Mã số thuế (TIN) tại Hồng Kông là gì? Cách tra cứu và sử dụng

Mã số thuế (TIN) dành cho cá nhân tại Hồng Kông không tồn tại dưới dạng một con số riêng biệt.

Thay vào đó, mã số Thuế (TIN) cá nhân chính là số định danh cư trú Hồng Kông (HKID). Đây là thẻ căn cước duy nhất giúp Cục thuế Hồng Kông xác định danh tính của cá nhân.

HKID có cấu trúc gồm 1–2 chữ cái in hoa, 6 chữ số và 1 ký tự kiểm tra đặt trong ngoặc, ví dụ: A123456(7) hoặc AB123456(A).

Cấu trúc HKID gồm 3 thành phần chính:

• Tiền tố chữ cái: Gồm 1 hoặc 2 chữ cái in hoa.
• Dãy số định danh: Gồm 6 chữ số, được cấp cho từng Cá nhân.
• Ký tự kiểm tra (check digit): Gồm 1 chữ số hoặc chữ A, đặt trong ngoặc để kiểm tra tính hợp lệ của mã.

Theo Immigration Department (IMMD), ký tự đặt trong ngoặc không phải là một phần của số thẻ căn cước, mà được sử dụng cho mục đích xử lý dữ liệu. Tuy nhiên, khi sử dụng HKID làm TIN, IRD yêu cầu khai cả ký tự này và bỏ dấu ngoặc.

Vị trí hiển thị của mã số TIN tại Hồng Kông (Nguồn: OECD)

Để Cá nhân đọc đúng từng thành phần trên thẻ trước khi điền biểu mẫu, chuyên gia GLA đã phân tích số HKID mẫu dưới đây.

Ví dụ về mã số định danh cư trú Hồng Kông (HKID): A123456(7)

Khi cá nhân thực hiện các thủ tục như kê khai thuế thu nhập cá nhân, nộp hồ sơ thuế, thực hiện báo cáo CRS/AEOI tại ngân hàng hoặc cập nhật thông tin với Cục thuế Hồng Kông (IRD), số HKID được sử dụng theo nguyên tắc chính thức sau:

Giữ nguyên toàn bộ chữ cái và chữ số của HKID, bao gồm cả ký tự kiểm tra (check digit), chỉ loại bỏ dấu ngoặc đơn bao quanh ký tự đó.

Bảng dưới đây giúp Cá nhân chuyển đúng định dạng HKID sang biểu mẫu thuế và ngân hàng. Đây là quy tắc chuyên gia GLA áp dụng khi rà soát hồ sơ thuế Hồng Kông cho khách hàng của GLA.

Lưu ý quan trọng: IRD yêu cầu mã tương đương TIN phải bao gồm cả ký tự trong ngoặc. Thiếu ký tự này, số khai báo không đúng chuẩn và hồ sơ có thể bị tổ chức tài chính yêu cầu bổ sung.

Khi HKID được sử dụng làm TIN cá nhân tại Hồng Kông, Cá nhân cần nhập đúng cấu trúc mã định danh theo yêu cầu của IRD.

Một số sai sót về ký tự, khoảng cách hoặc cách ghi mã có thể sẽ khiến thông tin TIN không được hệ thống thuế hoặc tổ chức tài chính nhận diện chính xác.

• Bao gồm đầy đủ ký tự kiểm tra: Khi khai HKID làm TIN, cần giữ lại ký tự kiểm tra ở cuối mã, nhưng bỏ dấu ngoặc.
• Không tự ý thay đổi cấu trúc HKID: Không thêm số 0 ở đầu, không chèn dấu cách giữa các chữ cái và chữ số và không thay đổi thứ tự các thành phần của mã.
• Chỉ nhập mã định danh được yêu cầu: Nếu biểu mẫu yêu cầu TIN, Cá nhân chỉ cần điền mã HKID theo đúng định dạng quy định, không thêm từ "TIN" hoặc các ký hiệu không thuộc mã định danh.
• Kiểm tra định dạng trước khi gửi: Đối chiếu HKID trên giấy tờ định danh với thông tin đã khai để hạn chế lỗi khi thực hiện kê khai thuế, mở tài khoản hoặc cung cấp thông tin cho tổ chức tài chính.

Khi Cá nhân nhận Tờ khai thuế (Tax Return – Individuals) hoặc Thông báo đánh giá thuế (Notice of Assessment) từ Cục Thuế Hồng Kông (IRD), Cá nhân sẽ thấy một dãy số được ghi là "TIN (for eTAX login)". Dãy số này không phải là TIN được sử dụng để khai báo trong hồ sơ thuế quốc tế, ngân hàng hoặc CRS/AEOI.

"TIN for eTAX" là mã phục vụ đăng nhập hệ thống thuế điện tử của IRD, không phải mã định danh thuế dùng để xác định Cá nhân trong các thủ tục yêu cầu TIN. Khi xác định TIN của Cá nhân cư trú thuế Hồng Kông, HKID mới là mã tương đương TIN (TIN equivalent).

Từ 22/7/2025, tài khoản eTAX cá nhân được chuyển sang Individual Tax Portal (ITP). Vì vậy, Cá nhân không nên nhầm TIN for eTAX login với mã TIN/HKID khi hoàn thiện hồ sơ ngân hàng hoặc các biểu mẫu liên quan đến CRS/AEOI.

Bảng dưới đây giúp phân biệt hai loại mã dễ bị nhầm lẫn khi thực hiện hồ sơ thuế và tài chính:

Theo chuyên gia GLA: "Lỗi chúng tôi gặp nhiều nhất là khách hàng chép số TIN in trên Notice of Assessment vào mẫu tự xác nhận CRS. Số đó chỉ để đăng nhập eTAX. Với mục đích AEOI, Cá nhân cần ghi đầy đủ số HKID, kể cả ký tự kiểm tra."

GLA hỗ trợ Cá nhân thực hiện các thủ tục kê khai thuế tại Hồng Kông, bao gồm kiểm tra và chuẩn hóa thông tin mã số định danh cư trú Hồng Kông (HKID), đồng thời hỗ trợ chuẩn bị và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn theo quy định.

Mã số thuế (TIN) của một doanh nghiệp tại Hồng Kông chính là mã số đăng ký kinh doanh (Business Registration Number ("BRN")). Đây là số định danh bắt buộc để xác thực hoạt động thương mại và các giao dịch tài chính liên quan của công ty Hồng Kông.

BRN được cấp bởi Văn phòng Đăng ký Kinh doanh (Business Registration Office ("BRO")), là đơn vị trực thuộc Cục thuế Hồng Kông (IRD).

Lưu ý: Văn phòng Đăng ký Kinh doanh (BRO) và Cơ quan Đăng ký doanh nghiệp (Companies Registry) là hai cơ quan khác nhau.

Cơ quan Đăng ký doanh nghiệp (Companies Registry) là nơi cấp Mã số đăng ký công ty (Company Registration Number ("CRN")), không phải BRN. Khi biểu mẫu yêu cầu TIN, bạn phải cung cấp BRN, không phải CRN.

Với Doanh nghiệp thành lập từ ngày 27/12/2023, BRN được Companies Registry ghi trực tiếp tại mục "No." trên Giấy chứng nhận thành lập (Certificate of Incorporation).

Doanh nghiệp được thành lập từ thời điểm này có thể xác định BRN ngay trên Giấy chứng nhận thành lập. Trường hợp nhầm giữa CRN và BRN thường xảy ra với các Doanh nghiệp được thành lập trước ngày 27/12/2023, do cách cấp và thể hiện mã số trước khi Hồng Kông áp dụng UBI.

Quy định về mã số TIN tại Hồng Kông và các lưu ý

Một doanh nghiệp tại Hồng Kông thường phải cung cấp mã số đăng ký kinh doanh (BRN) trong các trường hợp sau:

• Nộp báo cáo thuế Doanh nghiệp (Profits Tax) và các loại thuế khác.
• Đăng ký tài khoản người dùng và đăng nhập vào hệ thống eTAX.
• Mở các tài khoản ngân hàng, tài khoản thanh toán và các dịch vụ tài chính.
• Thực hiện quy trình xác minh doanh nghiệp (KYC).
• Gửi báo cáo trao đổi thông tin tài chính quốc tế theo tiêu chuẩn CRS hoặc quy định AEOI (Trao đổi Thông tin Tài chính Tự động).

Lưu ý: Từ ngày 27/12/2023, Mã số BRN hiện tại tự động trở thành mã định danh doanh nghiệp duy nhất (UBI), đóng vai trò mã định danh duy nhất cho công ty Hồng Kông trong toàn bộ hệ thống hành chính và thuế vụ tại Hồng Kông.

Đối với Doanh nghiệp chưa được cấp BRN, cơ quan chức năng sẽ cấp một BRN tạm thời có tiền tố chữ cái, ví dụ C0012345, để sử dụng làm UBI.

Mã này chỉ phục vụ mục đích nhận diện doanh nghiệp và không thay thế số đăng ký được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (BRC).

Mã số đăng ký kinh doanh (BRN) là mã định danh chính thức của doanh nghiệp trong hệ thống đăng ký kinh doanh và quản lý thuế tại Hồng Kông.

Cụ thể, cấu trúc của mã số đăng ký kinh doanh (BRN) bao gồm:

• Cấu trúc: Gồm 8 chữ số ở phần đầu của số trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Business Registration Certificate).
• Cơ quan cấp: Văn phòng Đăng ký Kinh doanh (Inland Revenue Department ("IRD")).

Ví dụ: Trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, số có thể hiển thị theo định dạng đầy đủ như sau:

12345678-xxx-xx-xx-x

Tuy nhiên, TIN của doanh nghiệp chỉ là 8 chữ số đầu tiên, vì vậy, mã số BRN/TIN của doanh nghiệp là: 12345678.

Vị trí BRN trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Hồng Kông

Một số đặc điểm quan trọng của mã số đăng ký kinh doanh (BRN) giúp đảm bảo khả năng nhận diện doanh nghiệp trong hệ thống quản lý của Hồng Kông, bao gồm:

• Được cấp duy nhất cho mỗi công ty Hồng Kông không trùng lặp trong hệ thống đăng ký kinh doanh.
• Được sử dụng xuyên suốt trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, từ khi thành lập cho đến khi chấm dứt hoạt động.
• Xuất hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Business Registration Certificate) do Cục thuế Hồng Kông cấp.

Khi công ty Hồng Kông khai báo mã số đăng ký kinh doanh (BRN) trong biểu mẫu thuế, hồ sơ ngân hàng hoặc hệ thống xác minh doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy tắc nhập liệu để đảm bảo thông tin chính xác và tránh nhầm lẫn với các mã số khác. Các lưu ý quan trọng bao gồm:

• Không sử dụng Mã số đăng ký công ty (CRN) thay cho mã số đăng ký kinh doanh (BRN).
• Điền đúng 8 chữ số của mã số đăng ký kinh doanh (BRN), không thêm dấu ngoặc, dấu gạch nối hoặc dấu cách không cần thiết.
• Nếu biểu mẫu yêu cầu Thuế giá trị gia tăng (Value Added Tax ("VAT")), Doanh nghiệp cần chọn Không áp dụng (Not applicable) trong trường hợp Doanh nghiệp không thuộc đối tượng áp dụng loại thuế này.

Khi mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp, ngân hàng sẽ đối chiếu BRN trên biểu mẫu với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực. Sai một chữ số hoặc ghi nhầm số CRN cũ đều có thể khiến hồ sơ KYC bị yêu cầu bổ sung. - Chuyên gia GLA.

GLA hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký mã số đăng ký kinh doanh (BRN) tại Hồng Kông từ A–Z, bao gồm tư vấn thủ tục thành lập doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh và hoàn tất quy trình làm việc với Cục thuế Hồng Kông (IRD).

Mã số định danh cư trú Hồng Kông (HKID) là dữ liệu định danh cá nhân và được bảo mật theo quy định về bảo vệ thông tin cá nhân tại Hồng Kông. Vì lý do này, không tồn tại bất kỳ công cụ tra cứu công khai nào cho HKID.

Việc xác minh HKID chỉ được thực hiện trong các hệ thống có quyền truy cập hợp pháp, bao gồm:

• Cơ quan chính phủ: Các cơ quan nhà nước sử dụng cơ sở dữ liệu dân cư để xác minh thông tin HKID trong các thủ tục hành chính.
• Hệ thống ngân hàng: Các ngân hàng sử dụng HKID để thực hiện quy trình Nhận biết khách hàng (KYC) khi mở tài khoản hoặc thực hiện giao dịch tài chính.
• Cục thuế Hồng Kông (IRD): IRD sử dụng HKID để xác minh danh tính người nộp thuế trong hồ sơ thuế cá nhân và quy trình AEOI (Trao đổi Thông tin Tài chính Tự động).

Cá nhân có thể tự kiểm tra thông tin hồ sơ thuế của mình bằng cách đăng nhập vào cổng eTAX (Individual Tax Portal ("ITP")) của IRD.

Khác với HKID, mã số đăng ký kinh doanh (BRN) của doanh nghiệp có thể được tra cứu trực tuyến thông qua Business Registration Number Enquiry, công cụ chính thức do Cục Thuế Hồng Kông (IRD) cung cấp trên cổng GovHK.

Dịch vụ này miễn phí và mở cho mọi cá nhân, công ty, kể cả cư dân và công ty Đại lục. Công cụ cho phép tra cứu BRN dựa trên tên doanh nghiệp và khu vực địa chỉ kinh doanh.

Giao diện công cụ tra cứu mã số BRN của Doanh nghiệp tại Hồng Kông

Để kiểm tra BRN/UBI của doanh nghiệp, thực hiện các bước sau:

1. Truy cập công cụ Business Registration Number Enquiry trên cổng thông tin chính thức của Chính phủ Hồng Kông.
2. Nhập đầy đủ tên doanh nghiệp theo thông tin đăng ký.
3. Chọn khu vực địa chỉ kinh doanh (Business Address Area) tương ứng với doanh nghiệp: Hong Kong, Kowloon hoặc New Territories.
4. Nhập mã xác minh theo thứ tự hiển thị trên hình.
5. Xem kết quả tra cứu và xác định doanh nghiệp phù hợp dựa trên địa chỉ được hiển thị, sau đó ghi lại BRN.

Nếu cần bản trích lục thông tin đăng ký kinh doanh, Doanh nghiệp có thể nộp đơn trực tuyến ở bước tiếp theo và trả phí theo biểu phí của IRD.

Mã số thuế (TIN) không giống với Mã số đăng ký công ty (CRN).

Hai loại mã số này có chức năng khác nhau:

• Mã số đăng ký kinh doanh (BRN): Được sử dụng trong hệ thống thuế và thường được xem là mã số thuế (TIN) của doanh nghiệp.
• Mã số đăng ký công ty (CRN): Được cấp khi doanh nghiệp đăng ký thành lập tại cơ quan đăng ký công ty (áp dụng cho công ty thành lập trước 27/12/2023).

Khi biểu mẫu yêu cầu mã số thuế (TIN), doanh nghiệp cần cung cấp mã số đăng ký kinh doanh (BRN) thay vì mã số đăng ký công ty (CRN). Từ 27/12/2023, công ty mới thành lập dùng BRN làm số trên Giấy chứng nhận thành lập.

Có, nhưng công ty cần hiểu đúng về loại TIN nào cần cung cấp.

Tiêu chuẩn Báo cáo Chung (CRS) là cơ chế quốc tế do OECD xây dựng, theo đó các tổ chức tài chính (ngân hàng, công ty chứng khoán, v.v.) có trách nhiệm thu thập thông tin tài khoản của khách hàng và báo cáo cho cơ quan thuế nước sở tại. Cơ quan thuế sau đó tự động chia sẻ thông tin này với cơ quan thuế của các quốc gia liên quan.

Trong quy trình CRS, doanh nghiệp nước ngoài cần cung cấp TIN theo nguyên tắc sau:

• Nếu doanh nghiệp cư trú thuế tại Hồng Kông (được thành lập tại Hồng Kông, hoặc thành lập ở nước ngoài nhưng được quản lý hoặc kiểm soát thông thường tại Hồng Kông): cung cấp BRN của Hồng Kông.
• Nếu doanh nghiệp cư trú thuế tại nước khác nhưng có tài khoản tại tổ chức tài chính Hồng Kông: cung cấp TIN do nước cư trú thuế của doanh nghiệp cấp, không phải BRN Hồng Kông.
• Nếu doanh nghiệp có nhiều nơi cư trú thuế: cần khai báo TIN của tất cả các quốc gia liên quan.

Có. TIN là một trong những thông tin bắt buộc mà ngân hàng thu thập trong quy trình xác minh khách hàng (Know Your Customer) khi mở tài khoản. Tuy nhiên, TIN chỉ là một phần trong bộ hồ sơ, ngân hàng thường yêu cầu thêm nhiều tài liệu khác tùy theo đối tượng.

Để Cá nhân, Doanh nghiệp chủ động chuẩn bị đủ hồ sơ ngay từ lần nộp đầu, chuyên gia GLA đã tổng hợp các tài liệu ngân hàng thường yêu cầu:

Lưu ý: Mỗi ngân hàng tại Hồng Kông có thể có yêu cầu hồ sơ riêng. Danh sách trên mang tính tham khảo, thực tế có thể yêu cầu thêm tài liệu tùy theo loại tài khoản, ngành nghề kinh doanh và mức độ rủi ro được đánh giá trong quy trình KYC.

GLA hỗ trợ Cá nhân/Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ mở tài khoản ngân hàng tại Hồng Kông, bao gồm việc kiểm tra thông tin mã số thuế (TIN), chuẩn bị tài liệu pháp lý và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu của ngân hàng.

Theo IRD, HKID chỉ là mã tương đương TIN của người cư trú thuế Hồng Kông.

Cá nhân cư trú thuế ở quốc gia khác cần khai TIN do quốc gia đó cấp trên mẫu tự xác nhận CRS. Nếu cư trú thuế ở nhiều nơi, Cá nhân khai TIN của tất cả các nơi đó.

Không. IRD xác nhận số "TIN" in trên Tờ khai thuế cá nhân và Thông báo đánh giá thuế không phải mã tương đương TIN cho mục đích AEOI. Số này chỉ dùng đăng nhập eTAX. Cá nhân cần khai số HKID đầy đủ, kể cả ký tự kiểm tra.