Thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong nước và nước ngoài tại Việt Nam (2025)

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Là thương nhân được pháp luật nước, vùng lãnh thổ (sau đây gọi chung là nước) nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
• Đã hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày đăng ký kinh doanh.
• Giấy phép kinh doanh còn hiệu lực ít nhất 01 năm tính từ thời điểm nộp hồ sơ.
• Nội dung hoạt động phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế.
• Trường hợp hoạt động không phù hợp với cam kết quốc tế, phải có sự chấp thuận của Bộ quản lý chuyên ngành.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập theo mẫu của Bộ Công Thương.
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương (được hợp pháp hóa lãnh sự).
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu xác nhận tình hình tài chính gần nhất.
• Bản sao hộ chiếu/CMND của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Hợp đồng thuê trụ sở hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm.
• Các tài liệu liên quan khác (dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định).

Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các phương thức sau:

• Trực tiếp tại cơ quan cấp phép (Sở Công Thương nơi đặt văn phòng đại diện).
• Qua bưu điện gửi đến cơ quan có thẩm quyền.
• Trực tuyến nếu đủ điều kiện áp dụng.

Thời gian xử lý hồ sơ

• Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ.
• Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ cấp hoặc từ chối cấp giấy phép (có văn bản nêu rõ lý do nếu từ chối).
• Trường hợp cần lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, thời gian có thể kéo dài thêm.

Tham khảo chi tiết bài viết: Thủ tục, quy trình xin giấy phép đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Thành lập văn phòng đại diện là bước quan trọng để doanh nghiệp nước ngoài tiếp cận thị trường Việt Nam. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật giúp đảm bảo hoạt động hợp pháp và thuận lợi cho doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ chi tiết hơn, doanh nghiệp liên hệ với GLA để được tư vấn chuyên nghiệp để hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp trong nước có thể thành lập văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Được đăng ký kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam.
• Có nhu cầu mở rộng hoạt động, quảng bá thương hiệu hoặc thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường.
• Người đứng đầu văn phòng đại diện phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đứng đầu văn phòng đại diện.
• Hợp đồng thuê trụ sở hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt văn phòng đại diện.

(1) Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các phương thức sau:

• Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện.
• Qua bưu điện gửi đến cơ quan có thẩm quyền.
• Qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ tài liệu bao gồm: 

1. Mẫu thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Nội dung thông báo gồm:

• Mã số doanh nghiệp/ mã số thuế.
• Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập.
• Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác.
• Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

2. Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;

3. Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

4. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

(2) Thời gian xử lý hồ sơ

• Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan cấp phép sẽ kiểm tra hồ sơ và yêu cầu bổ sung nếu chưa đầy đủ.
• Nếu hồ sơ hợp lệ, trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Thành lập văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp trong nước mở rộng mạng lưới hoạt động mà không cần thành lập chi nhánh hay công ty con. Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định để đảm bảo hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ chi tiết hơn, doanh nghiệp nên tham khảo dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để hoàn thành thủ tục nhanh chóng và chính xác.

• Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi.
• Không được ký kết hợp đồng kinh doanh trực tiếp, ngoại trừ các hợp đồng phục vụ hoạt động văn phòng.
• Không được thực hiện giao dịch xuất nhập khẩu hàng hóa.

• Doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo định kỳ hoạt động của văn phòng đại diện với cơ quan cấp phép.
• Người đứng đầu văn phòng đại diện phải tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ pháp lý và thuế theo quy định.
• Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về lao động, sử dụng lao động nước ngoài (nếu có).

• Giấy phép văn phòng đại diện thường có thời hạn 5 năm và có thể được gia hạn.
• Các trường hợp bị thu hồi giấy phép:
  • Không đi vào hoạt động trong 06 tháng kể từ ngày cấp phép.
  • Ngừng hoạt động liên tục trong 06 tháng mà không thông báo.
  • Vi phạm pháp luật nghiêm trọng liên quan đến lao động, thuế, hoặc kinh doanh trái phép.

• Trụ sở văn phòng đại diện phải có địa chỉ rõ ràng, không nằm trong khu vực cấm.
• Hợp đồng thuê trụ sở phải đảm bảo thời hạn phù hợp với thời gian hoạt động của văn phòng đại diện.

Không, văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, không có quyền kinh doanh sinh lợi.

Thông thường, 07 ngày làm việc đối với doanh nghiệp nước ngoài và 03 ngày làm việc đối với doanh nghiệp trong nước nếu hồ sơ đầy đủ.

Văn phòng đại diện không có hoạt động kinh doanh nên không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng vẫn có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.

Có, nhưng chỉ để phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện, không được thuê lao động để sản xuất kinh doanh.

Có, GLA cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam một cách nhanh chóng và hợp pháp.