Thư ký công ty Singapore: Hướng dẫn chi tiết (2025)

Bên cạnh giám đốc công ty và địa chỉ văn phòng tại Singapore, thư ký công ty cũng là một trong ba yêu cầu doanh nghiệp cần đáp ứng để đăng ký thành lập công ty tại Singapore.

Thư ký công ty bắt buộc phải bổ nhiệm trong vòng 6 tháng kể từ ngày công ty thành lập theo yêu cầu của ACRA. Thư ký sẽ giữ trách nhiệm pháp lý liên quan đến nộp báo cáo và cập nhật thông tin từ chính phủ Singapore đến doanh nghiệp.

Trong bài viết này, Global Link Asia Consulting sẽ hướng dẫn Doanh nghiệp về vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của thư ký cũng như cách bổ nhiệm thư ký cho công ty Singapore.

Hiểu rõ những khía cạnh này giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Thư ký công ty Singapore là ai?

Thư ký công ty tại Singapore là các cá nhân chịu trách nhiệm giám sát việc tuân thủ hành chính và pháp lý của công ty Singapore. 

Theo Luật doanh nghiệp (Company Acts), Section 171 sẽ đề cập đến những hướng dẫn và thông tin liên quan đến thư ký công ty tại Singapore.

Section 171 quy định rõ:

• Thư ký phải thường trú tại Singapore và là công dân có quốc tịch Singapore hoặc là người nước ngoài sở hữu PR (thẻ thường trú nhân)/ EntrePass (thị thực cho doanh nhân người nước ngoài làm việc tại Singapore); và
• Thư ký phải có “kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để đảm nhiệm thực hiện công việc của một thư ký trong công ty Singapore” (đối với các công ty cổ phần đại chúng, ACRA định nghĩa thư ký là một đại lý đại diện hay cá nhân đủ điều kiện).
• Họ có nhiệm vụ hướng dẫn hội đồng quản trị về quản trị doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định và quản lý các nhiệm vụ hành chính như ban hành nghị quyết và duy trì hồ sơ công ty.

Mọi doanh nghiệp tại Singapore phải chỉ định một thư ký công ty đủ tiêu chuẩn trong vòng 6 tháng từ ngày thành lập. Nếu không, doanh nghiệp có thể phải chịu phạt lên đến 1.000 SGD.

2. Trách nhiệm của thư ký công ty Singapore

Vai trò của thư ký công ty tại Singapore rất quan trọng, đảm bảo rằng công ty tuân thủ các quy định pháp luật và hoạt động hành chính.

Chính vì vậy, thư ký công ty hợp lệ cần có khả năng đảm nhiệm các công việc,bao gồm nhưng không giới hạn,  sau:

2.1. Tuân thủ yêu cầu hằng năm cho công ty Singapore

• Nộp hồ sơ các Nghị quyết Hội đồng đã phê duyệt.
• Xử lý các thủ tục pháp lý và cập nhập cho ACRA như thay đổi tên, địa chỉ, hoạt động công ty, cổ đông, giám đốc, v.v.
• Đảm bảo các cuộc họp, như Đại hội đồng cổ đông (AGM), được ghi nhận đầy đủ.
• Đảm bảo nộp đúng hạn các báo cáo yêu cầu. (Báo cáo thường niên, khai báo thuế, báo cáo nhân sự, v.v)

2.2. Quản trị hệ thống đăng ký pháp lý

• Quản lý hồ sơ công, giấy tờ đúng theo quy định lưu trữ của chính phủ Singaore (AGM, EGM, hồ sơ kế toán, v.v)
• Đảm bảo các cuộc họp, như Đại hội đồng cổ đông (AGM), được ghi nhận đầy đủ.
• Sắp xếp Báo cáo thường niên và các tài khoản của công ty.

2.3. Vai trò tư vấn, ủy thác

• Thông báo các bên liên quan và giám sát việc nộp hồ sơ đúng hạn cho ACRA, IRAS, MOM, v.v.
• Cập nhập cho ban giám đốc, cổ động, về các thay đổi trong luật pháp.
• Quản lý, ghi nhận sự thay đổi nhân sự trong công ty.
• Giám sát phát hành cổ phiếu, chia cổ tức và các thay đổi về vốn.
• Quyết định vì lợi ích tối ưu của công ty và để phòng tránh hoặc tiết lộ bất kỳ xung đột lợi ích nào tiềm ẩn và có thể phát sinh.

3. Yêu cầu đối với thư ký công ty Singapore

3.1. Ai không được làm thư ký công ty?

Những cá nhân sau không được phép đảm nhiệm vai trò thư ký công ty Singapore, bao gồm:

1. Giám đốc duy nhất của công ty không thể kiêm nhiệm vụ vai trò này. 
2. Các cá nhân bị cấm do vi phạm pháp luật.
3. Các cá nhân không đủ bằng cấp, chứng chỉ, số năm kinh nghiệm hành nghề.

3.2. Ai đủ điều kiện để trở thành thư ký công ty Singapore?

Để trở thành thư ký công ty được chứng nhận tại Singapore, một cá nhân phải đáp ứng các tiêu chí tuân thủ theo Đạo luật công ty Singapore  1967 (Singapore Companies Act 1967). 

Các yêu cầu chính bao gồm:

• Là một cá nhân hợp cách: Công ty không thể được chỉ định làm thư ký công ty; chỉ có cá nhân mới đủ điều kiện (đủ 18 tuổi trở lên)
• Thường trú nhân nhân tại Singapore: Thư ký phải là công dân Singapore, thường trú nhân, hoặc người sở hữu Employment Pass, Entree Pass, v.v
• Kiến thức về luật công ty Singapore: Thư ký cần hiểu sâu sắc về luật công ty và các quy định, cũng như thành thạo các yêu cầu về hồ sơ nộp hàng năm.
• Với các tiêu chuẩn này, thư ký công ty có thể hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý và duy trì tình trạng hoạt động hợp pháp.

Với các tiêu chuẩn này, thư ký công ty có thể hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý và duy trì tình trạng hoạt động hợp pháp.

4. Yêu cầu bổ sung đối với thư ký công ty đại chúng ở Singapore

Nếu một công ty tư nhân không tuân thủ luật công ty, Doanh nghiệp có thể cần bổ nhiệm một thư ký đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt hơn đối với công ty đại chúng.

• Một thư ký công ty đại chúng phải đáp ứng ít nhất một trong những điều sau:
• Ít nhất 3 trong số 5 năm trong vai trò trước khi được bổ nhiệm.
• Một người đủ điều kiện theo Đạo luật nghề luật (Legal Profession Act).
• Một kế toán viên công đã đăng ký theo Đạo luật kế toán (Accountants Act).
• Một thành viên của Viện kế toán công chứng Singapore Certified Public Accountants of Singapore).
• Một thành viên của Hiệp hội Singapore của Viện thư ký và quản trị viên công chứng Singapore Association of the Institute of Chartered Secretaries and Administrators).
• Một thành viên của Hiệp hội kế toán quốc tế (Association of International Accountants).
• Một thành viên của Viện kế toán công ty (Singapore Institute of Company Accountants).

5. Cách bổ nhiệm thư ký công ty Singapore

Để thực hiện đúng quy định, các công ty có thể lựa chọn thuê ngoài dịch vụ thư ký công ty từ nhà cung cấp dịch vụ doanh nghiệp chuyên nghiệp như GLA, hoặc tự mình bổ nhiệm thư ký (đáp ứng yêu cầu nêu trên)

Dưới đây là các bước Doanh nghiệp cần có khi tự bổ nhiệm thư ký:

6. Global Links Asia hỗ trợ Doanh nghiệp chỉ định thư ký công ty Singapore như thế nào?

Với kinh nghiệm hỗ trợ Doanh nghiệp mở công ty Singapore thành công, nhanh chóng, GLA hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ luật với dịch vụ thư ký công ty khi sử dụng dịch vụ mở công ty trọn gói.

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm mở công ty hoạt động tuân thủ đúng luật.

Global Links Asia sẽ hỗ trợ thành lập công ty tại Singapore trọn gói, s

• Tư vấn loại hình công ty phù hợp khi mở tại Singapore.
• Dịch vụ giám đốc, thư ký, và cho thuê văn phòng.
• Kế toán và báo cáo tài chính theo chuẩn Singapore.
• Đăng ký và xác thực tài khoản ngân hàng.
• Hỗ trợ pháp lý, vận hành, tài chính, hợp pháp hóa lãnh sự cho công ty.

7. Những câu hỏi thường gặp về thư ký công ty Singapore

Ý chính nổi bật

• Thư ký công ty là các cá nhân chịu trách nhiệm giám sát tuân thủ quy định và hỗ trợ hành chính cho hội đồng quản trị công ty Singapore.
• Thư ký công ty đảm bảo quản lý sổ sách, biên bản họp, tuân thủ pháp lý, nộp báo cáo hàng năm, và thông báo thay đổi cho ACRA.
• Thư ký phải là một cá nhân cư trú tại Singapore (công dân, thường trú nhân, hoặc người có EntrePass) , có chứng chỉ phù hợp và hiểu rõ luật công ty.