Hướng dẫn chi tiết đăng ký mã số EIN công ty thành lập tại Mỹ (2025)

Khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động hoặc có kế hoạch mở rộng sang thị trường Mỹ, một trong những bước đầu tiên cần thực hiện là đăng ký Mã số EIN (Employer Identification Number) là mã số định danh doanh nghiệp do Cục thuế Mỹ (IRS) cấp.

Mã số EIN gồm 9 chữ số, có định dạng XX-XXXXXXX, được xem như “chứng minh nhân dân” của doanh nghiệp trong hệ thống thuế liên bang Mỹ. Cục thuế Mỹ (IRS) sử dụng EIN để xác định và theo dõi nghĩa vụ thuế của các tổ chức và cá nhân có hoạt động kinh doanh, kể cả khi không có nhân viên.

Nói một cách dễ hiểu, nếu bạn là doanh nghiệp Việt Nam đang mở công ty con, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện tại Mỹ, thì EIN là điều kiện bắt buộc để có thể:

• Khai và nộp thuế liên bang cho các loại thuế: thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế lao động (FICA, FUTA), và thuế tiêu thụ đặc biệt (Excise Tax).
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tại Mỹ:  ngân hàng yêu cầu EIN để xác minh pháp nhân và người đại diện hợp pháp.
• Đăng ký giấy phép kinh doanh, hợp đồng thương mại hoặc hợp đồng lao động, trả lương nhân viên.
• Khai báo với Cơ quan An sinh Xã hội (SSA) khi trả lương cho nhân viên.
• Thực hiện các giao dịch tài chính quốc tế hoặc nội địa như thanh toán, chuyển lợi nhuận, hoặc đầu tư.

Theo hướng dẫn của IRS trong Publication 1635, EIN được cấp cho nhiều loại hình pháp nhân khác nhau, bao gồm:

• Doanh nghiệp tư nhân (Sole Proprietorship).
• Công ty cổ phần (Corporation).
• Công ty hợp danh (Partnership).
• Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC).
• Tổ chức phi lợi nhuận, quỹ tín thác, di sản (Trusts, Estates, Exempt Organizations).
• Và cả các cơ quan chính phủ hoặc tổ chức đặc thù khác.

Mỗi doanh nghiệp chỉ nên có một EIN duy nhất, tương ứng với một pháp nhân riêng biệt. Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi cấu trúc tổ chức (ví dụ: từ sole proprietorship sang corporation), hoặc sáp nhập để hình thành pháp nhân mới, thì Doanh nghiệp cần đăng ký cấp mã EIN mới.

EIN được sử dụng chỉ cho hoạt động kinh doanh, không thay thế cho số an sinh xã hội (SSN) của cá nhân. Ngoài ra, Cục thuế Mỹ (IRS) cũng khuyến cáo không nên sử dụng “người đứng tên hộ” (nominee) để đăng ký EIN, mà phải khai báo đúng người đại diện hợp pháp, gọi là “Responsible Party”, người có quyền kiểm soát hoặc điều hành thực tế doanh nghiệp Mỹ.

Mã số EIN (Employer Identification Number) được cấp và quản lý trực tiếp bởi Cục thuế Mỹ (Internal Revenue Service ("IRS")), cơ quan thuộc Bộ Tài chính Mỹ chịu trách nhiệm thu thuế và thực thi luật thuế liên bang. Đây là cơ quan duy nhất có thẩm quyền phát hành mã số EIN cho các cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh tại Mỹ.

Theo hướng dẫn trong Publication 1635 – Understanding Your EIN của IRS, việc cấp EIN giúp cơ quan thuế xác định và theo dõi nghĩa vụ thuế của từng đơn vị kinh doanh trong toàn hệ thống. 

Khi doanh nghiệp của bạn nộp hồ sơ khai thuế, mở tài khoản ngân hàng hoặc thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác, IRS sẽ sử dụng mã EIN để nhận diện chính xác hồ sơ thuế, tránh trùng lặp hoặc sai lệch thông tin.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin EIN trực tiếp đến IRS thông qua các kênh chính thức sau: đăng ký trực tuyến/ gửi fax/ gửi thư. 

Form đăng ký mã số EIN (Form SS-4)

Từ năm 2012, để đảm bảo tính công bằng và kiểm soát hiệu quả, IRS giới hạn việc cấp EIN ở mức một mã mỗi ngày cho mỗi người chịu trách nhiệm chính (Responsible Party). Điều này giúp tránh tình trạng đăng ký trùng lặp hoặc sử dụng EIN sai mục đích.

Ví dụ minh họa: 

Một doanh nghiệp Việt Nam mở công ty LLC tại Mỹ để kinh doanh qua Amazon hoặc sử dụng Stripe Payments cho website thương mại điện tử.

Khi kết nối tài khoản thanh toán, hệ thống Stripe/Amazon yêu cầu nhập EIN để xác minh doanh nghiệp với IRS. Nếu không có EIN, hồ sơ sẽ bị từ chối hoặc giới hạn tính năng thanh toán.

Vì vậy, đăng ký EIN là bước bắt buộc để doanh nghiệp có thể vận hành trọn vẹn trong hệ thống tài chính và thương mại Mỹ.

Dưới đây là những đặc điểm quan trọng của mã số EIN mà doanh nghiệp cần nắm rõ:

• Cấu trúc gồm 9 chữ số: EIN có định dạng XX-XXXXXXX, được IRS (Cục Thuế Mỹ) cấp theo hệ thống chuẩn trên toàn liên bang. Mỗi EIN là duy nhất, gắn liền với một pháp nhân cụ thể.
• Mỗi doanh nghiệp chỉ có một EIN duy nhất: Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký EIN mới khi thay đổi loại hình pháp lý (ví dụ: từ Sole Proprietorship sang Corporation).
• Cơ quan cấp duy nhất: Chỉ IRS có thẩm quyền cấp và quản lý mã số EIN.
• Mục đích sử dụng: EIN được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh, thuế và quản lý hồ sơ tài chính của doanh nghiệp.
• Phạm vi áp dụng rộng: EIN được cấp cho nhiều loại hình tổ chức khác nhau, bao gồm công ty, hợp danh, quỹ tín thác, tổ chức phi lợi nhuận, v.v.
• Gắn liền với người đại diện hợp pháp (Responsible Party): Người này có quyền điều hành và kiểm soát hoạt động, tài sản của doanh nghiệp. IRS quy định không được ủy quyền cho nominee (người đứng tên hộ).
• Không thay thế cho mã số an sinh xã hội (SSN): EIN là mã định danh dành cho tổ chức hoặc doanh nghiệp, trong khi SSN (Social Security Number) dành cho cá nhân. IRS khuyến cáo không sử dụng EIN thay cho SSN hoặc ngược lại.
• Không có thời hạn hết hạn: EIN có giá trị vĩnh viễn, trừ khi doanh nghiệp giải thể, ngừng hoạt động hoặc bị IRS thu hồi do vi phạm.

Bất kỳ doanh nghiệp nào trả lương cho nhân viên tại Mỹ đều bắt buộc phải có EIN để:

• Khấu trừ và khai thuế thu nhập cho nhân viên.
• Nộp thuế an sinh xã hội (Social Security) và thuế y tế (Medicare).
• Nộp thuế thất nghiệp liên bang (FUTA).

Ví dụ: Công ty bạn thuê nhân viên làm việc tại Mỹ , dù chỉ có một nhân viên thì đều cần có EIN để hoàn thành nghĩa vụ thuế lao động.

Các loại hình doanh nghiệp sau bắt buộc phải có mã số EIN, ngay cả khi không có nhân viên:

• Công ty cổ phần (Corporation) bao gồm cả C-Corp và S-Corp.
• Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC), dù có một thành viên hay nhiều thành viên.
• Công ty hợp danh (Partnership).
• Tổ chức phi lợi nhuận (Non-profit Organization).
• Quỹ tín thác và di sản (Trusts, Estates).

Những hình thức pháp nhân này được xem là chủ thể độc lập về thuế, do đó Cục thuế Mỹ (IRS) yêu cầu mỗi đơn vị phải có một mã EIN riêng biệt để nộp các tờ khai và báo cáo thuế tương ứng.

Nếu bạn là cá nhân điều hành doanh nghiệp tư nhân (Sole Proprietor), bạn có thể dùng SSN (mã số an sinh xã hội) để khai thuế. Tuy nhiên, bạn phải đăng ký EIN nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:

• Có nhân viên làm việc.
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
• Nộp tờ khai thuế liên bang (như thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế lao động).
• Thành lập quỹ hưu trí, chia sẻ lợi nhuận hoặc kế hoạch tiết kiệm cho nhân viên.
• Mua lại hoặc tiếp quản một doanh nghiệp hiện có.

Đối với cá nhân người nước ngoài hoặc doanh nhân Việt Nam điều hành công ty tại Mỹ, EIN cũng là bằng chứng pháp lý để được ngân hàng và đối tác tại Mỹ công nhận tư cách pháp nhân.

Các quỹ tín thác (Trust), di sản (Estate), hoặc chương trình hưu trí, kế hoạch phúc lợi nhân viên (Employee Benefit Plan) đều phải đăng ký EIN để nộp hồ sơ khai thuế độc lập, tách biệt với cá nhân hoặc doanh nghiệp chủ quản.

Nếu bạn phải nộp hoặc khấu trừ thuế tiêu thụ đặc biệt (Excise Tax), thuế giữ hộ (Withholding Tax), hoặc các loại thuế khác do IRS quy định, việc đăng ký EIN là bắt buộc để thực hiện nghĩa vụ đúng quy định và tránh bị phạt hành chính.

IRS yêu cầu doanh nghiệp xác định cấu trúc pháp lý (business entity type) trước khi xin EIN. Loại hình này ảnh hưởng đến cách khai thuế, nghĩa vụ thuế và việc cấp mã EIN.

Một số loại hình phổ biến bao gồm:

• Sole Proprietorship (Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân sở hữu).
• Partnership (Công ty hợp danh).
• Corporation (C-Corp hoặc S-Corp) (Công ty cổ phần).
• Limited Liability Company (LLC) (Công ty TNHH một hoặc nhiều thành viên).
• Trust, Estate hoặc Non-Profit Organization (Quỹ tín thác, di sản hoặc tổ chức phi lợi nhuận).

Lưu ý: Mỗi loại hình có yêu cầu thuế khác nhau, vì vậy việc xác định chính xác loại hình doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất.

IRS chỉ chấp nhận đơn xin EIN do Responsible Party tức người có quyền kiểm soát hoặc điều hành trực tiếp doanh nghiệp đứng tên.

• Đối với doanh nghiệp nhỏ, người này thường là chủ sở hữu hoặc giám đốc.
• Đối với công ty lớn hoặc công ty con, có thể là đại diện pháp luật hoặc cổ đông kiểm soát.
• Người này phải cung cấp số SSN, ITIN hoặc EIN hợp lệ của chính mình trong mẫu đơn SS-4.

IRS không chấp nhận người đứng tên hộ (nominee) hoặc đơn vị trung gian thay mặt doanh nghiệp làm chủ thể hợp pháp trong hồ sơ.

Doanh nghiệp cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin trong Form SS-4. Bao gồm:

• Tên doanh nghiệp (Legal Name) và tên thương mại (Trade Name) (nếu có).
• Địa chỉ doanh nghiệp tại Mỹ (nếu có) hoặc địa chỉ liên hệ chính thức ở nước ngoài.
• Ngày thành lập doanh nghiệp (Date business started or acquired).
• Ngành nghề kinh doanh chính (Principal business activity).
• Số lượng nhân viên dự kiến và ngày trả lương đầu tiên (First date wages paid).
• Lý do xin EIN (Reason for applying), ví dụ: thành lập doanh nghiệp mới, thuê nhân viên, mở tài khoản ngân hàng, thay đổi loại hình, v.v.

Trước khi xin EIN, doanh nghiệp nên có sẵn các giấy tờ xác nhận pháp nhân để đối chiếu với IRS, chẳng hạn như:

• Giấy chứng nhận thành lập công ty (Certificate of Incorporation / Formation).
• Operating Agreement (đối với LLC).
• Articles of Organization / Articles of Incorporation.
• Giấy phép kinh doanh (nếu có).
• Thông tin người đại diện pháp luật và địa chỉ liên hệ chính thức.

Những giấy tờ này không cần nộp trực tiếp cho IRS khi đăng ký EIN online, nhưng cần được lưu trữ để xác minh khi IRS yêu cầu hoặc khi mở tài khoản ngân hàng tại Mỹ.

IRS cho phép doanh nghiệp đăng ký EIN bằng ba cách:

• Online: đăng ký trực tiếp tại irs.gov.
• Fax: gửi Form SS-4 đến số fax của IRS.
• Mail: gửi hồ sơ bản cứng đến địa chỉ của IRS.

Khi doanh nghiệp chuyển đổi hình thức hoạt động dẫn đến thay đổi bản chất pháp nhân, Cục thuế Mỹ (IRS) yêu cầu xin EIN mới. Các trường hợp bao gồm:

• Từ doanh nghiệp tư nhân (Sole Proprietorship) sang công ty cổ phần (Corporation) hoặc công ty hợp danh (Partnership).
• Từ Partnership chuyển sang LLC hoặc Corporation.
• Từ một thành viên LLC (Single-Member LLC) chuyển sang nhiều thành viên LLC (Multi-Member LLC), hoặc ngược lại.
• Từ Corporation chuyển về Sole Proprietorship sau khi giải thể công ty.

Khi loại hình thay đổi, nghĩa vụ thuế, cơ chế sở hữu và tư cách pháp nhân đều khác nhau, nên IRS bắt buộc phải cấp EIN mới để đảm bảo việc theo dõi thuế minh bạch.

Nếu quyền sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn, ví dụ:

• Doanh nghiệp có chủ sở hữu mới do mua bán, chuyển nhượng.
• Công ty bị sáp nhập hoặc mua lại bởi pháp nhân khác.
• Cổ đông hoặc nhà đầu tư nắm quyền kiểm soát tuyệt đối mới.

→ Khi đó, doanh nghiệp phải xin EIN mới, vì IRS xem đây là pháp nhân mới, dù tên hoặc hoạt động kinh doanh có thể vẫn giữ nguyên.

• Hai hoặc nhiều công ty hợp nhất (merge) thành một công ty mới.
• Một công ty tách thành nhiều pháp nhân riêng biệt.
• Doanh nghiệp tái cấu trúc mô hình hoạt động để tạo ra pháp nhân độc lập mới.

Trong các trường hợp này, các công ty mới hình thành phải đăng ký EIN mới, trong khi EIN của doanh nghiệp cũ có thể được đóng hoặc hủy sau khi hoàn tất thủ tục thuế cuối cùng.

Nếu doanh nghiệp thay đổi người đại diện pháp lý hoặc người có quyền kiểm soát trực tiếp (Responsible Party), thì không cần EIN mới, nhưng phải thông báo cho IRS trong vòng 60 ngày kể từ ngày thay đổi.

Doanh nghiệp sử dụng mẫu Form 8822-B (Change of Address or Responsible Party) để cập nhật thông tin.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp không cập nhật thông tin này, IRS có thể xem hồ sơ là không hợp lệ hoặc chậm xử lý các tờ khai thuế sau này.

Nếu doanh nghiệp chỉ đổi địa chỉ kinh doanh hoặc tên thương mại (DBA), nhưng vẫn giữ nguyên loại hình pháp nhân, thì không cần xin EIN mới.

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi thông tin cho IRS, ngân hàng, và các cơ quan liên quan để tránh sai lệch khi khai thuế hoặc nhận thư từ IRS.

Trong trường hợp doanh nghiệp bị mất hoặc không nhớ mã số EIN đã được cấp, không cần xin lại EIN mới, mà có thể liên hệ trực tiếp với IRS để tra cứu hoặc yêu cầu cấp lại bản sao Thư xác nhận EIN (Form CP 575).

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp tự ý đăng ký EIN mới trong khi EIN cũ vẫn còn hiệu lực, IRS có thể xem đó là hành vi đăng ký trùng lặp (duplicate EIN), gây nhầm lẫn trong hồ sơ thuế và kế toán.

Mã số EIN (Employer Identification Number) là mã số 9 chữ số do Cục thuế Mỹ (IRS) cấp, dùng để nhận diện doanh nghiệp cho mục đích thuế. EIN hoạt động tương tự như “chứng minh nhân dân” của doanh nghiệp trong hệ thống pháp lý Mỹ.

Doanh nghiệp cần EIN để mở tài khoản ngân hàng, nộp thuế, tuyển dụng nhân viên, ký hợp đồng, và hoạt động hợp pháp tại Mỹ.

Có. IRS cho phép doanh nghiệp và cá nhân nước ngoài (Foreign Entity) đăng ký mã số EIN ngay cả khi không có SSN hoặc ITIN.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần điền mẫu Form SS-4, ghi chú “Foreign entity with no legal residence in the U.S.” và nộp hồ sơ qua Fax hoặc Mail đến IRS.

GLA đại diện doanh nghiệp chuẩn bị và nộp toàn bộ hồ sơ này, giúp bạn nhận EIN hợp lệ chỉ trong 4–6 tuần làm việc.

Trước khi nộp đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Loại hình doanh nghiệp (LLC, Corporation, Partnership, v.v.).
• Tên pháp lý và địa chỉ công ty.
• Thông tin người đại diện hợp pháp (Responsible Party).
• Lý do xin EIN (mở công ty mới, mở tài khoản ngân hàng, nộp thuế, v.v.).
• Giấy chứng nhận thành lập công ty tại Mỹ (Certificate of Incorporation/Formation).

GLA hỗ trợ bạn rà soát toàn bộ hồ sơ và điền mẫu Form SS-4 chính xác ngay từ đầu. 

Doanh nghiệp cần đăng ký EIN mới trong các trường hợp:

• Thay đổi loại hình pháp nhân (từ LLC sang Corporation, Partnership...).
• Chuyển nhượng hoặc thay đổi toàn bộ chủ sở hữu.
• Hợp nhất, tách hoặc sáp nhập công ty.
• Thành lập pháp nhân mới tại Mỹ.

Nếu chỉ thay đổi địa chỉ, tên thương mại hoặc người đại diện, bạn không cần EIN mới, mà chỉ cần cập nhật thông tin với IRS.

Bạn có thể tự điền và nộp Form SS-4 nếu nắm rõ quy định IRS. Tuy nhiên, với doanh nghiệp quốc tế không có SSN, quy trình nộp Fax/Mail thường phức tạp và dễ bị IRS từ chối nếu sai sót nhỏ.

GLA khuyến nghị sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ hợp lệ, đúng định dạng và được xử lý nhanh nhất. Liên hệ GLA để được hỗ trợ đăng ký mã số EIN công ty Mỹ nhanh chóng, hiệu quả. 

Sau khi được cấp mã EIN, doanh nghiệp có thể:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tại Mỹ.
• Nộp thuế liên bang và tiểu bang.
• Đăng ký giấy phép kinh doanh.
• Ký hợp đồng thương mại, tuyển nhân viên, hoặc thực hiện giao dịch tài chính.

GLA tiếp tục đồng hành sau khi doanh nghiệp có EIN, hỗ trợ mở tài khoản, tư vấn thuế và hoàn thiện hồ sơ pháp lý cho hoạt động tại Mỹ.

Có. Hầu hết các ngân hàng Mỹ yêu cầu doanh nghiệp phải có EIN hợp lệ để mở tài khoản doanh nghiệp. EIN là minh chứng cho tư cách pháp nhân và tính minh bạch tài chính của doanh nghiệp.

GLA hỗ trợ trọn gói, từ đăng ký EIN đến mở tài khoản ngân hàng tại Mỹ (Bank of America, Mercury, Wise, v.v.), giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng và hợp pháp.

Không. EIN có giá trị vĩnh viễn, trừ khi doanh nghiệp giải thể hoặc bị IRS thu hồi do vi phạm pháp lý. Do đó, bạn có thể tiếp tục sử dụng mã số này trong suốt vòng đời doanh nghiệp tại Mỹ.