Địa chỉ văn phòng Hồng Kông: Hướng dẫn lựa chọn, chi phí và yêu cầu pháp lý cho doanh nghiệp nước ngoài

Tại Hồng Kông, văn phòng thuê không chỉ là nơi làm việc mà còn là địa chỉ pháp lý để:

• Đăng ký/thành lập công ty tại Hồng Kông;
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp;
• Ký kết hợp đồng và giao dịch với đối tác.

Hầu hết ngân hàng đều yêu cầu doanh nghiệp cung cấp địa chỉ văn phòng hợp pháp trước khi mở tài khoản. Điều này giúp doanh nghiệp nước ngoài vận hành trơn tru và tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý của Hồng Kông.

Hồng Kông sở hữu hệ sinh thái văn phòng phong phú, phù hợp từ tập đoàn lớn đến startup:

• Traditional Office: Văn phòng truyền thống, đảm bảo sự riêng tư và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp lớn.
• Serviced Office: Văn phòng trọn gói, đã setup đầy đủ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí ban đầu.
• Co-working Space: Không gian linh hoạt, sáng tạo, phù hợp startup và đội ngũ làm việc từ xa.
• Địa chỉ doanh nghiệp: Chi phí thấp, hỗ trợ nhanh trong giai đoạn thành lập công ty tại Hồng Kông.

Các khu vực nổi tiếng như Central, Admiralty, Wan Chai và Kowloon East tại Hồng Kông đều có lựa chọn văn phòng hiện đại, đa dạng mức giá, đáp ứng nhiều chiến lược phát triển khác nhau của Doanh nghiệp.

Theo Invest Hong Kong (InvestHK), từ năm 2023 đến nửa đầu 2025, cơ quan này đã hỗ trợ hơn 1.300 doanh nghiệp nước ngoài và Trung Quốc đại lục thành lập hoặc mở rộng hoạt động tại Hồng Kông. Kết quả mang lại:

• Hơn 160 tỷ HKD vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài.
• Trên 19.000 việc làm mới trong năm đầu tiên.
• Tăng cường vị thế Hồng Kông như trung tâm kinh doanh hàng đầu châu Á.

Các lĩnh vực thu hút nhiều doanh nghiệp gồm:

• Dịch vụ tài chính & fintech.
• Công nghệ & đổi mới sáng tạo.
• Văn phòng gia đình (family offices).
• Du lịch & khách sạn.
• Dịch vụ kinh doanh và chuyên môn.

Sở hữu vị trí trung tâm châu Á và hệ thống giao thông hiện đại, Hồng Kông mang đến cho Doanh nghiệp nhiều lợi thế:

• Kết nối nhanh chóng với khách hàng và đối tác quốc tế.
• Thuận tiện mở rộng hoạt động sang Trung Quốc Đại lục và các thị trường châu Á.
• Tăng uy tín thương hiệu nhờ văn phòng đặt tại trung tâm tài chính hàng đầu thế giới.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Cục Thuế Hồng Kông (Inland Revenue Department) cấp tại thời điểm thành lập công ty và được gia hạn hằng năm.

Trên giấy chứng nhận này thể hiện đầy đủ tên công ty, mã số đăng ký kinh doanh (Business Registration Number) và địa chỉ đăng ký của doanh nghiệp.

Báo cáo thường niên được nộp cho Cơ quan Đăng ký doanh nghiệp Hồng Kông (Companies Registry) và phản ánh địa chỉ đăng ký hiện tại cùng cơ cấu nội bộ của công ty Hồng Kông.

Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đăng ký, thông tin này bắt buộc phải được khai báo và cập nhật kịp thời theo quy định pháp luật.

Mặc dù không phải là hồ sơ pháp lý bắt buộc, nhưng theo thông lệ kinh doanh, địa chỉ đăng ký thường được in trên tiêu đề thư, hợp đồng và các tài liệu giao dịch chính thức. 

Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch, đồng bộ thông tin và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty Hồng Kông.

Địa chỉ trụ sở đăng ký bắt buộc phải là một địa điểm thực tế trên lãnh thổ Hồng Kông. Doanh nghiệp không được sử dụng hộp thư bưu điện (P.O. Box), hộp thư ảo hoặc bất kỳ địa chỉ không có không gian vật lý nào để làm trụ sở đăng ký.

Địa chỉ trụ sở đăng ký phải có thể tiếp cận trong giờ làm việc thông thường, từ 9:00 sáng đến 6:00 chiều.

Theo quy định, cán bộ của Cơ quan Đăng ký Doanh nghiệp Hồng Kông (Companies Registry) có quyền đến kiểm tra trực tiếp địa chỉ này nhằm xác minh việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Tại địa chỉ đăng ký, công ty Hồng Kông bắt buộc phải treo bảng hiệu hiển thị đầy đủ tên công ty bằng ký tự rõ ràng, dễ đọc và dễ nhận biết đối với khách đến liên hệ.

Bảng hiệu cũng phải thể hiện tình trạng trách nhiệm pháp lý của công ty, chẳng hạn như “Limited” hoặc “Ltd.”, và được trình bày chuyên nghiệp, dễ quan sát.

Ngoài ra, yêu cầu hiển thị thông tin này không chỉ áp dụng cho địa chỉ đăng ký, mà còn áp dụng cho tất cả các địa điểm kinh doanh khác nơi công ty đang hoạt động tại Hồng Kông.

Lưu ý quan trọng: Công ty Hồng Kông có trách nhiệm cập nhật kịp thời địa chỉ trụ sở đăng ký khi có bất kỳ thay đổi nào. 

Việc không duy trì hoặc không cập nhật đúng địa chỉ trụ sở đăng ký có thể dẫn đến xử phạt nghiêm khắc, bao gồm mức phạt tiền lên đến 50.000 HKD hoặc thậm chí bị phạt tù theo quy định của pháp luật Hồng Kông.

Central là khu văn phòng đắt đỏ và danh giá nhất của Hồng Kông. Đây là nơi đặt trụ sở của các ngân hàng quốc tế, quỹ đầu tư và tập đoàn đa quốc gia. Khu vực này luôn dẫn đầu về tỷ lệ lấp đầy nhờ vị trí đắc địa và hệ sinh thái thương mại cao cấp.

• Giá thuê tham khảo Q1/2025: ~HK$80/sq.ft/tháng.
• Phân hạng phổ biến: Grade AAA, AA, A.
• Tiện ích nổi bật: Trung tâm thương mại, nhà hàng cao cấp, khách sạn, tuyến thang cuốn Central–Mid-Levels Escalator.

Admiralty nằm giữa Central và Wan Chai, kết nối liền mạch thông qua hệ thống cầu đi bộ hiện đại. Khu vực này có nhiều trụ sở của tập đoàn lớn, cơ quan chính phủ và các tòa nhà thương mại cao cấp.

• Giá thuê tham khảo:
  • Grade AA: HK$130–140.
  • Grade A: HK$40–70.
• Đặc điểm nổi bật: Hệ thống vận chuyển thuận tiện, nhiều tòa nhà văn phòng hạng cao và trung tâm hội nghị.

Causeway Bay nổi tiếng là thiên đường mua sắm, nhưng đồng thời cũng là nơi đặt nhiều tòa nhà văn phòng hiện đại. Doanh nghiệp chọn khu vực này nhờ lưu lượng khách cao và môi trường kinh doanh năng động.

• Giá thuê tham khảo:
  • Grade AA: HK$70–80.
  • Grade A: HK$45–70.
• Giá Q1/2025 theo báo cáo: ~HK$50/sq.ft/tháng.

Nằm tại phía Nam Kowloon, Tsim Sha Tsui là nơi tập trung khách sạn, trung tâm mua sắm và văn phòng cao cấp. Khu vực này phù hợp với doanh nghiệp muốn có mặt tại Kowloon nhưng vẫn cần kết nối nhanh với Hong Kong Island.

• Giá thuê Q1/2025: ~HK$42/sq.ft/tháng.
• Lợi thế: Gần Cross-Harbour Tunnel, phù hợp doanh nghiệp thương mại và dịch vụ.

Quarry Bay và Tai Koo phát triển mạnh nhờ sự hiện diện của nhiều tập đoàn truyền thông, quảng cáo và công ty sáng tạo. Không gian rộng, hiện đại và mức giá dễ chịu hơn Central khiến khu vực này trở thành lựa chọn phổ biến.

• Giá thuê tham khảo:
  • Grade AA: HK$60–75.
  • Grade A: HK$30–55.
• Giá trung bình Q1/2025: ~HK$38–40/sq.ft/tháng.

Kwun Tong và Kowloon East đang được tái phát triển mạnh để trở thành CBD thứ hai của Hồng Kông. Khu vực này có diện tích lớn, hạ tầng cải thiện nhanh và chi phí hợp lý, phù hợp doanh nghiệp công nghệ, công nghiệp dịch vụ hoặc công ty cần không gian rộng.

• Giá thuê Q1/2025: ~HK$25/sq.ft/tháng.
• Lợi thế: Chi phí cạnh tranh, nhiều tòa nhà mới, giao thông kết nối tốt.

Sheung Wan là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn ở gần Central nhưng cần tối ưu ngân sách. Khu vực này có nhiều tòa nhà hạng A, tiện ích đầy đủ và môi trường kinh doanh sôi động.

• Giá thuê tham khảo: Grade A: HK$35–55.
• Đặc trưng: Nhịp sống sôi nổi, nhiều lựa chọn văn phòng linh hoạt.

Cyberport được thiết kế để phục vụ doanh nghiệp công nghệ, fintech và startup. Khu vực này có kiến trúc xanh, nhiều tiện ích và hạ tầng hiện đại, tạo môi trường làm việc sáng tạo.

• Tiện ích nổi bật: Rạp phim, phòng gym, khu cảnh quan mở, không gian hội thảo.
• Kết nối: Giao thông thuận tiện thông qua hệ thống xe buýt nhanh; hạ tầng đồng bộ cho doanh nghiệp công nghệ.

Địa chỉ văn phòng phải được pháp luật Hồng Kông công nhận, đủ điều kiện để đăng ký làm địa chỉ đăng ký (Registered Address) của công ty Hồng Kông. 

Đây là yêu cầu bắt buộc để thành lập công ty tại Hồng Kông và để Cục thuế Hồng Kông, cơ quan pháp lý có thể gửi thông báo, giấy tờ quan trọng đến doanh nghiệp.

Khi mở tài khoản ngân hàng tại Hồng Kông, ngân hàng sẽ yêu cầu xác minh địa chỉ trụ sở của công ty tại Hồng Kông.

Địa chỉ văn phòng bạn chọn cần được ngân hàng công nhận để quy trình mở tài khoản suôn sẻ, tránh rủi ro bị từ chối do địa chỉ không hợp lệ.

Một địa chỉ văn phòng tốt nên đi kèm dịch vụ nhận, quét và chuyển tiếp thư từ. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp nước ngoài, giúp bạn quản lý thông báo pháp lý, thư từ khách hàng và tài liệu quan trọng ngay cả khi không có mặt tại Hồng Kông.

Chi phí thuê địa chỉ văn phòng cần cân đối với ngân sách vận hành. Bạn có thể lựa chọn dịch vụ cung cấp địa chỉ văn phòng hoặc văn phòng dịch vụ nhỏ nếu muốn tiết kiệm, hoặc đầu tư vào văn phòng truyền thống nếu cần không gian làm việc thực tế. 

Việc tối ưu chi phí giúp Doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính, thay vì gánh nặng chi phí mặt bằng.

Vị trí văn phòng ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty với khách hàng, đối tác và ngân hàng. Nếu Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, fintech hoặc thương mại quốc tế, những khu vực như Central, Admiralty hoặc Sheung Wan sẽ tạo uy tín hơn. 

Ngược lại, các doanh nghiệp công nghệ, startup có thể lựa chọn Quarry Bay, Cyberport hoặc Wan Chai để tiết kiệm chi phí và tiếp cận cộng đồng sáng tạo.

Hoàn toàn được. Doanh nghiệp nước ngoài có thể thuê văn phòng tại Hồng Kông, bao gồm cả: văn phòng dịch vụ để đăng ký công ty hoặc văn phòng truyền thống (Physical Office) cho hoạt động thực tế.

Điều quan trọng là địa chỉ văn phòng phải hợp pháp và được chấp nhận để đăng ký công ty tại Companies Registry.

• Địa chỉ văn phòng tại Hồng Hông: Chỉ cung cấp địa chỉ hợp pháp, nhận và chuyển tiếp thư, hỗ trợ thủ tục Company Secretary và compliance. Không có không gian làm việc thực tế.
• Văn phòng truyền thống (Physical Office): Bao gồm không gian làm việc thực tế, phòng họp, tiếp khách và tiện ích đi kèm. Phù hợp với doanh nghiệp cần team làm việc tại chỗ hoặc gặp gỡ đối tác.

• Địa chỉ đăng ký (Registered Office Address) được sử dụng cho các hoạt động liên lạc chính thức với Cơ quan, Chính phủ Hồng Kông và bắt buộc phải là một địa chỉ vật lý tại Hồng Kông.
• Địa chỉ kinh doanh (Business Address) là nơi doanh nghiệp thực tế tiến hành hoạt động kinh doanh và có thể khác với địa chỉ đăng ký.

Có. Địa chỉ đăng ký công ty là một phần trong hồ sơ công khai của doanh nghiệp tại Hồng Kông và được hiển thị trên cơ sở dữ liệu của Cơ quan Đăng ký Doanh nghiệp Hồng Kông (Companies Registry).

Chính vì thông tin này được công khai, nhiều chủ Doanh nghiệp lựa chọn sử dụng địa chỉ của đơn vị cung cấp dịch vụ thay cho địa chỉ cá nhân hoặc địa chỉ nhà riêng nhằm đảm bảo tính riêng tư và chuyên nghiệp.

GLA hỗ trợ Doanh nghiệp đăng ký địa chỉ văn phòng tại Hồng Kông đúng quy định pháp lý, đồng thời phù hợp với nhu cầu hoạt động và quy mô phát triển của từng doanh nghiệp.

Có. Doanh nghiệp nước ngoài bắt buộc phải có thư ký công ty (Company Secretary) hoặc đại diện công ty tại Hồng Kông để ký hồ sơ pháp lý, nhận thư từ quan trọng và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Lựa chọn khu vực thuê văn phòng Hồng Kông phụ thuộc vào ngành nghề, hình ảnh doanh nghiệp và chi phí:

• Central, Admiralty: Phù hợp tài chính, thương mại quốc tế, nâng tầm thương hiệu.
• Wan Chai, Quarry Bay, Cyberport: Phù hợp startup, công nghệ, SME, tiết kiệm chi phí.
• Kowloon East / Kwun Tong: Phù hợp doanh nghiệp cần diện tích lớn, chi phí hợp lý.