nghiệp bất kể sự hiện diện vật lý.

ầu hết các bang hiện yêu cầu đăng ký và thu thuế bán hàng khi doanh nghiệp vượt quá 100.000 đô la doanh số hàng năm hoặc 200 giao dịch riêng biệt cho khách hàng trong bang.

Mỗi bang sẽ có quy định khác nhau để xác định Doanh nghiệp có cần đăng ký và đóng thuế Sales tax không

• California: Ngưỡng 500.000 đô la không có yêu cầu số lượng giao dịch
• Texas: Ngưỡng 500.000 đô la bắt đầu từ 1 tháng 1, 2025
• Florida: Không có luật nexus kinh tế tính đến năm 2025
• Alabama: Ngưỡng 250.000 đô la cho doanh nghiệp ngoài bang

Ngưỡng nexus thuế bán hàng tại từng tiểu bang (Nguồn: Alavara)

Một khi nexus được thiết lập, nghĩa vụ nộp hồ sơ liên tục thường yêu cầu tờ khai thuế bán hàng hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm bất kể có xảy ra doanh số trong các giai đoạn tiếp theo hay không. Bỏ lỡ hạn nộp có thể dẫn đến phạt ngay cả khi không có thuế nào được nợ.

Nghĩa vụ thuế nhượng quyền

Thuế nhượng quyền vẫn là một trong những nghĩa vụ cấp bang quan trọng nhất đối với các công ty được thành lập tại First State. (Công ty thành lập lần đầu tại 1 tiểu bang đầu tiên)

Phí hàng năm tối thiểu 300 đô la áp dụng cho hầu hết các công ty, nhưng các thực thể có số lượng cổ phần được ủy quyền cao hơn hoặc tài sản gốp đáng kể có thể đối mặt với các đánh giá cao hơn nhiều bằng cách sử dụng Phương pháp Cổ phần Được Ủy quyền hoặc Phương pháp Vốn Giá trị Ngang bằng Giả định.

Các bang khác có nghĩa vụ thuế nhượng quyền đáng kể bao gồm:

• Texas: Báo cáo không có thuế vẫn yêu cầu nộp hồ sơ hàng năm
• Pennsylvania: Thuế cho vay công ty và thuế nhượng quyền cổ phần vốn
• New York: Các cấu trúc phí khác nhau dựa trên loại thực thể và mức thu nhập

Báo cáo hằng năm cấp tiểu bang

Yêu cầu tuân thủ của bang tạo ra một mạng lưới phức tạp các nghĩa vụ khác nhau đáng kể giữa các khu vực pháp lý.

Mỗi bang yêu cầu một số hình thức báo cáo hàng năm hoặc tuyên bố thông tin để duy trì tình trạng công ty tốt, nhưng các yêu cầu cụ thể, thời hạn và phí khác nhau đáng kể.

• Thông tin chính thường được yêu cầu bao gồm:
• Tên và địa chỉ đại lý đăng ký hiện tại
• Địa chỉ kinh doanh chính và địa chỉ gửi thư
• Tên và địa chỉ của tất cả thành viên, người quản lý, giám đốc hoặc cán bộ
• Mục đích kinh doanh và bản chất hoạt động
• Thông tin cổ phần được ủy quyền cho công ty

Yêu cầu tuân thủ mới BOI

Đạo luật Minh bạch Công ty  (BOI Reporting Rule)đã tạo ra những nghĩa vụ tuân thủ liên bang hoàn toàn mới có hiệu lực từ 1 tháng 1, 2024. 

Các công ty tại Mỹ phải nộp báo cáo Thông tin Chủ sở hữu Có lợi ban đầu với Mạng lưới Thực thi Tội phạm Tài chính (FinCEN) 

Yêu cầu nộp hồ sơ FinCEN áp dụng cho hầu hết các công ty và LLC Mỹ, với các ngoại lệ hạn chế cho các công ty hoạt động lớn, các thực thể được quy định và các doanh nghiệp không hoạt động. Các báo cáo phải xác định:

• Tất cả chủ sở hữu có lợi với 25% trở lên quyền sở hữu hoặc kiểm soát đáng kể
• Người đăng ký công ty cho các thực thể được thành lập sau 1 tháng 1, 2024
• Thông tin xác định đầy đủ bao gồm tên, địa chỉ và số nhận dạng

Hình phạt cho việc không tuân thủ bao gồm phạt dân sự lên đến 500 USD. mỗi ngày và hình phạt hình sự bao gồm phạt tiền lên đến 10.000 đô la và tù lên đến hai năm. Cập nhật phải được nộp trong vòng 30 ngày kể từ bất kỳ thay đổi nào đối với thông tin được báo cáo.

GLA hỗ trợ Doanh nghiệp tuân thủ nghĩa vụ công ty Mỹ như thế nào?

Với hơn 10 năm kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm chủ doanh nghiệp vận hành công ty Mỹ bền vững, GLA sẽ cung cấp dịch vụ tuân thủ trọn gói cho doanh nghiệp hoạt động tại Mỹ, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định phức tạp và tránh phạt đắt đỏ.

• Hỗ trợ nộp các mẫu thuế bắt buộc như Form 1120, Form 5472, và các báo cáo thuế chuyên biệt cho doanh nghiệp sở hữu nước ngoài
• Đảm bảo công ty luôn có đại diện pháp lý hợp lệ tại các bang hoạt động
• Quản lý toàn bộ nghĩa vụ báo cáo định kỳ để duy trì good standing
•  Hỗ trợ nộp báo cáo chủ sở hữu thực tế theo Corporate Transparency Act 
• Giám sát và đăng ký thuế bán hàng khi đạt ngưỡng kinh tế tại các bang

Liên hệ GLA để được hỗ trợ, tư vấn chi tiết về tuân thủ vận hành công ty sau thành lập tại Mỹ, đảm bảo Doanh nghiệp làm việc hiệu quả, đúng cách với cơ quan tiểu bang và cơ quan liên bang

6. Các câu hỏi thường gặp về tuân thủ hằng năm cho công ty Mỹ

Ý chính nổi bật

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị khai báo thuế liên bang cho cơ quan IRS, nhay cả khi công ty không có doanh thu
• Doanh nghiệp  sở hữu nước ngoài cho công ty Mỹ phải báo cáo mọi giao dịch bên liên quan và lưu hồ sơ 5 năm
• Các công ty bán hàng tại các tiểu bang cần lưu ý về thuế bán hàng tại các tiểu bang và yêu cầu đăng ký