Ai có thể đảm nhiệm chức vụ thư ký công ty

Theo Luật doanh nghiệp (Company Acts), Section 171 sẽ đề cập đến những hướng dẫn và thông tin liên quan đến thư ký công ty tại Singapore.

Section 171 quy định rõ:

• thư ký phải thường trú tại Singapore và là công dân có quốc tịch Singapore hoặc là người nước ngoài sở hữu PR (thẻ thường trú nhân)/ EntrePass (thị thực cho doanh nhân người nước ngoài làm việc tại Singapore); và
• thư ký phải có “kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để đảm nhiệm thực hiện công việc của một thư ký trong công ty Singapore” (đối với các công ty cổ phần đại chúng, ACRA định nghĩa thư ký là một đại lý đại diện hay cá nhân đủ điều kiện).

Lưu ý: Vị trí thư ký công ty không thể bỏ trống trong vòng 6 tháng trở lên ở bất kỳ thời điểm nào.

Trách nhiệm của thư ký công ty Singapore

Thư ký công ty đảm nhận phạm vi công việc rộng, từ việc nộp những báo cáo thường niên và cập nhật thông tin công ty cho ACRA đến việc thông báo đến chủ doanh nghiệp những thông tin được cập nhật bởi chính phủ đối với công ty hoạt động tại Singapore. Dưới đây là danh sách các công việc thư ký đảm nhiệm trong công ty tại Singapore: 

1. Nộp hồ sơ và cập nhật đến ACRA

• Thông tin bổ nhiệm hoặc từ chức của giám đốc/cổ đông công ty
• Nộp báo cáo thường niên (Annual Returns)
• Các sửa đổi liên quan đến luật định công ty
• Tài liệu phân chia cổ phần hoặc chuyển nhượng cổ phần
• Các thay đổi về tên công ty

2. Quản trị hệ thống đăng ký pháp lý

• Nộp hồ sơ các Nghị quyết Hội đồng đã phê duyệt
• Lưu trữ các biên bản họp hội đồng công ty như AGM và EGM
• Sắp xếp Báo cáo thường niên và các tài khoản của công ty

3. Các nhiệm vụ khác

• Nhắc nhở thời hạn nộp hồ sơ
• Giám sát sổ đăng ký và các quyết định của cổ đông

Vai trò của thư ký công ty Singapore

Vai trò hành chính

Đây là vai trò quan trọng của thư ký đối với công ty tại Singapore. Vai trò hành chính bao gồm hướng dẫn doanh nghiệp tuân thủ theo yêu cầu của ACRA và đảm bảo công ty đáp ứng đúng thời hạn nộp các báo cáo thường niên được ACRA và IRAS đặt ra, ví dụ: nộp biên bản họp hội đồng thường niên (AGM), báo cáo doanh thu chịu thuế ước tính (ECI), v.v.

Thư ký công ty cũng sẽ chịu trách nhiệm cho bất kỳ công việc hành chính nào liên quan đến việc quản lý cổ phần công ty, chẳng hạn như phát hành hoặc chuyển nhượng cổ phần, và việc lưu giữ sổ đăng ký cổ đông.

Về bản chất, thư ký công ty là một phần không thể thiếu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ luật định đặt ra bởi chính phủ Singapore. Thư ký đảm bảo tất cả các yêu cầu theo quy định của các cơ quan quản lý như ACRA đều được đáp ứng đầy đủ và đúng hạn. Điều này giúp giám đốc công ty tập trung điều hành công ty.

Vai trò tư vấn

Thư ký công ty thường đưa ra những lời khuyên đáng tin cậy, nhờ vào kiến thức chuyên sâu về khung pháp lý và tuân thủ các luật định tại Singapore.

Thư ký công ty cũng có khả năng xác định bất kỳ hành động nào được xem là không tuân thủ theo luật doanh nghiệp và hỗ trợ giám đốc thực hiện các thay đổi cần thiết. Lời khuyên của thư ký sẽ đảm bảo công ty luôn tuân theo khuôn khổ pháp lý tại Singapore.

Vai trò ủy thác

Đây có lẽ là vai trò ít được biết đến nhưng cũng quan trọng của thư ký đối với công ty tại Singapore. Thư ký công ty có vai trò ủy thác để luôn quyết định vì lợi ích tối ưu của công ty và để phòng tránh hoặc tiết lộ bất kỳ xung đột lợi ích nào tiềm ẩn và có thể phát sinh.

Giống như bất kỳ thành viên nào khác của công ty, thư ký công ty cũng phải tuân theo các đạo luật và hiến pháp của công ty.

Tầm quan trọng của thư ký công ty 

Trách nhiệm và vai trò của thư ký đảm nhận được xem quan trọng đối với việc tuân thủ pháp luật vì việc không thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ này có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng cho công ty. Nhiều yêu cầu về tuân thủ và báo cáo được quy định bởi pháp luật và việc không tuân theo chúng đồng nghĩa với việc vi phạm pháp luật. Nghiêm trọng hơn có thể dẫn đến các hình phạt hành chính, phạt tù và giáng chức giám đốc hoặc thư ký công ty khỏi chức vụ của họ.

Do đó, thư ký công ty rất quan trọng đối với sự vận hành trơn tru của công ty cũng như duy trì sự tuân thủ tuyệt đối của công ty trong bối cảnh pháp lý tại Singapore.

Bài viết tham khảo:

Dịch vụ thư ký cho công ty thành lập tại Singapore

Dịch vụ giám đốc chỉ định cho công ty thành lập tại Singapore

Vai trò của giám đốc chỉ định trong công ty tại Singapore