Mã số thuế (TIN) tại Hồng Kông là gì? Cách tra cứu và sử dụng

Mã số thuế (TIN) dành cho cá nhân tại Hồng Kông không tồn tại dưới dạng một con số riêng biệt.

Thay vào đó, mã số Thuế (TIN) cá nhân chính là số định danh cư trú Hồng Kông (HKID). Đây là thẻ căn cước duy nhất giúp Cục thuế Hồng Kông xác định danh tính của bạn.

Theo quy định của Cục quản lý xuất nhập cảnh Hồng Kông (Immigration Department ("IMMD")), mỗi mã số định danh cư trú Hồng Kông (HKID) được cấp duy nhất cho một cá nhân và không trùng lặp trong toàn bộ hệ thống.

Cấu trúc của mã số định danh cư trú Hồng Kông (HKID) bao gồm các thành phần sau:

• Tiền tố chữ cái: Gồm 1 hoặc 2 chữ cái viết hoa, dùng để phân loại nhóm cấp số hoặc thời điểm đăng ký cư trú.
• Dãy số định danh: Gồm 6 chữ số, tạo thành mã số duy nhất cho từng cá nhân.
• Ký tự kiểm tra (check digit): Gồm 1 chữ số hoặc chữ cái, đặt trong dấu ngoặc để xác minh tính hợp lệ của toàn bộ dãy số.

Vị trí hiển thị của mã số TIN tại Hồng Kông (Nguồn: OECD)

Ví dụ về mã số định danh cư trú Hồng Kông (HKID): A123456(7)

Khi cá nhân thực hiện các thủ tục như kê khai thuế thu nhập cá nhân, nộp hồ sơ thuế, thực hiện báo cáo CRS/AEOI tại ngân hàng hoặc cập nhật thông tin với Cục thuế Hồng Kông (IRD), số HKID được sử dụng theo nguyên tắc chính thức sau:

Giữ nguyên toàn bộ chữ cái và chữ số của HKID, bao gồm cả ký tự kiểm tra (check digit), chỉ loại bỏ dấu ngoặc đơn bao quanh ký tự đó.

Ví dụ cụ thể:

Lưu ý quan trọng: Việc bỏ sót ký tự kiểm tra sẽ khiến hệ thống không nhận diện đúng hồ sơ người nộp thuế.

Khi Cá nhân sử dụng mã số định danh cư trú Hồng Kông (HKID) làm TIN cá nhân trong các biểu mẫu thuế hoặc hệ thống tài chính, Cá nhân cần tuân thủ các quy tắc dưới đây để tránh sai sót và đảm bảo hệ thống nhận diện chính xác:

• Luôn bao gồm ký tự kiểm tra: Nhập đầy đủ số HKID, bao gồm cả ký tự kiểm tra ở cuối. Khi nhập, không cần ghi dấu ngoặc đơn. Ví dụ, số HKID A123456(7) được nhập là A1234567.
• Không thêm ký tự thừa: Không thêm số 0 ở đầu, không thêm dấu cách giữa các ký tự.
• Không ghi chữ "TIN" vào biểu mẫu: Chỉ điền chuỗi số HKID theo yêu cầu của hệ thống.

Lưu ý quan trọng từ chuyên gia GLA

Khi bạn nhận được Tờ khai thuế cá nhân (Tax Return–Individuals) hoặc Thông báo đánh giá thuế (Notice of Assessment) từ Cục thuế Hồng Kông (IRD), trên đó có hiển thị một dãy số gọi là TIN (for eTAX login).

Số này KHÔNG phải là TIN hợp lệ để khai báo trong các biểu mẫu ngân hàng, hồ sơ CRS hay FATCA. Số "TIN for eTAX" chỉ có chức năng duy nhất là đăng nhập vào cổng dịch vụ thuế trực tuyến eTAX của IRD.

Khi ngân hàng hoặc tổ chức tài chính yêu cầu bạn cung cấp TIN trong quy trình KYC/CRS, bạn phải cung cấp số HKID đầy đủ (bao gồm check digit, không có ngoặc đơn), không phải số "TIN for eTAX" trên tờ khai thuế.

GLA hỗ trợ Cá nhân thực hiện các thủ tục kê khai thuế tại Hồng Kông, bao gồm kiểm tra và chuẩn hóa thông tin mã số định danh cư trú Hồng Kông (HKID), đồng thời hỗ trợ chuẩn bị và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn theo quy định.

Mã số thuế (TIN) của một doanh nghiệp tại Hồng Kông chính là mã số đăng ký kinh doanh (Business Registration Number ("BRN")). Đây là số định danh bắt buộc để xác thực hoạt động thương mại và các giao dịch tài chính liên quan của công ty Hồng Kông.

BRN được cấp bởi Văn phòng Đăng ký Kinh doanh (Business Registration Office ("BRO")), là đơn vị trực thuộc Cục thuế Hồng Kông (IRD).

Lưu ý: Văn phòng Đăng ký Kinh doanh (BRO) và Cơ quan Đăng ký doanh nghiệp (Companies Registry) là hai cơ quan khác nhau.

Cơ quan Đăng ký doanh nghiệp (Companies Registry) là nơi cấp Mã số đăng ký công ty (Company Registration Number ("CRN")), không phải BRN. Khi biểu mẫu yêu cầu TIN, bạn phải cung cấp BRN, không phải CRN.

Một doanh nghiệp tại Hồng Kông thường phải cung cấp mã số đăng ký kinh doanh (BRN) trong các trường hợp sau:

• Nộp báo cáo thuế Doanh nghiệp (Profits Tax) và các loại thuế khác.
• Đăng ký tài khoản người dùng và đăng nhập vào hệ thống eTAX.
• Mở các tài khoản ngân hàng, tài khoản thanh toán và các dịch vụ tài chính.
• Thực hiện quy trình xác minh doanh nghiệp (KYC).
• Gửi báo cáo trao đổi thông tin tài chính quốc tế theo tiêu chuẩn CRS hoặc quy định AEOI (Trao đổi Thông tin Tài chính Tự động).

Lưu ý: Từ ngày 27/12/2023, Mã số BRN hiện tại tự động trở thành mã định danh doanh nghiệp duy nhất (UBI), đóng vai trò mã định danh duy nhất cho công ty Hồng Kông trong toàn bộ hệ thống hành chính và thuế vụ tại Hồng Kông.

Mã số đăng ký kinh doanh (BRN) là mã định danh chính thức của doanh nghiệp trong hệ thống đăng ký kinh doanh và quản lý thuế tại Hồng Kông.

Cụ thể, cấu trúc của mã số đăng ký kinh doanh (BRN) bao gồm:

• Cấu trúc: Gồm 8 chữ số ở phần đầu của số trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Business Registration Certificate).
• Cơ quan cấp: Văn phòng Đăng ký Kinh doanh (Inland Revenue Department ("IRD")).

Ví dụ: Trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, số có thể hiển thị theo định dạng đầy đủ như sau:

12345678-xxx-xx-xx-x

Tuy nhiên, TIN của doanh nghiệp chỉ là 8 chữ số đầu tiên, vì vậy, mã số BRN/TIN của doanh nghiệp là: 12345678.

Ví dụ về định dạng mã số đăng ký kinh doanh (BRN) tại Hồng Kông

Một số đặc điểm quan trọng của mã số đăng ký kinh doanh (BRN) giúp đảm bảo khả năng nhận diện doanh nghiệp trong hệ thống quản lý của Hồng Kông, bao gồm:

• Được cấp duy nhất cho mỗi công ty Hồng Kông không trùng lặp trong hệ thống đăng ký kinh doanh.
• Được sử dụng xuyên suốt trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, từ khi thành lập cho đến khi chấm dứt hoạt động.
• Xuất hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Business Registration Certificate) do Cục thuế Hồng Kông cấp.

Khi công ty Hồng Kông khai báo mã số đăng ký kinh doanh (BRN) trong biểu mẫu thuế, hồ sơ ngân hàng hoặc hệ thống xác minh doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy tắc nhập liệu để đảm bảo thông tin chính xác và tránh nhầm lẫn với các mã số khác. Các lưu ý quan trọng bao gồm:

• Không sử dụng Mã số đăng ký công ty (CRN) thay cho mã số đăng ký kinh doanh (BRN).
• Điền đúng 8 chữ số của mã số đăng ký kinh doanh (BRN), không thêm dấu ngoặc, dấu gạch nối hoặc dấu cách không cần thiết.
• Nếu biểu mẫu yêu cầu Thuế giá trị gia tăng (Value Added Tax ("VAT")), Doanh nghiệp cần chọn Không áp dụng (Not applicable) trong trường hợp Doanh nghiệp không thuộc đối tượng áp dụng loại thuế này.

GLA hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký mã số đăng ký kinh doanh (BRN) tại Hồng Kông từ A–Z, bao gồm tư vấn thủ tục thành lập doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh và hoàn tất quy trình làm việc với Cục thuế Hồng Kông (IRD).

Mã số thuế (TIN) không giống với Mã số đăng ký công ty (CRN).

Hai loại mã số này có chức năng khác nhau:

• Mã số đăng ký kinh doanh (BRN): Được sử dụng trong hệ thống thuế và thường được xem là mã số thuế (TIN) của doanh nghiệp.
• Mã số đăng ký công ty (CRN): Được cấp khi doanh nghiệp đăng ký thành lập tại cơ quan đăng ký công ty.

Do đó, khi biểu mẫu yêu cầu mã số thuế (TIN), doanh nghiệp cần cung cấp mã số đăng ký kinh doanh (BRN) thay vì mã số đăng ký công ty (CRN).

Có, nhưng công ty cần hiểu đúng về loại TIN nào cần cung cấp.

Tiêu chuẩn Báo cáo Chung (Common Reporting Standard ("CRS")) là cơ chế quốc tế do OECD xây dựng, theo đó các tổ chức tài chính (ngân hàng, công ty chứng khoán, v.v.) có trách nhiệm thu thập thông tin tài khoản của khách hàng và báo cáo cho cơ quan thuế nước sở tại. Cơ quan thuế sau đó tự động chia sẻ thông tin này với cơ quan thuế của các quốc gia liên quan.

Trong quy trình CRS, doanh nghiệp nước ngoài cần cung cấp TIN theo nguyên tắc sau:

• Nếu doanh nghiệp cư trú thuế tại Hồng Kông (được thành lập hoặc quản lý tại Hồng Kông): cung cấp BRN của Hồng Kông.
• Nếu doanh nghiệp cư trú thuế tại nước khác nhưng có tài khoản tại tổ chức tài chính Hồng Kông: cung cấp TIN do nước cư trú thuế của doanh nghiệp cấp, không phải BRN Hồng Kông.
• Nếu doanh nghiệp có nhiều nơi cư trú thuế: cần khai báo TIN của tất cả các quốc gia liên quan.

Có. TIN là một trong những thông tin bắt buộc mà ngân hàng thu thập trong quy trình xác minh khách hàng (Know Your Customer) khi mở tài khoản. Tuy nhiên, TIN chỉ là một phần trong bộ hồ sơ, ngân hàng thường yêu cầu thêm nhiều tài liệu khác tùy theo đối tượng:

Lưu ý từ chuyên gia GLA: Mỗi ngân hàng tại Hồng Kông có thể có yêu cầu hồ sơ riêng. Danh sách trên mang tính tham khảo, thực tế có thể yêu cầu thêm tài liệu tùy theo loại tài khoản, ngành nghề kinh doanh và mức độ rủi ro được đánh giá trong quy trình KYC.

GLA hỗ trợ bạn chuẩn bị hồ sơ mở tài khoản ngân hàng tại Hồng Kông, bao gồm việc kiểm tra thông tin mã số thuế (TIN), chuẩn bị tài liệu pháp lý và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu của ngân hàng.