THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CHI NHÁNH TẠI HỒNG KÔNG
Các yêu cầu cơ bản để thành lập văn phòng chi nhánh (branch office) tại Hồng Kông
Sau đây là những yêu cầu cơ bản về việc thành lập Văn phòng chi nhánh tại Hồng Kông:
- Tên: Nhìn chung, tên của Văn phòng chi nhánh phải trùng với với tên của công ty mẹ ở nước ngoài. Tuy nhiên, các Cơ quan đăng ký kinh doanh (Companies Registry) có quyền không cho phép các Văn phòng chi nhánh sử dụng tên của công ty mẹ nếu tên đó đã được sử dụng tại Hồng Kông hoặc được coi là gây nhầm lẫn hoặc không phù hợp.
- Nhân viên: Văn phòng chi nhánh tại Hồng Kông phải cử ít nhất một người là người thường trú tại Hồng Kông và được ủy quyền để nhận các thông báo hợp pháp của công ty. Đại diện được ủy quyền có thể là thể nhân hay pháp nhân (công ty hoặc công ty tư vấn luật (corporate practice of solicitors) hoặc các kế toán chuyên nghiệp (professional accountants))
- Hiến pháp và các hoạt động: Cơ cấu của công ty và cơ chế hoạt động của nó được chỉ đạo và điều hành bởi Điều lệ công ty (Memorandum and Articles of Association MAA) của công ty mẹ. Các Văn phòng chi nhánh không có điều lệ công ty MAA riêng biệt.
- Địa điểm kinh doanh: Một văn phòng chi nhánh phải thiết lập một địa điểm kinh doanh tại Hồng Kông. Địa điểm đó phải là một vị trí địa lý thực sự nơi các văn bản pháp quy, giấy tờ pháp lý được lưu giữ.
- Yêu cầu về vốn tối thiểu: Không
- Tài liệu cần thiết: Nhìn chung, các tài liệu cần thiết cho đăng ký một Văn phòng chi nhánh gồm:
- Một đơn đăng ký kê khai đúng, đủ, cung cấp thông tin chi tiết về văn phòng chi nhánh như địa chỉ đăng ký, trưởng văn phòng đại diện địa phương, thông tin chi tiết của công ty mẹ, vv
- Một bản sao công chứng các giấy tờ pháp lý theo quy định hiến pháp (a certified copy of constitution) (ví dụ như Điều lệ công ty của công ty mẹ...)
- Một bản sao công chứng Giấy chứng nhận thành lập công ty mẹ
- Một bản sao công chứng các báo cáo sổ sách kế toán (accounts) mới nhất của công ty mẹ ở nước ngoài (Nếu công ty không bị bắt buộc phải công bố hoặc tiết lộ những báo cáo sổ sách kế toán (accounts) của mình cho công chúng, việc nộp các thông tin về báo cáo sổ sách kế toán (accounts) là không bắt buộc tuy nhiên nếu không nộp thì phải giải trình với lý do hợp lý).
- Những giấy tờ thông tin cá nhân của trưởng văn phòng đại diện địa phương của Văn phòng chi nhánh.
Lưu ý: Bất kỳ tài liệu không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung Quốc phải được dịch ra tiếng Anh hoặc tiếng Trung Quốc thông qua các kênh chính thức trước khi nộp hồ sơ.
Thủ tục đăng ký và thời gian thành lập văn phòng chi nhánh (branch office) tại Hồng Kông
Các thực thể kinh doanh nước ngoài nên tham vấn các công ty dịch vụ chuyên nghiệp khi tiến hành đăng ký thành lập Văn phòng chi nhánh tại Hồng Kông. Văn phòng chi nhánh phải đăng ký thành lập trong vòng một tháng kể từ lúc đã thiết lập một địa điểm kinh doanh tại Hồng Kông. Thủ tục đăng ký bao gồm hai bước: Phê duyệt Tên công ty và Nộp đơn đăng ký Văn phòng chi nhánh với Cơ quan đăng ký kinh doanh (Companies Registry).
Phê duyệt Tên công ty
Tên của Văn phòng chi nhánh phải được đặt theo tên của công ty mẹ. Tên thường sẽ được phê duyệt, trừ khi:
- Trùng hoặc tương tự với tên xuất hiện trong mục "Tên Công ty" của Cơ quan đăng ký kinh doanh (Companies Registry)
- Vi phạm về nhãn hiệu hàng hoá
- Được coi là gây khó chịu hoặc trái với lợi ích công cộng
Nộp đơn đăng ký Văn phòng chi nhánh với Cơ quan đăng ký kinh doanh (Companies Registry)
Một khi tên đã được phê duyệt, bước tiếp theo cần làm là nộp hồ sơ đăng ký cho các cơ quan đăng ký kinh doanh (Companies Registry). Phí đăng ký phải trả cho cơ quan đăng ký kinh doanh (Companies Registry) là 1,720 đô la Hồng Kông.
Nếu không có sự chậm trễ nào trong quá trình phê duyệt tên công ty và các văn bản, hồ sơ đăng ký là đúng, đủ, sẽ chỉ phải mất khoảng 2 tuần cho Cơ quan đăng ký kinh doanh (Companies Registry) ký chấp thuận việc đăng ký và cấp "Giấy chứng nhận đăng ký cho các công ty nước ngoài" ("Certificate of Registration of Non-Hong Kong Company" Ghi chú: non-Hong Kong company is a company incorporated outside Hong Kong which has established a place of business in Hong Kong). Cá nhân đại diện đứng tên trên hồ sơ đăng ký sẽ được thông báo bằng fax khi giấy chứng nhận đã sẵn sàng để lấy. Giấy chứng nhận này phải được lấy trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh (Companies Registry). Một ủy quyền bằng văn bản sẽ được yêu cầu nếu người đại diện trên hồ sơ cử một đại diện khác để lấy chứng nhận
1. Nộp đơn đăng ký Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Tất cả các Văn phòng chi nhánh đều bắt buộc phải đăng ký kinh doanh với văn phòng đăng ký kinh doanh của Cục Doanh thu nội địa (Inland Revenue Department's Business Registration Office) và lấy được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đăng ký kinh doanh với các Cục Doanh thu nội địa phải được thực hiện trong vòng một tháng kể từ ngày thành lập tại Hồng Kông. Số đăng ký kinh doanh xuất hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũng chính là mã số thuế của công ty tương ứng.
Khi đã đăng ký thành công, giấy phép đăng ký kinh doanh sẽ được cấp vào ngày làm việc tiếp theo và phải được cá nhân đến lấy trực tiếp. Giấy phép đăng ký kinh doanh phải được treo dễ thấy ở văn phòng công ty mọi lúc.
2. Mở tài khoản ngân hàng
Sau khi hoàn tất việc đăng ký Văn phòng chi nhánh với Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cục Doanh thu nội địa, có thể tiến hành mở tài khoản ngân hàng với bất kỳ ngân hàng lớn nào ở Hồng Kông. Tùy thuộc vào ngân hàng được lựa chọn, thủ tục mở tài khoản ngân hàng sẽ mất khoảng từ 2-10 ngày; việc mở tài khoản ngân hàng có thể hoặc không được yêu cầu gặp trực tiếp nhân viên ngân hàng.
Công ty dịch vụ hỗ trợ việc thành lập sẽ tư vấn cho các cá nhân việc lựa chọn mở tài khoản ngân hàng tại ngân hàng phù hợp.
3.Giấy phép kinh doanh (Business License)
Hầu hết các hoạt động kinh doanh tại Hồng Kông không yêu cầu giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu phải có giấy phép kinh doanh, giấy phép phải có được nó trước khi hoạt động.
4.Tuân thủ luật (Ongoing Compliance)
- Thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh ( Company Registry) về các thông tin thay đổi
Những thay đổi có liên quan đến Văn phòng chi nhánh phải được thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng một tháng kể từ ngày thay đổi. Các thay đổi bao gồm:
- Thông báo về việc thay đổi địa chỉ
- Thông báo thay đổi thư ký và giám đốc (Bổ nhiệm / Cách chức)
- Thông báo về việc thay đổi thông tin của thư ký và giám đốc
- Thông báo thay đổi người đại diện được ủy quyền
- Thông báo về việc thay đổi tên công ty
- Thông báo về việc chấm dứt một địa điểm kinh doanh tại Hồng Kông
- Thông báo về sự thay đổi trong điều lệ, tình trạng...
- Nộp Tờ khai hằng năm (Annual Return) với Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Văn phòng chi nhánh Hồng Kông được yêu cầu phải nộp tờ khai hàng năm với các cơ quan đăng ký kinh doanh (Companies Registry).
Một tờ khai hằng năm, dưới một hình thức đơn đăng ký quy định cụ thể, chứa các đặc điểm của công ty như địa chỉ của văn phòng đăng ký, cổ đông, giám đốc, thư ký... Tờ khai hằng năm phải được nộp trong vòng 42 ngày sau 1 năm kể từ ngày đăng ký thành lập công ty tại Hồng Kông và một lần trong mỗi năm dương lịch sau đó. Thậm chí nếu các thông tin quy định trong Tờ khai hằng năm trước đó không thay đổi, vẫn cần phải nộp một tờ khai hàng năm xác nhận rằng đã có không có thay đổi kể từ ngày kê khai gần nhất.
Tờ khai hàng năm bao gồm một bản sao công chứng của các báo cáo sổ sách kế toán (accounts) được công bố gần nhất, trừ trường hợp các công ty được thành lập trong các khu vực pháp lý, quốc gia không yêu cầu báo cáo sổ sách kế toán (accounts) được công bố hoặc phải công khai cho công chúng, hoặc nếu công ty được thành lập ít hơn 18 tháng trước ngày nộp tờ khai hàng năm và các báo cáo sổ sách kế toán (accounts) của công ty được yêu cầu công bố chưa được chuẩn bị.
- Nộp tờ khai khai thuế hàng năm (Annual Tax Return) với Cục Doanh thu nội địa Hồng Kông (IRD)
Một Văn phòng chi nhánh Hồng Kông phải nộp tờ khai thuế hàng năm với Cục Doanh thu nội địa trên cơ sở hàng năm. Nhìn chung, việc kê khai thuế phải nộp trong vòng một tháng kể từ ngày thông báo của Cục Doanh thu nội địa Hồng Kông (IRD). Trong thường hợp cần thiết, có thể nộp một yêu cầu gia hạn cho cục doanh thu nội địa.
Một công ty là đối tượng chịu thuế lợi nhuận nếu công ty đó thực hiện kinh doanh, hoạt động thương mại tại Hồng Kông và có lợi nhuận phát sinh từ hoặc có nguồn gốc từ Hồng Kông từ các hoạt động kinh doanh, thương mại đó. Điều này là áp dụng như nhau và không ngoại lệ đối với Văn phòng chi nhánh công ty nước ngoài tại Hồng Kông.
Văn phòng chi nhánh không bắt buộc phải nộp các báo cáo sổ sách kế toán (accounts) được kiểm toán miễn là văn phòng chi nhánh đã cung cấp dịch đủ các thông tin sau khi nộp tờ khai thuế:
- Nơi thành lập của công ty nước ngoài
- Rằng pháp luật của quốc gia nơi thành lập đó có đòi hỏi phải có kiểm toán theo luật định các báo cáo sổ sách kế toán (accounts) trên toàn thế giới của công ty hay không
- Rằng kiểm toán đã được tiến hành chưa
- Tóm tắt ngắn gọn về hồ sơ kế toán và tài chính được duy trì bởi các Văn phòng chi nhánh Hồng Kông.
Lưu ý: Mỗi công ty phải giữ đủ hồ sơ (bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung Quốc) để luôn sẵn sàng cho việc xác định lợi nhuận chịu thuế của doanh nghiệp. Tất cả hồ sơ phải được lưu giữ trong bảy năm kể từ ngày giao dịch. Nếu không, công ty sẽ có thể đối mặt với án phạt.
5. Yêu cầu về công khai công chúng (Public Disclosure Requirements)
Văn phòng chi nhánh Hồng Kông phải tuân thủ các yêu cầu công bố công khai sau:
- Công khai rõ ràng quốc gia thành lập tại Điều lệ gọi cổ phần (prospectus inviting subscriptions) mời đăng ký mua cổ phiếu hoặc trái phiếu tại Hồng Kông
- Tại địa điểm kinh doanh, luôn hiển thị dễ thấy tên công ty, quốc gia thành lập và (nếu phù hợp) công bố sự thật rằng các thành viên của nó chỉ có trách nhiệm giới hạn.
- Ghi rõ ràng trên đầu hóa đơn, đầu thư, các thông báo và các ấn phẩm chính thức khác, tên của các công ty và quốc gia thành lập công ty.
- Thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh (Companies Registry) nếu văn phòng đó đang thanh lý và phải ghi rõ trong các ấn phẩm chính thức của mình rằng văn phòng đã được thanh lý tại nơi thành lập.
Để theo dõi các bài viết trong Cẩm nang thành lập công ty tại Hồng Kông, vui lòng tham khảo:
Để hiểu hơn về Hệ thống thuế tại Hồng Kông, vui lòng tham khảo:
