Quy định về thời hạn lưu trữ sổ sách, chứng từ đối với doanh nghiệp Singapore (2025)

Lưu trữ hồ sơ là  yếu tố nền tảng để điều hành một doanh nghiệp thành công tại Singapore. 

Việc lưu trữ hồ sơ đúng cách giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch, quản lý sức khỏe tài chính và chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán từ cục thuế IRAS có thể xảy ra.

Bài viết sau của GLA sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các yêu cầu lưu trữ hồ sơ, loại hồ sơ, giấy tờ cần phải lưu trữ và lưu ý từ các chuyên gia thuế kế toán của GLA để lưu trữ hồ sơ đúng cách, hiệu quả, tránh án phạt từ IRAS và ACRA. 

1. Lưu trữ hồ sơ là gì theo luật công ty Singapore?

Theo định nghĩa của cơ quan thuế IRAS, lưu trư hồ sơ, giấy tờ (Record keeping) là quy trình lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, chứng tờ, báo cáo tài chính, hóa đơn, hợp đồng. (các sự kiện và giao dịch trong hệ thống kế toán). 

Đây là yêu cầu quan trọng vì hồ sơ đầy đủ, chính xác là nền tảng cơ bản của kế toán, báo cáo số liệu thông tin chính xác và thẩm định từ các cơ quan kiểm toán độc lập

2. Tại sao Doanh nghiệp Singapore cần lưu trữ hồ sơ?

Việc lưu giữ hồ sơ tốt không chỉ quan trọng đối với công ty mà còn đối với các cơ quan chính phủ Singapore. 

Việc lưu trữ hồ sơ hiệu quả giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác hoạt động kinh doanh, đảm bảo cam kết tài chín, ra quyết định hiệu quả mà còn giúp cơ quan chính phủ theo dõi hoạt động công ty có nằm trong chuẩn mực pháp luật hay không

1.1. Tuân thủ luật pháp 

Yêu cầu lưu trữ hồ sơ, giấy tờ là yêu cầu bắt buộc khi vận hành công ty tại Singapore. Các doanh nghiệp không tuân thủ đúng luật phải chịu hình phạt rất nặng từ cơ quan chính phủ nếu bị phát hiện. 

Các hình phạt có thể bao gồm tù giam 6 tháng hoặc án phạt lên tới 5000 SGD tùy mức độ vi phạm.

1.2. Hạn chế sai sót tài chính

Sai sót tài chính luôn có thể xảy ra trong kế toán, việc lưu giữ hồ sơ đầy đủ  giúp việc kiểm tra toàn diện dòng tiền lưu chuyển chính xác, hạn chế tối đa việc khai thuế sai, khai xót và lập báo cáo tài chính chính xác trong mùa kiểm toán 

Trộm cắp và gian lận có thể xảy ra, nhưng bạn có thể ngăn ngừa điều này bằng cách lưu giữ hồ sơ kinh doanh tốt. Việc duy trì hồ sơ toàn diện về chi phí và giao dịch của công ty có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về dòng tiền của mình, do đó ngăn ngừa gian lận. Hơn nữa, thông tin này sẽ cho phép bạn lập báo cáo tài chính chính xác trong mùa kiểm toán.

1.3. Quản lý dòng tiền và tiết kiệm chi phí

Lưu giữ hồ sơ đóng vai trò quan trọng, cho phép công ty hiểu được tiền của mình đang vào và ra từ đâu để có thể đánh giá chính xác về tình hình tài chính của công ty. Đối với các công ty SME, hiểu được nguồn tài chính là điều quan trọng giúp đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt dựa trên dữ liệu.

Ngoài ra, khi mùa thuế Singapore tới, công ty cũng không mất quá nhiều thời gian chi phí thuê nhân sự hỗ trợ sắp xếp, tìm kiếm hồ sơ, mà vẫn có thể đảm bảo báo cáo tài chính hoàn thành đúng hạn, chính xác.

2. Quy tắc, quy dịnh lưu trữ hồ sơ, giấy tờ công ty Singapore

Tại Singapore, cơ quan thuế IRAS là cơ quan ban hành quy định, yêu cầu tuân thủ việc lưu giữ hồ sơ tài chính mà các công ty phải tuân thủ

2.1. Thời gian lưu trữ hồ sơ

IRAS quy định rằng các công ty phải lưu giữ hồ sơ kế toán và các tài liệu hỗ trợ trong thời gian tối thiểu là 5 năm kể từ Năm đánh giá (YA) có liên quan.

Ví dụ, năm tài chính của công ty trading tại Singapore kết thúc vào tháng 12 mỗi năm. Các hồ sơ lưu trữ của năm 2019 phải được lưu trữ cho tới ít nhất tới ngày 31/12/2024

2.2. Địa điểm lưu trữ hồ sơ, giấy tờ

Hồ sơ kinh doanh của công ty Singapore  phải được lưu giữ tại địa chỉ, văn phòng đã đăng ký hoặc tại một địa điểm mà giám đốc công ty xem là hợp lệ. 

GLA sẽ lưu trữ hồ sơ công ty tại văn phòng địa chỉ công ty đã đăng ký tại Singapore

Ngoài ra, công ty Singapore cũng có thể lưu trữ hồ sơ, giấy tờ trên đám mây để dễ dàng đồng bộ hóa và bảo mật mạnh mẽ. 

Các hồ sơ kinh doanh này phải luôn sẵn sàng để giám đốc công ty, kiểm toán viên kế toán  kiểm tra mọi lúc, mọi nơi, mọi thời điểm.

2.3. Các loại hồ sơ, giấy tờ cần lưu trữ

Theo quy định của IRAS, các công ty phải lưu trữ các loại giấy tờ sau 

Sổ kế toán, nhật ký và lịch trình phản ánh thu nhập và chi phí, tài sản và nợ phải trả của công ty bạn, cũng như lợi nhuận và thua lỗ;

Các tài liệu nguồn nêu chi tiết tất cả các giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như biên lai, hóa đơn sao kê ngân hàng, chứng từ và các tài liệu liên quan khác được phát hành cho hoặc nhận từ khách hàng;

Bất kỳ bằng chứng bằng văn bản, hợp đồng nào khác về các giao dịch liên quan đến doanh nghiệp 

Lưu ý:

Yêu cầu lưu trữ hồ sơ của công ty đã đăng ký GST sẽ có sự khác biệt với công ty chưa đăng ký GST tại Singapore.

Các công ty đã đăng ký GST phải lưu giữ hóa đơn có tính  thuế GST và các giấy tờ được phát hành cho mục đích thu nhập và hồ sơ xử lý hàng hóa kinh doanh. 

3. Làm thế nào để lưu trữ hồ sơ, giấy tờ cho công ty Singapore

Hồ sơ kinh doanh của công ty có thể được lưu giữ theo phương pháp vật lý hoặc điện tử, miễn là chúng đầy đủ, chính xác và có thể kiểm toán được.

3.1. Phương pháp điện tử

Trong thời đại kỹ thuật số này, phương pháp hiệu quả nhất để lưu giữ hồ sơ kinh doanh của Doanh nghiệp là lưu trữ chúng dưới dạng kỹ thuật số hoặc dưới dạng một phần của chương trình phần mềm kế toán của công ty như QuickBooks Online, Xero, v.v. 

Doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp bảo mật để đảm bảo hồ sơ công ty không bị giả mạo và được lưu giữ an toàn. Vì những hồ sơ này được lưu trữ dưới dạng điện tử, công ty Singapore  không cần phải lưu giữ các bản sao vật lý của các tài liệu nguồn khi mùa thuế đến.

3.2. Phương pháp giấy tờ vật ý

Ngoài ra, nếu Doanh nghiệp thích phương pháp kế toán truyền thống là lưu giữ hồ sơ giấy tờ. Công ty nên đảm bảo các giấy tờ, hồ sơ nên có các bản sao lưu để phòng tránh thất lạc.

Hồ sơ kinh doanh của công ty SIngapore  nên được lưu giữ tại văn phòng đã đăng ký của bạn hoặc tại một địa điểm mà giám đốc công ty cho là phù hợp.

4. Hậu quả của việc không tuân thủ quy định lưu trữ hồ sơ là gì?

Không tuân thủ là một vấn đề nghiêm trọng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. 

Các vi pham khi lưu trữ hồ sơ có thể kể đến bao gồm:

• Hồ sơ kế toán và giấy tờ liên quan không được lưu giữ và/hoặc.
• Hồ sơ kế toán và giấy tờ liên quan  không được lưu giữ trong thời gian tối thiểu là năm năm.
• Hồ sơ kế toán và hồ sơ liên quan của bạn không được lưu giữ theo cách thức hoặc địa điểm phù hợp.

Trong trường hợp hồ sơ kế toán của bạn không được lưu giữ đầy đủ, công ty có thể phải đối mặt với án tù lên đến 12 tháng hoặc khoản tiền phạt lên đến 5.000 đô la - ngoài khoản tiền phạt mặc định theo Đạo luật Công ty.

Hơn nữa, việc lưu giữ hồ sơ không đúng cách được coi là hành vi vi phạm thuế thu nhập có thể khiến IRAS không cho phép công ty khấu trừ chi phí và vốn, khiến số thuế phải nộp cao lên rất nheiefu

Theo Đạo luật Thuế thu nhập, những người có tội lưu giữ hồ sơ kinh doanh không đúng cách cũng có thể phải đối mặt với án tù lên đến sáu tháng vì chậm thanh toán hoặc khoản tiền phạt lên đến 1.000 đô la SGD

5. GLA hỗ trợ Doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ tài chính, kế toán hiệu quả như thế nào?

GLA với kiến thức, kinh nghiệm và thực tiễn hỗ trợ các công ty tại Singapore, sẽ hỗ trợ doanh nghiệp

• Đảm bảo hồ sơ đáp ứng yêu cầu của ACRA và IRAS, 0% rủi ro pháp lý.
• Cung cấp giải pháp phần mềm kế toán QuickBooks Online để lưu trữ và quản lý hồ sơ an toàn, dễ dàng truy xuất.
• Hỗ trợ tự động hóa ghi nhận giao dịch và phân loại chi phí, tiết kiệm thời gian.
• Áp dụng các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và duy trì tính bảo mật.
• Ngoài ra, GLA cũng hỗ trợ
• Tư vấn loại hình công ty phù hợp, giúp Doanh nghiệp tối ưu hoạt động kinh doanh.
• Hỗ trợ công ty tại Singapore tuân thủ luật và yêu cầu hằng năm đúng luật, chính xác, hiệu quả.
• Hỗ trợ chuẩn bị, khai báo cáo cáo thường niên chính xác, đúng luật, tránh án phạt.
• Dịch vụ thuế và kế toán và báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Singapore chính xác, nhanh chóng
• Đăng ký mở và xác thực tài khoản ngân hàng với độ uy tín cáo tại Singapore

6. Các câu hỏi thường gặp về lưu trữ hồ sơ cho công ty Singapore

Ý chính nổi bật

• Công ty Singapore phải lưu trữ giấy tờ, hồ sơ tài chính liên quan tối thiểu 5 năm của năm tài chính đó.
• Công ty có thể lưu trữ đám mây hoặc lưu trữ vật lý giấy tờ đều hợp pháp.
• Công ty phải chịu hình phạt lên tới 5000 SGD hoặc phạt tù giam nếu vi phạm quy định tuân thủ.
• Các công ty GST có yêu cầu lưu trữ giấy tờ, hồ sơ nhiều hơn các công ty chưa đăng ký GST.